2026年医药制造公司股东会决议执行跟踪管理制度

2026年医药制造公司股东会决议执行跟踪管理制度一、总则（一）制定目的为规范公司股东会决议执行跟踪管理工作，确保股东会决议合法、及时、有效落地，保障公司重大决策部署落实到位，维护公司股东合法权益和经营管理秩序，依据《中华人民共和国公司法》《医药行业监管相关规定》《公司章程》等法律法规及公司治理要求，结合医药制造行业研发、生产、合规管理特点和公司实际经营情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有股东会决议的分解、下达、执行、跟踪、反馈、验收、考核等全流程管理工作，涵盖重大投融资、经营发展规划、重大资产处置、研发立项、生产合规改造、高管任免、利润分配等各类股东会决议事项，涉及董事会办公室、总经理办公会、研发部门、生产部门、财务部门、销售部门、行政部门、监事会及所有负责决议执行的部门和人员。（三）基本原则1.合法合规原则：决议执行全过程严格遵守公司法、医药行业监管法规及公司章程，确保执行行为符合法律规定和监管要求，杜绝违规执行决议的行为。2.全程跟踪原则：从股东会决议生效到执行验收完成，建立全流程跟踪机制，实时掌握执行进度，确保决议执行过程可追溯、可核查。3.权责明确原则：明确各部门及责任人的决议执行和跟踪责任，将执行任务落实到具体岗位，确保每项决议都有专人负责、专人跟踪。4.及时反馈原则：建立分级反馈机制，执行过程中的进度、问题需按规定时限反馈，重大问题第一时间上报，确保决策层及时掌握执行动态。5.闭环管理原则：对决议执行实行“分解-执行-跟踪-反馈-验收-整改”闭环管理，未完成的决议事项需制定整改计划，直至完全落实。二、组织与职责（一）董事会办公室职责董事会办公室是股东会决议执行跟踪的归口管理部门，主要职责包括：制定决议执行跟踪实施细则；股东会决议生效后及时梳理决议事项，按职责分工分解至相关部门；建立决议执行跟踪台账，实时记录执行进度；督促各部门按要求执行决议，收集执行过程中的问题并协调解决；定期向董事会、股东会汇报决议执行情况；组织决议执行完成后的验收工作；配合监事会开展决议执行监督核查。（二）总经理办公会职责总经理办公会负责统筹股东会决议的整体执行工作，审批各部门提报的决议执行计划；协调解决决议执行过程中的跨部门问题；审核决议执行过程中的重大调整申请；向董事会汇报决议执行中的难点问题，提出解决方案；督促研发、生产、销售等核心部门落实医药行业特殊决议事项（如药品注册申报、GMP合规改造）的执行要求。（三）各职能部门职责研发部门负责落实股东会关于新药研发立项、研发投入、技术合作等决议事项，制定研发执行计划，按时完成研发节点任务，及时反馈研发过程中的合规问题和进度偏差；生产部门负责落实生产基地建设、GMP合规改造、产能调整等决议事项，确保执行过程符合医药生产监管要求；财务部门负责落实投融资、利润分配、资金使用等决议事项，保障资金拨付合规及时，反馈资金使用进度和效益情况；销售部门负责落实市场拓展、销售策略调整等决议事项，按计划完成销售目标；行政部门负责落实高管任免、办公体系调整等决议事项，做好人员交接和流程衔接。（四）监事会职责监事会负责监督股东会决议执行的合规性和真实性，每季度开展一次决议执行专项核查，重点核查医药行业特殊决议（如质量体系升级、合规整改）的执行是否符合监管要求；对决议执行过程中的违规行为提出监督意见，督促相关部门整改；向股东会报告决议执行监督情况。（五）管理层职责董事长负责审批股东会决议分解方案和重大执行调整事项，监督决议执行整体进度；总经理负责决议执行的具体推进工作，对决议执行结果负总责，及时向董事会汇报执行情况；分管研发、生产、财务的高管分别对对应领域决议事项的执行结果负责，确保医药行业专项决议事项合规落地。