会议服务合同（行业峰会）

会议服务合同（行业峰会）一、合同主体（一）合同双方本合同由以下双方共同签署并遵守。甲方为会议服务需求方，负责提供会议相关需求并支付费用，其信息如下：甲方全称：____________________，地址：____________________，法定代表人：____________________，联系方式：。乙方为会议服务提供方，负责执行本合同约定的会议服务，其信息如下：乙方全称：____________________，地址：____________________，法定代表人：____________________，联系方式：。双方在此声明，均为依法成立并有效存续的法人实体或组织，具备签订和履行本合同的完全资格和能力，且双方均已知晓并同意本合同的所有条款。（二）合同内容本合同旨在明确甲方委托乙方为行业峰会提供全面会议服务的合作关系，具体包括会议策划、执行及相关支持服务，涵盖会议主题定位、场地安排、设备租赁、人员配备、餐饮保障、安全保障及其他相关事项。会议名称暂定为“行业峰会”，举办地点初步确定为某城市内的指定场所，具体地址在服务内容中详述。合同范围限于会议服务，不包含任何超出会议主题的商业活动或宣传推广。双方确认本合同的签订基于互惠互利原则，旨在确保会议的成功举办，并促进双方在专业领域的长期合作机会。二、服务内容本部分详细描述乙方为甲方行业峰会提供的具体服务项目，所有服务均需符合行业标准及合同约定。服务内容包括但不限于会议策划与设计，乙方负责制定峰会整体方案，包括议程设置、主题演讲邀请、分会场划分，并提供初步草案供甲方审阅；会议场地安排，乙方须确保在指定时间前预订并布置适合规模的场所，提供必要的硬件设施如音响、投影、灯光设备及网络支持；工作人员配备，乙方指派专业团队负责现场管理、接待注册、技术支持等角色，并确保所有人员具备相应资质；餐饮服务保障，乙方根据参会人数和需求提供茶水点心、午餐及晚餐等餐饮方案，包括食材采购、服务人员安排及卫生标准遵守；安全保障与应急处理，乙方制定应急预案，涵盖人员疏散、医疗急救、设备故障等突发事件，并配备必要的安保人员和监控系统。双方约定会议预定为某年某月某日至某年某月某日举行，具体时间由甲方确认后另行通知。乙方应在会议开始前至少三十天提交详细执行计划书，甲方有权提出修改建议，乙方需在七天内响应调整，确保服务无缝衔接。所有服务执行过程中，乙方须遵循甲方提出的合理要求，并每月向甲方提交进展报告。三、费用与支付本合同总费用为人民币____________________元（大写：____________________），该费用涵盖前述服务内容中的所有项目，不包括额外增项费用。双方同意费用支付分三期完成：第一期支付比例为合同总金额的百分之五十，在合同生效后七天内支付；第二期支付比例为百分之三十，在会议开始前十五天支付；第三期支付比例为百分之二十，在会议结束后十天内支付。乙方应在支付前向甲方开具正规发票，发票抬头与甲方全称一致，甲方须按指定账户转账付款，付款账户信息由乙方另行提供书面确认。如甲方延迟支付超过十五天，需按每日千分之五的标准支付滞纳金；乙方如未按时提供服务，甲方有权扣除相应费用。任何额外服务需求需双方书面协议增补费用，否则视为无效。所有支付均以人民币结算，采用银行转账方式，乙方提供收款账户信息并确保账户有效。四、责任和义务甲方的主要责任包括及时提供会议必要信息，如参会人员名单、主题材料、偏好要求等，并确保所提供信息真实、准确、完整，不得隐瞒或误导；按时支付合同约定的全部费用，避免因延迟支付导致服务中断；配合乙方执行服务，包括提供所需许可、审批文件及现场协调支持，不得无故干扰乙方工作。乙方的主要责任包括严格按照合同约定提供服务，确保服务质量和专业水准，不降低标准或遗漏项目；保证所有服务符合相关法律法规及行业规范，涵盖场地安全、食品安全、人员健康等方面；在服务过程中及时报告进展并处理问题，确保会议顺利进行；保护甲方提供的机密信息，未经甲方书面同意不得泄露或用于其他目的。双方均有义务维护对方商誉，避免损害合作关系，并共同遵守合同附加条款。如遇不可抗力事件，双方应及时协商调整方案。五、违约责任如一方违反本合同任何条款，另一方有权书面通知要求纠正，如违约方在收到通知后十五天内未纠正，则视为违约事件成立。甲方违约责任情形包括无故延迟支付费用超过十五天，或提供虚假信息导致服务中断，甲方需赔偿乙方直接损失，并支付违约金，违约金计算方式为未支付金额的百分之十，或双方协商不超过合同总金额的百分之二十。乙方违约责任情形包括服务未按时提供、质量不符约定或泄露甲方机密，乙方需赔偿甲方直接损失（如参会者退款、场地重订费用），并支付违约金，违约金计算方式为影响服务价值的百分之十五，或双方协商不超过合同总金额的百分之二十。违约赔偿金额优先从支付款项中扣除，不足部分由违约方在三十天内补足。如因不可抗力导致违约，双方均免责，但需及时沟通解决方案。所有违约责任不影响其他合同权利的行使。六、争议解决方法双方因本合同履行产生争议时，应首先通过友好协商解决。协商应自一方书面提出争议后十五天内进行，最多进行两轮协商会议。如协商未果，争议应提交至合同签订地的仲裁机构仲裁解决，仲裁机构由双方在签订时另行指定或默认选择中国国际经济贸易仲裁委员会。仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。任何一方不服裁决，可依法向有管辖权的人民法院申请执行。仲裁过程中，双方应继续履行合同非争议部分义务，不得拖延。争议解决期间涉及的费用，如仲裁费、律师费等，由仲裁机构根据裁决确定分担方。本条款不影响双方在紧急情况下寻求临时禁令或保全措施的权利。七、合同生效与终止本合同自双方签署之日起生效，履行期限至会议结束并完成所有支付后自动终止，通常预定期限为某年某月某日至某年某月某日。合同终止条件包括：正常履行完毕；双方书面协议提前终止；一方违约且经通知未纠正导致终止；不可抗力事件持续超过三十天无法继续履行；或法律法规要求终止。终止时，双方应结清所有费用并交接相关文件，如未履行部分，乙方退还预付费用，甲方补足欠款。合同终止不影响争议解决条款的效力。双方有权在特定情况下书面通知对方终止合同，但需提前三十天并说明合理理由。八、其他条款本合同的修改、补充或变更，需由双方签署书面协议，方为有效，不得口头约定。保密义务要求双方对从对方获取的商业秘密、会议细节等保密信息严格保密，不得泄露或用于其他用途，保密期持续至合同终止后两年。不可抗力条款规定如遇战争、自然灾害、政府政策变动等不可抗力事件，受影响方应及时通知对方并提供证明，双方可暂停履行合同直至事件结束。保险责任由乙方承担，乙方需为服务过程购买适当保险，覆盖人员伤害、财产损失等风险。通知方式采用书面形式，可通过挂号信、电子邮件或传真