举办会议协议书

举办会议协议书甲方：[甲方公司名称]统一社会信用代码：[甲方公司统一社会信用代码]法定代表人：[甲方公司法定代表人姓名]地址：[甲方公司地址]联系方式：[甲方公司联系电话]乙方：[乙方公司名称]统一社会信用代码：[乙方公司统一社会信用代码]法定代表人：[乙方公司法定代表人姓名]地址：[乙方公司地址]联系方式：[乙方公司联系电话]鉴于甲方拟举办[会议名称]，并委托乙方提供相关会议服务，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方举办会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]，具体会议日程安排见附件一。3.会议地点：[详细会议地点]4.参会人数：预计参会人数为[X]人，最终参会人数以实际签到人数为准。二、服务内容及要求1.会议策划与组织乙方负责根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括会议主题、议程安排、活动形式、场地布置、餐饮安排等，并提交甲方审核。乙方应按照甲方审核通过的策划方案，负责会议的整体组织和协调工作，确保会议顺利进行。负责会议场地的预订、布置及现场管理，确保场地符合会议要求，并提供必要的设备设施，如音响设备、投影仪、麦克风等。负责会议资料的准备与发放，包括会议手册、资料袋、胸牌等，资料内容应符合甲方要求。负责会议期间的餐饮安排，包括早餐、午餐、茶歇等，确保餐饮质量和卫生符合相关标准，并根据参会人数合理安排餐饮数量。负责会议期间的安全保卫工作，确保参会人员的人身安全和财产安全，制定安全应急预案，并配备必要的安保人员和设备。2.会议宣传与推广乙方负责根据甲方提供的会议信息，制定会议宣传方案，包括宣传渠道、宣传内容、宣传时间等，并提交甲方审核。乙方应按照甲方审核通过的宣传方案，通过多种渠道进行会议宣传与推广，提高会议的知名度和影响力，吸引更多的潜在参会人员。负责在乙方官方网站、社交媒体平台等渠道发布会议信息和宣传海报，定期更新宣传内容，保持宣传热度。负责向相关行业协会、企业、机构等发送会议邀请函，邀请潜在参会人员参加会议，并及时跟进邀请函的发送情况和回复情况。负责与媒体合作，邀请媒体记者参加会议，并提供必要的媒体支持，帮助甲方进行会议报道和宣传。3.会议接待与服务乙方负责在会议期间提供专业的接待与服务工作，确保参会人员能够得到及时、周到的服务。乙方应安排专人负责会议接待工作，包括在会议报到地点迎接参会人员、办理报到手续、引导参会人员入住酒店、安排会议期间的交通接送等。负责为参会人员提供会议期间的咨询服务，解答参会人员的疑问，处理会议期间的突发情况和问题。负责会议期间的摄影、摄像工作，记录会议精彩瞬间，并在会议结束后及时将照片和视频资料提供给甲方。负责会议期间的翻译服务，为参会人员提供同声传译或笔译服务，确保会议交流顺畅。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的会议策划方案、宣传方案、服务内容等进行审核，并提出修改意见。有权对会议期间的各项服务进行监督检查，如发现问题有权要求乙方及时整改。有权根据实际情况调整会议的相关安排，但应提前通知乙方，并承担因调整安排给乙方造成的合理损失。2.义务按照本协议约定向乙方支付服务费用。向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括会议主题、议程安排、参会人员名单、会议资料内容等，并确保所提供的资料和信息真实、准确。协助乙方做好会议期间的各项工作，如提供必要的人员支持、协调相关部门关系等。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照本协议约定收取服务费用。根据甲方的要求和实际情况，合理调整会议策划方案、宣传方案、服务内容等，但应提前通知甲方，并取得甲方的书面同意。2.义务按照本协议约定的服务内容和要求，为甲方提供优质、高效、专业的会议服务。严格遵守国家法律法规和相关行业规范，确保会议的合法性、合规性和安全性。对甲方提供的资料和信息予以保密，不得泄露给任何第三方。在会议结束后，及时向甲方提供会议总结报告，包括会议组织情况、参会人员反馈、宣传效果评估等，并提交相关的照片、视频、文字资料等。四、服务费用及支付方式（一）服务费用1.本协议项下的服务费用为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.服务费用包含乙方为举办本次会议所提供的全部服务费用，包括但不限于会议策划与组织费用、会议宣传与推广费用、会议接待与服务费用、场地租赁费用、设备设施租赁费用、餐饮费用、翻译费用、摄影摄像费用等。（二）支付方式1.甲方应在签订本协议后的[X]个工作日内，向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.乙方完成会议策划方案并经甲方审核通过后的[X]个工作日内，甲方应向乙方支付服务费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。3.会议结束后的[X]个工作日内，甲方应根据实际参会人数和服务情况，与乙方进行费用结算，并支付剩余服务费用。（三）发票开具乙方应在收到甲方支付的每笔款项后的[X]个工作日内，向甲方开具合法有效的发票。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。2.若乙方未按照本协议约定的服务内容和要求提供服务，或者提供的服务不符合相关标准和规范，乙方应负责采取补救措施，并承担因此给甲方造成的全部损失。若乙方的违约行为导致甲方遭受重大损失的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的服务费用，同时乙方应按照服务费用总额的[X]%向甲方支付违约金。3.任何一方违反本协议约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币[X]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。若违约行为给对方造成的损失超过违约金金额的，违约方还应继续赔偿对方的超出部分损失。4.如因不可抗力等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本协议约定的义务，该方不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。在不可抗力事件影响消除后的合理时间内，双方应协商决定是否继续履行本协议或调整协议内容。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次会议结束。2.本协议一式两份，