2026年医药制造公司供应链协同平台管理制度

2026年医药制造公司供应链协同平台管理制度第一章总则第一条为规范公司供应链协同平台（以下简称“协同平台”）的使用与管理，提升供应链各环节信息共享效率，强化跨部门、跨主体协同能力，保障医药物料采购、仓储、物流、供应商管理等环节数据安全与流转规范，依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《医药工业供应链管理规范》及公司经营管理实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司协同平台的全流程管理，涵盖平台账号权限、数据录入维护、操作规范、供应商接入、安全管控、问题处置等环节；公司供应链管理部、采购部、仓储部、物流部、质量部、财务部、信息技术部及使用协同平台的全体员工、接入平台的供应商均需遵守本制度要求。第三条协同平台管理遵循“统一管理、权责对应、数据真实、安全保密、高效协同”的核心原则：（一）统一管理：协同平台由信息技术部统一运维，供应链管理部统筹业务管理，确保平台功能适配供应链业务需求；（二）权责对应：按“最小权限”原则分配账号权限，明确各岗位平台操作责任，做到权责一致；（三）数据真实：录入平台的所有数据需与实际业务一致，杜绝虚假录入、篡改数据等行为；（四）安全保密：严格管控平台数据访问权限，保护公司商业信息、供应商信息及医药物料相关敏感数据；（五）高效协同：通过平台实现采购需求、库存状态、配送进度、供应商履约等信息实时共享，提升供应链响应效率。第四条公司成立协同平台管理小组，由运营副总担任组长，供应链管理部为业务牵头部门，负责制定平台业务使用规范、协调跨部门协同事宜；信息技术部为技术运维部门，负责平台系统维护、账号管理、数据安全保障；各业务部门负责本部门平台数据录入、日常操作及问题反馈；合规部负责平台数据使用的合规性审核。第二章平台管理范畴与部门职责第五条协同平台管理核心范畴：（一）账号权限管理：包括平台账号的开通、变更、注销，权限分配与复核，账号使用监督；（二）数据管理：包括采购需求、物料入库、库存台账、配送订单、供应商资质、物料质量检测等数据的录入、更新、核验；（三）操作管理：包括平台内订单提报、审批、状态跟踪、异常反馈等操作流程规范；（四）供应商接入管理：包括供应商平台账号开通、权限限定、操作培训、接入审核；（五）安全管理：包括平台登录安全、数据备份、异常操作监控、信息保密管理。第六条各部门核心职责：（一）供应链管理部：制定平台业务操作手册，协调解决跨部门协同问题，定期评估平台使用效率，提出功能优化建议；（二）信息技术部：负责平台服务器运维、系统升级、漏洞修复，管理平台后台账号，定期备份平台数据，处理技术故障；（三）采购部：及时录入采购需求、采购订单、供应商报价等数据，跟踪订单审批及履约状态，反馈采购环节异常信息；（四）仓储部：实时更新物料入库、出库、库存盘点等数据，确保平台库存信息与实际库存一致；（五）物流部：录入配送订单、配送进度、签收状态等数据，反馈物流配送异常情况；（六）质量部：录入物料质量检测结果、供应商质量评级等数据，确保质量相关信息及时同步；（七）财务部：录入采购成本、物流费用等数据，核验平台内费用相关信息的准确性；（八）合规部：审核供应商接入的合规性，监督平台数据使用是否符合法律法规及公司保密要求。第三章账号与权限管理第七条账号申请与开通：（一）公司员工需使用协同平台的，由所在部门提报账号申请，明确岗位所需操作权限，经部门负责人审批、供应链管理部审核、信息技术部开通；（二）供应商需接入平台的，由采购部提报接入申请，附供应商资质证明，经合规部审核、供应链管理部审批后，信息技术部开通专属账号；（三）账号开通后，首次登录需强制修改初始密码，密码需符合复杂度要求，禁止使用简单密码。