2026年医药制造公司现金收支内部控制管理制度

2026年医药制造公司现金收支内部控制管理制度第一章总则第一条为规范公司现金收支内部控制管理工作，确保现金收付、保管、盘点等环节合法合规，防范现金挪用、被盗、坐支、账实不符等财务风险，依据《现金管理暂行条例》《企业内部控制基本规范》《医药行业财务合规管理要求》等相关法律法规及公司资金管控体系要求，结合医药制造企业零星采购频繁、备用金使用场景多、现金流转环节杂的核心特点，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有现金收支活动的全流程管理，包括备用金申领与核销、现金收款、现金付款、现金盘点、现金保管、异常处置、资料归档等环节，涉及财务、行政、生产、销售、采购等相关部门及现金出纳、现金审核、备用金管理、盘点核查等岗位人员。第三条现金收支内控管理遵循以下基本原则：坚持账款分离，现金收付与账务记录岗位相互独立，无一人兼岗操作；坚持限额管理，现金库存和使用执行法定及公司核定限额，无超限额留存或使用现金；坚持日清月结，每日完成现金盘点核对，每月完成账务结转，无长期未核对情况；坚持全程监控，现金收支全流程留痕可追溯，无管控盲区；坚持风险前置，建立现金收支风险识别机制，及时防范资金安全隐患。第四条现金收支内控管理的核心目标：现金收付合规率100%，无坐支、超范围使用现金等违规行为；现金盘点账实相符率100%，无现金短款、长款未查明原因情况；备用金核销及时率达到行业通用标准，无长期挂账未核销备用金；现金资料归档完整率100%，可满足监管核查和内部审计要求；通过规范内控管理，保障公司现金资产安全，提升现金使用效率，降低现金管理合规风险。第二章组织机构与职责第五条公司成立现金收支内控管理小组（以下简称“管理小组”），作为现金收支内控管理工作的责任主体。管理小组组长由财务部门负责人担任，副组长由内控部门负责人担任，成员包括出纳专员、合规专员、审计专员，所有成员需熟悉现金管理规范和医药行业资金管理特点。第六条管理小组主要职责：制定并更新现金收支的内控标准、收付流程及盘点核查规则；审核备用金申领、大额现金使用等申请，出具合规审批意见；监督现金收支全流程，核查现金收付的真实性和合规性；组织现金管理复盘，评估现金内控对资金安全的保障效果；配合央行、税务、审计等监管部门的检查工作，提供现金管理相关资料和记录；定期开展现金收支合规培训，提升岗位人员现金安全意识和操作规范度。第七条各部门核心职责：财务部门负责办理现金收付业务，记录现金账务，开展现金盘点，管理备用金，建立现金收支台账；行政部门负责配合办公类备用金的申领与核销，核验办公类现金支出的真实性；各业务部门（生产、销售、采购等）负责提报合法合规的现金使用需求，配合核查现金支出的业务真实性；合规部门负责审核现金收支全流程的合规性，识别并规避现金挪用、坐支等违规风险；审计部门负责定期开展现金内控专项审计，核验内控制度执行效果。第八条岗位人员职责：现金出纳专员负责办理现金收款、付款业务，保管库存现金和现金收付凭证，每日完成现金盘点；现金审核专员负责审核现金收付申请的合规性，核验支付依据和收款凭证的真实性；备用金管理专员负责审核备用金申领、核销申请，跟踪备用金使用情况，督促及时核销；盘点核查专员负责定期开展现金盘点监督，记录盘点结果，排查账实不符问题。第三章管理范围与核心标准第九条管理核心范围：备用金管理，包括日常办公备用金、零星采购备用金、外勤备用金等各类备用金的申领、使用、核销；现金收款，包括销售零星回款、零星服务费收入等合法合规的现金收款；现金付款，包括零星采购付款、小额费用报销付款、临时用工报酬支付等符合现金使用范围的付款；现金保管，包括库存现金、现金支票、收款收据等现金类凭证的保管；现金盘点，包括日常盘点、定期盘点、专项盘点等各类盘点工作，覆盖公司所有现金收支场景。第十条核心管理标准：现金收付标准需符合现金使用范围规定，超范围收付需转为非现金结算方式，无违规收付情况；库存现金标准需执行法定库存限额，超限额部分及时缴存银行，无超限额留存现金；备用金管理标准需按核定额度申领，按实际使用核销，无超额度申领、虚假核销情况；现金盘点标准需每日核对库存现金与账面余额，定期开展交叉盘点，无未按规定盘点情况；保密管理标准需妥善保管现金收付密码、钥匙等敏感信息，无泄露现金保管信息的情况。