企业费用报销申请及审核标准模板

一、适用范围与发起条件二、申请与审核全流程操作指南步骤一：费用申请发起申请人需在费用发生后3个工作日内，通过企业内部OA系统或指定报销平台发起申请。登录系统后，选择“费用报销”模块，填写基础信息：申请人信息：姓名（某某）、所属部门、工号、联系方式；费用基本信息：费用类型（如差旅费、办公费等）、费用归属期间、总金额、预算科目；费用事由说明：简述费用发生背景、用途及对应业务目标（例：“因拜访XX客户，产生交通费及住宿费，用于推进季度销售目标达成”）。步骤二：附件材料申请人需同步以下支撑材料，保证材料真实、完整、清晰：消费凭证类：如行程单、支付记录、合同/协议复印件、服务清单等（需与费用类型匹配，例：差旅费需附行程单及住宿发票扫描件）；审批依据类：如部门负责人签字的《费用事由确认单》、项目立项审批表（若涉及专项费用）；其他补充材料：如活动方案、客户邀请函等，用于佐证费用合理性。步骤三：部门负责人初审部门负责人需在收到申请后2个工作日内完成审核，重点确认：费用是否属于部门预算范围内；费用事由与部门工作计划的关联性；附件材料的完整性及初步真实性。审核通过后，在系统中“同意”并签字；若不通过，需注明退回理由（例：“超年度预算，需补充预算调整申请”）。步骤四：财务部门复核财务专员收到部门初审通过的申请后，1个工作日内完成复核，核查内容包括：费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额等）；附件票据的合规性（如抬头、印章、日期是否完整，金额是否与申请一致）；预算余额是否充足，若涉及跨部门预算，需确认分摊比例。复核无误后，提交至分管领导；若发觉问题，标注具体问题项（例：“交通费票据未注明往返事由，需补充”）并退回修改。步骤五：分管领导终审根据费用金额及公司授权体系，由相应层级领导终审：金额在5000元（含）以下：由部门负责人及财务负责人联合审批；金额在5000-20000元（含）：由分管副总审批；金额超过20000元：需提交总经理办公会审批。终审通过后，审批流转记录；若未通过，由财务部门反馈申请人并说明原因。步骤六：报销款项支付终审通过后，财务部门于5个工作日内完成款项支付，支付方式可选择企业对公转账或员工工资卡代发。支付完成后，系统自动发送到账通知至申请人，申请人需确认收款情况。三、标准报销申请表模板项目填写内容申请人信息姓名：某某部门：销售部工号：2023001费用基本信息费用类型：差旅费费用期间：2023年10月8日-10月10日总金额（元）：3,200.00预算科目：销售费用-差旅费费用明细序号费用子项金额（元）1往返交通费1,200.002住宿费（3晚）1,500.003市内交通费500.00费用事由赴XX市参加行业展会，拜访3家意向客户，推动Q4产品合作事宜附件清单1.交通行程单（订单号：XXXX）2.住宿费发票（发票号：XXXX）3.展会邀请函（复印件）4.客户拜访记录（部门签字版）审批签字栏部门负责人：某某（签字）日期：2023年10月11日财务复核：某某（签字）日期：2023年10月12日分管领导：某某（签字）日期：2023年10月13日四、关键注意事项与常见问题提示对申请人的提示时效性要求：费用需在发生后15个工作日内完成申请，逾期未申请需提交《延迟说明》并经部门负责人特批；信息准确性：姓名、部门、金额等关键信息需与系统及附件一致，避免涂改；材料规范性：附件需为原件扫描件或清晰复印件，保证关键信息（如金额、日期、印章）可辨识；预算匹配：若申请费用超出部门剩余预算，需提前提交《预算调整申请》并附调整依据。对审核人的提示责任追溯：审核人需对审核意见负责，严禁“走过场”审核，发觉虚假费用可拒绝审批并上报；标准统一：严格按照公司《费用管理办法》执行审核，避免因个人偏好导致标准差异；及时反馈：退回申请需注明具体修改要求，并同步告知申请人预计处理时限。常见问题处理附件缺失：若附件不全，财务部门一次性列出缺失清单，申请人需