销售业务合同评审及执行记录表

一、业务适用场景本工具适用于企业销售业务中各类销售合同的评审、执行及全过程跟踪管理，具体场景包括但不限于：新客户首次合作前的合同风险评估、常规销售合同的条款合规性审核、合同签订后的履约进度监控、执行过程中的变更记录，以及合同完成后的归档留存。通过标准化记录，可保证合同管理流程清晰、责任明确，有效规避合同风险，保障销售业务顺利推进。二、全流程操作指引（一）合同评审启动发起主体：销售业务员（*）根据客户需求拟定合同初稿后，向部门负责人提交《合同评审申请》，同步附上客户资料（如营业执照复印件、需求说明等）、合同初稿及相关附件（如技术协议、报价单等）。资料准备：保证合同内容完整，包括但不限于双方主体信息、标的物/服务描述、价格及支付方式、交付时间与地点、违约责任、争议解决条款等核心要素。（二）多部门联合评审评审部门及职责：销售部门：审核合同条款是否符合客户需求、商务条件是否合理（如价格、付款周期）、客户背景及合作可行性。法务部门：审核合同合法性、条款严谨性（如违约责任、知识产权归属、争议解决方式），排查法律风险。财务部门：审核客户信用状况（如历史回款记录、当前负债情况）、付款方式与公司财务政策匹配度、开票信息准确性。技术/生产部门（如涉及产品交付）：审核技术参数可实现性、交付周期是否满足生产/研发计划、售后技术支持条款。评审流程：销售部门将合同初稿及评审申请同步发送至各评审部门，明确反馈时限（一般为2个工作日）。各部门在规定时间内填写《合同评审意见表》（见模板“评审意见栏”），明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并具体说明修改意见或风险点。销售部门汇总各部门意见，与客户沟通修订内容，形成合同终稿。若存在重大分歧（如法律风险、财务信用问题），需上报销售总监协调解决。（三）合同签订与执行跟踪签订管理：合同终稿经各方确认后，由销售业务员（*）负责与客户正式签订，保证合同文本一式多份（双方各执一份，公司存档至少两份），并同步将签订扫描件归档至销售管理系统。执行启动：销售部门牵头制定《合同执行计划》，明确交付时间节点、责任人（如销售业务员、交付专员）、客户对接人等信息，并同步至财务、技术等相关部门。（四）执行过程记录与监控交付环节：产品/服务交付后，由交付专员（*）填写《交付记录表》，注明实际交付日期、数量、质量验收情况（需客户签字确认），并将相关凭证（如送货单、验收单）扫描存档。回款环节：财务部门根据合同约定的付款节点，跟踪客户回款情况，记录回款日期、金额、付款方式，并在销售系统中更新回款状态。若逾期未回款，销售业务员（*）需及时与客户沟通，反馈财务部门。售后环节：技术部门负责记录客户反馈的问题、处理进度及结果，填写《售后记录表》，保证服务质量符合合同约定。（五）合同变更与终止变更管理：若执行过程中需变更合同内容（如交付时间、价格、数量等），由销售业务员（*）发起《合同变更申请》，附上变更原因说明及双方协商确认的书面材料，重新履行评审流程（参照“多部门联合评审”），变更审批通过后签订《补充协议》，并更新执行计划。终止管理：因不可抗力或客户违约需终止合同时销售部门需书面通知对方，明确终止日期及后续处理方案（如退款、赔偿等），经法务审核后存档。（六）合同归档合同执行完毕（或终止）后，由销售业务员（*）负责整理合同全过程资料（包括评审申请、评审意见、签订文本、交付凭证、回款记录、变更/终止协议等），按“客户名称+合同编号”分类归档，电子版备份至公司服务器，纸质版移交档案管理部门保存，保存期限不少于5年。三、标准化记录模板销售业务合同评审及执行记录表合同基本信息合同编号（按公司规则填写，如：XS-2024-XXX）客户名称签订日期年月日合同标的（如：XX产品/XX技术服务）合同总金额（元）付款方式（如：预30%到货60%质保10%）约定交付日期年月日客方对接人及联系方式（姓名：，）我方负责人（销售业务员：*，部门：销售部）评审意见栏销售部门意见评审人：*日期：年月日意见：（如：商务条款合理，同意签订）法务部门意见评审人：*日期：年月日意见：（如：违约责任需补充“逾期付款按日万分之五计算”）财务部门意见评审人：*日期：年月日意见：（如：客户信用评级A级，建议按约定付款）技术/生产部门意见评审人：*日期：年月日意见：（如：技术参数可实现，交付周期需延长3天）汇总处理结果（销售部门填写）经沟通，客户同意补充违约条款、交付延期至年月日，最终评审结果：□同意签订□修改后同意签订□不同意签订执行过程记录签订信息签订日期：年月日合同份数：我方份，客户份交付记录实际交付日期：年月日交付数量/质量：（附客户验收单扫描件）交付人：*回款记录应收节点1：年月日，金额：元，实际回款日期：年月日，金额：元应收节点2：年月日，金额：元，实际回款日期：年月日，金额：元财务确认人：*售后记录客户反馈问题：（如：XX功能异常）处理进度：年月日技术部上门维修，问题已解决客户确认：*（签字）变更/终止记录变更/终止原因（如：客户需求增加附件/因客户违约终止）相关协议/说明（附《补充协议》/终止函扫描件）审批结果销售总监：*日期：年月日法务审核：*日期：年月日生效日期年月日归档信息归档日期年月日档案编号（按公司档案管理规则填写）存放位置（如：销售部档案柜/服务器路径）资料清单□合同初稿□评审意见表□签订文本□交付凭证□回款记录□变更协议□其他：四、关键执行要点评审环节全覆盖：严禁未经评审直接签订合同，保证销售、法务、财务、技术等相关部门意见均纳入考量，重点核查客户信用、条款合法性及履约可行性。执行记录及时性：交付、回款、售后等关键节点需在发生后24小时内完成记录，保证信息真实、准确，避免事后补录导致数据遗漏。变更流程规范化：任何合同变更必须书面确认，严禁口头约定，变更前需重新履行评审流程，避免因条款模糊引发