2026年医药制造公司会计档案管理规范管理制度

2026年医药制造公司会计档案管理规范管理制度第一章总则第一条为规范公司会计档案管理工作，保障会计档案真实完整、保管安全、查阅合规、处置有序，结合医药制造行业特点（涉及药品生产成本核算、销售回款核算、医保结算票据、税务合规凭证等专业场景），依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《医药行业财务合规管理规范》等相关法律法规及公司实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有会计档案的收集、整理、装订、归档、保管、查阅、复制、移交、销毁全流程管理，覆盖化药、中成药、生物制品等所有药品品类的财务核算档案，财务部、档案管理部、合规部、审计部等参与会计档案管理的部门及人员均需严格遵守本制度。第三条会计档案管理遵循“真实完整、安全保密、合规保管、全程可溯”的核心原则，所有会计档案反映公司真实经营财务状况，档案保管过程中严格保密商业及财务敏感信息，档案保管期限、处置流程符合法规要求，档案全生命周期可追溯核查。第四条公司财务部为会计档案管理统筹部门，负责会计档案的收集、整理、装订、移交归档，制定档案分类标准；档案管理部负责会计档案的入库保管、查阅登记、到期销毁，保障档案存储安全；合规部负责审核会计档案管理流程的合规性，确保符合财务及医药行业监管要求；审计部负责定期核查会计档案的完整性与保管规范性，管理层负责审批会计档案销毁等重大事项。第二章管理体系与覆盖范围第五条会计档案管理体系维度：本制度所指会计档案管理分为收集整理、归档保管、查阅利用、销毁处置四个核心环节，收集整理聚焦归集完整的会计档案并规范整理，归档保管聚焦按标准完成档案入库与安全保管，查阅利用聚焦合规提供档案查阅服务，销毁处置聚焦按流程处理到期无保留价值的档案，四个环节形成闭环管理体系。第六条管理全覆盖范围：（一）档案类型：会计凭证类（原始凭证、记账凭证、汇总凭证，含药品采购发票、销售发票、医保结算凭证、费用报销凭证）、会计账簿类（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、成本核算台账）、财务报告类（月度/季度/年度财务报表、财务分析报告、审计报告）、其他类（银行对账单、税务申报资料、合同结算凭证、财务制度文件、会计档案移交/销毁清册）；（二）档案形式：纸质会计档案、电子会计档案（电子发票、电子凭证、电子账簿、电子报表）；（三）管控环节：档案收集、分类整理、编号装订、归档审核、入库保管、查阅申请、权限审批、档案借阅、复制登记、归还核验、档案移交、到期鉴定、销毁审批、销毁执行、销毁记录留存。第三章核心管控要求第七条档案收集与整理要求：（一）收集规范：财务部需在会计核算完成后及时收集各类会计档案，重点确保药品生产成本核算凭证、销售回款凭证、医保结算票据、税务抵扣凭证等核心档案完整无遗漏，禁止隐匿、篡改、损毁会计档案；（二）整理标准：按“凭证类、账簿类、报告类、其他类”对档案分类整理，凭证类按记账凭证编号顺序装订，账簿类按年度整理成册，报告类按时间序列归档，所有档案标注清晰的档案名称、形成时间、所属年度、保管期限、整理人等信息；（三）审核校验：财务部负责人需对整理完成的会计档案进行审核，核查档案完整性、编号规范性、信息标注准确性，审核通过后方可移交档案管理部归档，审核不通过的需重新整理。