2026年医药制造公司行政物资集中采购招标管理制度

2026年医药制造公司行政物资集中采购招标管理制度第一章总则第一条为规范本公司行政物资集中采购招标行为，提高采购资金使用效益，保障采购物资质量适配企业运营需求，防范采购环节廉政风险，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司医药制造行业运营特点及行政管理实际，制定本制度。第二条本制度所称行政物资，是指公司日常行政管理活动所需的各类非生产性物资，包括但不限于办公设备、办公耗材、办公用品、后勤保障物资、会务物资、宣传物料等。集中采购招标是指将一定周期内或一定金额标准以上的行政物资采购需求整合，通过公开招标、邀请招标等方式选定供应商的采购行为。第三条本制度适用于本公司各部门、各分支机构的行政物资集中采购招标活动，特殊应急物资采购、单一来源采购等特殊情形另行规定。第四条行政物资集中采购招标工作遵循公开、公平、公正、诚实信用、性价比最优、合规高效的原则，确保采购过程透明、结果可追溯。第二章采购招标范围与分类第五条纳入集中采购招标的行政物资范围：单次采购金额达到本公司规定招标限额标准的行政物资；年度采购预算内，同一品类行政物资累计采购金额达到招标限额标准的；虽未达到招标限额，但公司采购管理部门认定需通过招标方式采购的重要行政物资；上级主管单位或相关监管部门要求通过招标方式采购的行政物资。第六条采购招标分类：公开招标：以公告形式邀请不特定的合格供应商参与投标，适用于采购金额较大、市场竞争充分的行政物资采购项目；邀请招标：向3家及以上符合资质要求的潜在供应商发出投标邀请书，适用于采购物资具有一定特殊性、符合条件的潜在供应商数量有限的情形；竞争性谈判、询价采购：不适用于公开招标或邀请招标的小额、紧急行政物资采购，需经采购管理部门审批后实施，具体流程参照本制度相关规定。第三章组织与职责第七条公司成立行政物资集中采购招标工作小组（以下简称“招标小组”），由行政部、采购管理部、财务部、审计部及相关使用部门人员组成，组长由公司分管行政管理的负责人担任。第八条各部门职责：行政部：作为牵头部门，负责汇总各部门行政物资采购需求，拟定采购招标计划，编制招标文件（含采购需求、技术参数、评标标准等），组织招标公告/邀请书的发布，协调招标全流程事宜，以及中标后物资验收、入库等衔接工作；采购管理部：负责审核招标文件的合规性，对供应商资质进行审查，参与评标过程，协助行政部完成合同洽谈与签订，监督供应商履约情况；财务部：负责审核采购招标项目的预算合规性，参与评标过程中价格相关评审，负责采购资金的审核与支付，监督采购资金使用情况；审计部：负责对采购招标全流程进行监督，包括招标文件审核、评标过程监督、合同履约审计等，对违规行为提出整改意见并跟踪落实；物资使用部门：负责提报本部门真实、准确的物资采购需求（含规格、数量、质量要求、使用时限等），参与物资技术参数确认、评标过程中的技术评审及物资验收工作。第四章招标流程第九条需求提报与汇总：各部门根据年度运营计划及实际需求，填写《行政物资采购需求单》，经部门负责人审批后提交行政部。行政部在5个工作日内完成需求汇总，剔除重复采购、不合理采购需求，形成《行政物资集中采购需求汇总表》，报招标小组组长审批。第十条招标计划拟定：行政部根据审批后的需求汇总表，结合公司年度采购预算，拟定《行政物资集中采购招标计划》，明确采购项目、招标方式、招标时间节点、预算金额等，报财务部审核预算、招标小组组长审批后实施。第十一条招标文件编制：行政部牵头编制招标文件，内容应包括投标人资格要求、投标文件格式、采购物资技术参数及质量标准、投标报价要求、评标标准和方法、合同主要条款、投标截止时间及开标地点等。招标文件需经采购管理部、财务部、审计部审核，招标小组组长审批后方可发布。第十二条供应商资格审查：公开招标的，由采购管理部对报名供应商的营业执照、相关资质证书、履约能力证明、信用记录等进行审查，筛选出符合资格要求的供应商；邀请招标的，采购管理部结合公司供应商名录及市场调研结果，筛选3家及以上符合资质要求的潜在供应商，报招标小组审核后发出投标邀请。