第八条权限分配与调整：（一）权限分配遵循“最小必要”原则，仅赋予完成岗位工作所需的最低权限，禁止超权限分配；（二）员工岗位调整或离职的，所在部门需在3个工作日内提报权限调整或账号注销申请，信息技术部及时处理；（三）供应商终止合作的，采购部需立即提报账号注销申请，信息技术部在1个工作日内关闭其平台账号权限。第九条账号使用要求：（一）账号仅限本人使用，禁止转借、共享账号，禁止使用他人账号登录平台；（二）员工需定期更换账号密码，每季度至少更换一次，发现账号异常登录立即上报信息技术部；（三）离职员工需在办理离职手续时交回平台操作相关权限，信息技术部同步注销其账号。第四章数据录入与操作规范第十条数据录入要求：（一）所有录入平台的数据需真实、准确、完整，与纸质单据、实际业务状态保持一致，禁止虚假录入或遗漏关键信息；（二）数据录入需及时，采购、仓储、物流等核心业务数据需在业务发生后24小时内完成录入；（三）录入数据需按平台预设字段规范填写，禁止随意修改字段格式或使用不规范表述。第十一条平台操作规范：（一）操作人员需按业务流程在平台内完成订单提报、审批、确认等操作，禁止跳过流程或违规审批；（二）发现平台数据错误的，需由数据录入人提交修改申请，经部门负责人审核后更正，更正记录需留存；（三）平台内的审批流程需在规定时限内完成，无正当理由不得拖延审批，影响供应链协同效率；（四）禁止在平台内发布与业务无关的信息，禁止传播虚假信息、恶意言论。第十二条数据核验要求：（一）各部门指定专人每月核验本部门录入的平台数据，重点核查关键数据的准确性，核验结果报供应链管理部备案；（二）供应链管理部每季度组织跨部门数据核验，核对采购、仓储、物流等环节数据的一致性，发现问题及时整改；（三）核验发现数据错误且造成业务影响的，需追溯数据录入人责任，督促其限期整改。第五章安全管理第十三条登录安全要求：（一）登录平台需通过公司指定的网络环境或安全认证方式，禁止在公共网络、非授权设备上登录平台；（二）操作人员离开工作岗位时，需及时退出平台登录界面，防止账号被他人冒用；（三）信息技术部实时监控平台登录日志，发现异地登录、多次密码错误等异常情况，立即锁定账号并核查。第十四条数据安全要求：（一）禁止下载、复制、传播平台内的敏感数据，确因工作需要导出数据的，需经部门负责人审批、供应链管理部备案，导出数据需加密保存；（二）信息技术部每日备份平台数据，备份数据存储在安全介质中，定期测试备份数据的恢复能力；（三）平台数据保存期限需符合公司档案管理规定及医药行业监管要求，到期数据按规定销毁，禁止随意删除。第十五条故障处置要求：（一）发现平台系统故障、功能异常的，操作人员需立即上报信息技术部，同时记录故障现象、发生时间；（二）信息技术部接到故障上报后，需在规定时限内响应处置，重大故障需及时上报管理小组，同时启动应急数据处理方案；（三）故障处置完成后，信息技术部需记录处置过程，分析故障原因，优化平台运维方案。第六章监督检查与责任追究第十六条监督检查要求：（一）供应链管理部联合信息技术部每月开展平台使用情况检查，重点核查账号使用、数据录入、权限分配的合规性；（二）合规部每半年开展平台数据安全专项检查，核查敏感数据保护、供应商信息保密等情况；（三）建立平台管理检查档案，记录检查发现的问题、整改措施及完成情况，留存至少3年备查。第十七条责任追究规则：（一）员工转借账号、违规录入虚假数据的，给予批评教育，造成业务损失的扣减个人绩效，情节严重的调整工作岗位；（二）部门未及时调整离职员工权限、未核验数据准确性导致协同失误的，追究部门负责人责任，扣减部门绩效；（三）信息技术部未及时处置平台故障、未按规定备份数据导致数据丢失的，给予相关责任人书面警告，情节严重的调离岗位；（四）泄露平台内敏感数据、违反数据安全规定的，按公司保密制度严肃处理，涉嫌违法的移交相关部门；（五）供应商违规使用平台账号、篡改数据的，暂停或终止合作，追究其违约责任。第七章附则第十八条本制度所涉及的平台操作流程、权限划分、数据保存期限等内容，可根据平台功能升级、业务需求变化适时修订，修订需经协同