第八条档案归档与保管要求：（一）归档时限：月度会计凭证需在次月15日前完成整理并移交归档，季度/年度财务报告需在报告出具后30日内完成归档，电子会计档案需同步备份至公司加密存储系统并与纸质档案关联归档；（二）保管规范：纸质档案需存放于防潮、防火、防虫、防盗的专用档案库房，按档案类型、年度分区存放，电子档案需定期（每月）备份，备份介质异地存放，防止数据丢失；（三）保管期限：严格按法规要求设定保管期限，涉及药品研发费用、重大合同结算的会计档案延长保管期限，保管期限从会计年度终了后的第一天起计算，到期档案需经鉴定后再处置。第九条档案查阅与复制要求：（一）查阅权限：内部人员查阅会计档案需提交申请，经财务部及档案管理部负责人审批，查阅本岗位工作相关档案；外部单位（如税务、审计、监管部门）查阅需提供正式函件及经办人身份证明，经管理层审批后在指定人员陪同下查阅；（二）查阅规范：查阅档案时禁止涂改、勾画、抽取、损毁档案，查阅纸质档案需在档案库房指定区域进行，电子档案查阅需在专用终端操作，禁止私自下载、复制；（三）复制登记：确需复制会计档案的，需在复制前登记复制内容、份数、用途，复制完成后由档案管理人员核对，复制件需加盖公司档案证明章，注明复制日期与使用范围。第十条档案销毁与移交要求：（一）销毁条件：仅对保管期满、无保存价值且不涉及未结清债权债务、未完结审计/稽查事项的会计档案启动销毁流程，涉及医药行业监管核查的档案需延长保管至核查结束；（二）销毁流程：由财务部、档案管理部、合规部联合鉴定档案是否符合销毁条件，编制销毁清册，经管理层审批后，由两人以上监督销毁，销毁后在清册上签字确认；（三）移交规范：公司发生档案移交（如部门调整、异地保管）时，需编制移交清册，列明档案名称、数量、保管期限，交接双方核对无误后签字确认，移交清册随档案一同保管。第四章实施流程规范第十一条会计档案全流程管控规范：（一）整理阶段：财务部收集会计资料→分类整理并编号→审核校验→编制移交清册；（二）归档阶段：移交档案管理部→档案入库核验→标注保管信息→电子档案备份；（三）查阅阶段：提交查阅申请→权限审批→档案调取→现场查阅/复制→档案归还核验；（四）销毁阶段：到期档案鉴定→编制销毁清册→管理层审批→监督销毁→留存销毁记录。第十二条特殊场景管控规范：（一）电子档案管控：电子会计档案需符合电子签名、数据加密等合规要求，与纸质档案具有同等法律效力，电子档案的生成、传输、存储全程留痕，可追溯修改记录；（二）应急处置场景：发生火灾、水灾等突发情况时，优先转移核心会计档案（如税务凭证、重大合同结算档案），灾后及时核查档案完整性，损毁档案需按法规要求补全或出具证明；（三）审计稽查场景：配合外部审计、行业稽查调取会计档案时，需登记调取档案清单，由合规部审核调取流程合规性，调取完成后及时收回档案并核查完整性。第五章监督问责第十三条监督机制：（一）日常监督：档案管理部每月核查档案保管状况，重点检查库房环境、档案借阅归还情况、电子档案备份状态，形成月度监督记录；（二）专项检查：每季度开展会计档案专项检查，由财务部、审计部、合规部联合核查档案完整性、保管合规性、查阅规范性，针对电子档案安全、到期档案处置等重点事项核查；（三）投诉监督：开通会计档案管理投诉渠道，员工可反馈档案丢失、违规查阅、篡改档案等问题，合规部3个工作日内核查并反馈处理结果。第十四条问责情形：（一）财务部未及时收集整理会计档案、隐匿篡改档案，导致档案不完整或失真的，追究整理人员及部门负责人责任，首次给予提醒整改，多次违规扣减对应绩效；（二）档案管理部未按要求保管档案、泄露档案信息、违规销毁档案，导致公司财务信息泄露或合规风险的，给予相关人员批评教育，情节严重的调整岗位；（三）合规部未审核出档案管理中的违规行为，导致公司违反财务监管要求的，给予警告处分，责令限期整改；（四）任何人员未经审批查阅、复制、销毁会计档案，或损毁、丢失核心会计档案的，按公司保密及财务制度处理，情节严重的移交相关部门处理。第六章附则第十五条本制度由公司财务部联合档案管理部、合规部负责解释，