三、决议执行跟踪管理内容与要求（一）决议分解与下达股东会决议生效后3个工作日内，董事会办公室完成决议事项梳理，区分常规决议和医药行业特殊决议（如药品上市许可、生产资质升级），按部门职责分工形成分解方案，经董事长审批后下达至各执行部门；分解方案需明确每项决议事项的执行目标、完成时限、责任人、考核标准及医药行业合规要求。（二）执行计划制定各执行部门接到决议分解通知后5个工作日内，制定详细的执行计划，明确执行步骤、关键节点、资源需求及合规保障措施，其中医药行业特殊决议事项需额外附合规风险评估报告；执行计划经部门负责人签字、分管高管审核后，报总经理办公会审批，审批通过后正式执行。（三）执行过程跟踪董事会办公室对常规决议事项实行周跟踪，每周收集一次执行进度；对医药行业重大特殊决议（如新药注册申报、GMP认证）实行日跟踪，每日记录执行节点完成情况；执行部门遇政策调整、监管要求变化等不可抗力因素影响决议执行的，需在2个工作日内书面上报董事会办公室，说明原因并提出调整申请，未经审批不得擅自变更执行计划。（四）进度反馈与汇报各部门每周向董事会办公室书面反馈决议执行进度，每月提交执行情况小结；董事会办公室每月向董事会、每季度向股东会提交决议执行情况报告，报告需包含已完成事项、未完成事项、进度偏差原因、整改措施及医药行业特殊决议的合规执行情况；重大决议事项（如亿元级投融资、核心药品研发）执行出现重大偏差时，需第一时间向董事长、总经理汇报。（五）执行验收决议事项完成后，执行部门向董事会办公室提交验收申请及执行成果材料，其中医药行业特殊决议需附监管部门合规证明材料；董事会办公室在5个工作日内组织验收，核查执行结果是否符合决议要求和医药行业合规标准；验收合格的，归档执行相关资料；验收不合格的，责令执行部门在规定时限内整改，整改完成后重新验收。四、日常管理与监督（一）台账管理董事会办公室建立电子和纸质双重决议执行跟踪台账，台账需完整记录决议编号、决议内容、分解情况、执行责任人、执行计划、关键节点完成时间、实际进度、存在问题、整改措施等信息；台账资料需留存至少5年，涉及医药行业监管的决议台账需按监管要求延长留存期限，便于后续核查。（二）定期核查董事会办公室每月开展一次决议执行自查，重点核查执行进度和合规性；监事会每季度开展一次决议执行专项监督核查，对医药生产、研发相关决议的执行情况进行重点抽查，核查结果形成书面报告提交股东会；核查中发现的问题，责令相关部门限期整改，整改情况纳入部门考核。（三）培训机制董事会办公室每年组织一次股东会决议执行跟踪专项培训，覆盖所有相关部门人员，讲解决议执行流程、跟踪要求、医药行业合规要点及责任追究规定；新任职的部门负责人和决议跟踪专员需完成岗前培训，确保掌握执行跟踪管理规范。五、考核与责任追究（一）考核指标股东会决议执行考核核心指标包括：1.决议执行完成率：按时完成的决议事项数量/总决议事项数量×100%，考核目标为100%；2.执行合规率：合规执行的决议事项数量/总决议事项数量×100%，其中医药行业特殊决议考核目标为100%；3.问题整改及时率：按时完成整改的问题数量/总问题数量×100%，考核目标不低于95%。（二）考核应用考核结果纳入各部门年度绩效考核体系，决议执行完成率和合规率均达标的部门，给予绩效奖励；未达标部门需制定整改计划，扣减部门负责人及相关责任人绩效奖金；在医药行业特殊决议执行中表现突出的人员，优先给予评优、晋升机会。（三）责任追究对违反本制度规定的行为，视情节轻重追究相关责任人责任：1.未按要求制定决议执行计划、拖延反馈执行进度的，给予责任人通报批评，责令限期整改；造成决议执行轻微延误的，扣减当月绩效奖金。2.擅自变更决议执行计划、执行过程不符合医药行业合规要求的，给予部门负责人警告处分，扣减年度绩效奖金；情节较重的，调整工作岗位。3.因失职导致股东会决议无法执行或执行结果严重偏离要求，造成公司经济损失或合规风险的，给予记过及以上处分，追回造成的损失；情节严重的，解除劳动合同，涉及违法的移交