第十一条管理基准要求：所有现金收款需当日缴存银行，无坐支现金或截留现金情况；现金付款需凭合法有效的审批手续办理，无无依据、超权限付款行为；备用金需实行定额管理，领用人员需签订备用金管理责任书，无擅自转借备用金情况；现金收付凭证需连续编号、完整留存，无缺失、涂改凭证情况；现金相关资料（收付凭证、盘点记录、备用金台账等）保存期限不少于法定年限；禁止挪用库存现金、白条抵库，禁止利用现金收支进行账外循环，禁止超范围、超限额使用现金。第四章全流程管理规范第十二条备用金申领与核销：业务部门根据经营需求填写备用金申领表，明确申领额度、使用用途、预计核销时间，提交至管理小组审核；审核通过后，现金出纳专员按核定额度支付备用金，同步记录备用金台账；领用部门完成备用金使用后，凭真实有效的票据填写核销表，经审核后完成核销，剩余备用金全额退回财务部门。第十三条现金收款管理：现金收款专员核验收款依据的真实性，确认收款金额与业务单据一致后收取现金，开具连续编号的收款凭证；当日将收取的现金全额缴存银行，留存银行缴存凭证，同步登记现金收款台账；禁止将现金收款直接用于现金付款，杜绝坐支现金行为。第十四条现金付款管理：付款申请人填写现金付款申请单，附合法有效的票据和审批手续，提交至现金审核专员核验；审核专员确认付款用途、金额符合现金使用范围和标准后，提交至审批环节；审批完成后，现金出纳专员核对申请单信息，按金额支付现金，要求收款人签字确认，同步登记现金付款台账。第十五条现金盘点与核对：现金出纳专员每日下班前盘点库存现金，核对现金账面余额与实际库存，编制现金盘点表，账实不符的立即上报管理小组核查；管理小组每月组织交叉盘点，盘点核查专员全程监督，记录盘点结果；季度开展现金专项盘点，形成盘点报告，确保现金账实相符。第五章异常处置与资料管理第十六条异常处置规范：发现现金短款或长款的，立即暂停相关现金收付业务，核查短款/长款原因，属于账务处理错误的及时调整，属于人为过失的追究对应责任；发现现金被盗、挪用的，立即报警并采取保全措施，配合警方核查资金流向，追缴被盗挪用现金；发现超范围、超限额使用现金的，立即停止相关付款业务，按规定整改，追究经办和审核人员责任；发现备用金长期未核销的，暂停该部门备用金申领权限，督促限期核销，查明未核销原因。第十七条资料管理要求：现金收支相关资料（收付凭证、盘点表、备用金申领/核销表、审批记录、银行缴存凭证等）需分类归档，电子资料同步备份至专用服务器，设置分级访问权限；资料查阅需履行审批手续，仅限授权人员查阅，查阅后需记录查阅信息；监管部门检查需调取现金资料时，由财务部门统一对接，确保资料完整、真实提供；现金资料销毁需按公司档案管理规定执行，禁止擅自销毁现金管理相关资料。第十八条成本管控要求：管理小组每年评估现金使用范围和备用金额度的合理性，减少不必要的现金收付，降低现金管理成本；优化现金缴存流程，减少现金留存时间，降低现金保管风险和资金占用成本；定期分析现金收支数据，识别不合理现金支出环节，提出成本优化建议；杜绝因现金违规使用导致的罚款、资金损失等额外成本支出。第六章监督优化与违规处理第十九条监督机制：管理小组组长每月核查现金收付和盘点记录，每季度组织现金内控专项核查；合规部门每半年开展现金收支合规性稽核，核验现金使用范围和限额执行情况；公司管理层每半年审阅现金内控管理报告，监督制度执行情况；设立现金管理监督反馈渠道，接受员工对现金挪用、违规收付等行为的举报，核实后按规定处理。第二十条体系优化：管理小组每半年评估本制度的有效性，收集团队和各部门的改进建议；根据央行现金管理政策、医药行业监管规范调整，及时更新现金收付标准和内控流程；引入数字化现金管理工具，提升现金盘点、台账记录的效率和准确性；每年底总结现金内控管理经验，优化备用金管理和现金收付流程，提升现金管理的安全性和效率。第二十一条违规处理：岗位人员挪用库存现金、白条抵库的，视情节给予约谈提醒、绩效考核扣分，情节严重的立即暂停岗位工作；现金出纳未按规定盘点导致现金账实不符且造成损失的，追究出纳专员责任；审批人员越权审批大额现金使用、备用金申领的，给予约谈提醒，多次违规的调整岗位；故