会议承办协议书

会议承办协议书甲方（委托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办[会议名称]，并委托乙方作为该会议的承办方，为明确双方权利义务，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，甲乙双方经友好协商，达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[具体会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.会议规模：预计参会人数为[X]人二、服务内容及要求1.会议策划乙方应根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括会议议程、活动安排、场地布置、餐饮安排等，确保会议顺利进行。策划方案应经甲方书面确认后实施，如甲方提出修改意见，乙方应及时调整并重新提交审核。2.场地租赁与布置乙方负责租赁符合会议规模和要求的场地，并按照策划方案进行场地布置，包括但不限于舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、背景板制作等。场地布置应符合安全、美观、实用的原则，确保会议期间场地设施正常运行，满足会议各项活动的需求。3.餐饮服务乙方提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇等。餐饮标准应符合甲方要求，保证食品质量和卫生安全。乙方应根据会议日程合理安排餐饮时间，并提前与甲方沟通特殊饮食需求，确保为参会人员提供满意的餐饮服务。4.住宿安排若甲方有住宿需求，乙方负责为参会人员安排合适的住宿地点，并协助办理入住手续。住宿酒店应具备良好的设施和服务，距离会议场地较近，方便参会人员出行。乙方应与酒店协商确保住宿安排的顺利进行，并及时处理可能出现的住宿问题。5.会议设备及技术支持乙方负责提供会议所需的设备，如投影仪、麦克风、电脑、音响等，并确保设备在会议期间正常运行。安排专业技术人员在会议现场提供技术支持，及时解决设备故障和技术问题，保障会议的顺利进行。6.会议资料准备与发放根据甲方要求，乙方负责准备会议资料，包括会议手册、资料袋、发言稿、演示文稿等，并确保资料内容准确无误。在会议开始前，将会议资料发放至参会人员手中，保证资料发放的及时性和准确性。7.会议接待与签到服务乙方安排专人负责会议接待工作，在会议场地入口处设置签到台，为参会人员提供签到服务，并引导参会人员入场就座及前往相应活动区域。接待人员应具备良好的服务态度和专业素养，及时解答参会人员的疑问，提供必要的帮助。8.会议期间的安全保障乙方负责会议期间的安全保障工作，制定安全应急预案，确保会议场地及周边环境的安全。安排专人负责现场秩序维护，加强对会议场地的巡查，防止发生安全事故。对可能出现的突发事件，应及时采取措施进行处理，并第一时间通知甲方。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方的服务进行监督检查，提出意见和建议，要求乙方及时改进服务质量。根据本协议约定及实际情况，对会议承办的各项工作进行调整和变更，但应提前通知乙方，并承担因变更可能给乙方造成的损失。有权获取乙方提供的与会议承办相关的各类报告和资料，如费用明细、工作进展报告等。2.义务向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括但不限于会议主题、参会人员名单、会议议程、特殊要求等，并确保所提供信息的真实性和准确性。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付承办费用。在会议举办前，协助乙方完成与会议相关的各项准备工作，如确认参会人员信息、审核会议资料等。在会议期间，配合乙方做好各项工作，维护会议秩序，确保会议顺利进行。（二）乙方权利与义务1.权利按照本协议约定收取承办费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排会议承办的具体工作，但应确保服务质量符合本协议及相关法律法规的规定。在遇到不可抗力或甲方原因导致会议无法正常进行或需要变更时，有权要求甲方承担相应的责任或协商解决办法。2.义务严格按照本协议约定及甲方要求，提供优质、高效、专业的会议承办服务，确保会议顺利举办。遵守国家法律法规及相关行业规范，在承办会议过程中，不得从事任何违法违规行为。对甲方提供的资料和信息予以保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方披露。在会议举办前，将各项准备工作的进展情况及时向甲方汇报，如遇重大问题或变更，应提前通知甲方并协商解决方案。会议结束后，向甲方提供会议承办工作总结报告，包括会议效果评估、费用使用情况等。并按照甲方要求，协助甲方处理会议后续事宜。四、费用及支付方式1.承办费用本次会议承办费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。费用明细如下：场地租赁费用：[X]元场地布置费用：[X]元餐饮服务费用：[X]元住宿安排费用：[X]元会议设备租赁及技术支持费用：[X]元会议资料准备及发放费用：[X]元会议接待与签到服务费用：[X]元安全保障费用：[X]元其他费用（如有）：[X]元2.支付方式甲方应在本协议签订后[X]个工作日内，向乙方支付承办费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。在会议举办前[X]个工作日，甲方支付承办费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。会议结束后[X]个工作日内，甲方根据乙方提供的费用结算清单及发票，支付剩余承办费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付承办费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停会议承办服务，并要求甲方支付已发生的费用及违约金。2.若乙方未按照本协议约定提供服务或服务质量不符合要求，乙方应负责采取补救措施，如造成甲方损失的，应承担相应的赔偿责任。乙方逾期履行补救义务超过[X]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的费用及支付违约金，违约金金额为承办费用的[X]%。3.任何一方违反本协议约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币[X]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。4.如因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致本协议无法履行或部分无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方并提供相关证明。双方应协商解决因不可抗力或政府行为给对方造成的损失问题。5.若一方违反本协议约定的其他条款，应承担因此给对方造成的全部损失，并按照承办费用的[X]%向对方支付违约金。六、争议解决本协议在履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效,有效期至本次会议结束且双方权利义务履行完毕之日止。2