第十三条招标文件发布与答疑：公开招标的，招标文件通过公司指定的公开渠道发布，发布时间不少于5个工作日；邀请招标的，将招标文件送达受邀供应商。供应商对招标文件有疑问的，应在投标截止时间3个工作日前以书面形式提出，行政部在2个工作日内统一答复，并将答疑内容作为招标文件的补充文件送达所有获取招标文件的供应商。第十四条投标文件递交：供应商应在招标文件规定的截止时间前，将密封完好的投标文件送达指定地点。逾期送达、未密封或不符合招标文件要求的投标文件，招标小组有权拒收。第十五条开标：开标由行政部组织，在招标文件规定的时间、地点进行，招标小组成员、各投标供应商代表（自愿参加）到场见证。开标时，由审计部人员监督，行政部人员当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标报价、投标物资规格等关键信息，并做好《开标记录》，由在场人员签字确认。第五章评标与定标第十六条评标委员会组建：评标委员会由招标小组从公司内部专业人员中随机抽取组成，人数为单数且不少于3人，其中技术、经济类专业人员占比不低于三分之二。与投标供应商有利害关系的人员应主动回避，不得参与评标工作。第十七条评标原则与方法：评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行独立评审，遵循客观、公正、科学的原则，综合考量投标报价、物资质量、供应商履约能力、售后服务、信用状况等因素。常用评标方法包括最低评标价法、综合评分法，具体方法在招标文件中明确。第十八条评标过程：评标委员会在封闭环境下进行评标，对投标文件的有效性、合规性进行审查，剔除无效投标文件后，对有效投标文件进行评审打分或价格比对，形成《评标报告》，推荐1-3名中标候选人，并注明推荐理由。第十九条定标：招标小组根据《评标报告》，结合公司实际需求，在3个工作日内确定中标供应商，并将中标结果在公司内部公示，公示期不少于3个工作日。公示无异议的，由行政部向中标供应商发出《中标通知书》；公示有异议的，由审计部牵头核实，核实结果报招标小组组长审批后处理。第六章合同签订与履约第二十条合同签订：行政部在发出《中标通知书》后7个工作日内，与中标供应商洽谈并签订采购合同。合同内容应明确物资名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、价款及支付方式、违约责任、售后服务等条款，合同需经采购管理部、财务部审核，公司法定代表人或授权委托人签字盖章后生效。第二十一条履约监督：采购管理部负责监督供应商履约情况，行政部及物资使用部门配合。供应商应按照合同约定按时、按质、按量交付物资，如出现逾期交付、物资质量不符合约定等情形，采购管理部应及时与供应商沟通，要求整改，并按合同约定追究违约责任。第二十二条物资验收：物资送达后，行政部牵头，组织物资使用部门、采购管理部对物资的规格、数量、质量等进行验收，验收合格的，填写《物资验收单》，办理入库手续；验收不合格的，通知供应商限期整改或退换货，整改后仍不合格的，按合同约定终止合同并追究供应商责任。第二十三条资金支付：财务部根据采购合同、《物资验收单》、发票等凭证，审核无误后按合同约定的支付方式和时间支付采购款项，确保资金支付合规。第七章监督管理第二十四条审计部对行政物资集中采购招标全流程进行常态化监督，重点监督招标文件编制的合规性、评标过程的公正性、合同履约的真实性、资金使用的合规性等，每季度形成采购招标监督报告，报公司管理层。第二十五条建立供应商信用档案：采购管理部对参与投标及中标的供应商建立信用档案，记录其投标行为、履约情况、售后服务质量等，信用等级较低的供应商，取消其1-3年内参与本公司行政物资采购招标的资格。第二十六条责任追究：参与采购招标工作的人员应严格遵守本制度及相关法律法规，严