会议协议书样本

会议协议书样本甲方：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办[会议名称]会议（以下简称“本次会议”），乙方具备提供相关会议服务的能力和资质，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方承办本次会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.会议规模：预计参会人数为[X]人二、服务内容及要求1.会议策划与组织乙方负责根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括会议议程安排、活动流程设计、场地布置规划等，并确保方案符合甲方的要求和会议主题。组织会议的各项活动，协调各方资源，确保会议的顺利进行。在会议期间，乙方应安排专人负责现场调度，及时处理突发情况。2.场地租赁与布置乙方负责租赁符合会议规模和要求的场地，并确保场地的合法性、安全性和舒适性。场地应具备良好的通风、照明条件，以及必要的会议设备和设施，如投影仪、音响系统、麦克风等。根据会议主题和风格，对场地进行精心布置，包括舞台搭建、背景板制作、桌椅摆放、装饰布置等，营造出适宜的会议氛围。布置应符合甲方提供的设计方案或相关指示，如无明确指示，应体现出专业、美观、大方的特点。3.餐饮服务乙方负责提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇等。餐饮的种类、标准和质量应符合甲方的要求，同时要考虑到不同参会人员的口味和饮食习惯。确保餐饮的卫生安全，严格遵守食品卫生相关法律法规，选用合格的食材供应商，对食材进行严格的检验和处理，保证食品安全无事故。4.住宿安排若甲方有住宿需求，乙方负责为参会人员安排合适的住宿场所。住宿场所应距离会议场地较近，交通便利，具备良好的住宿条件，如房间设施齐全、干净整洁、服务周到等。协助甲方办理参会人员的住宿登记手续，确保住宿安排的顺利进行。在会议期间，应及时处理住宿过程中出现的问题，如房间设施故障、服务投诉等。5.会议资料准备根据甲方提供的会议资料内容和要求，乙方负责进行资料的整理、编辑、排版和印刷工作。会议资料应包括会议手册、会议资料袋、会议文件、发言稿等，确保资料的准确性、完整性和可读性。在会议前将准备好的会议资料发放至每位参会人员手中，并根据会议进程及时补充或更新相关资料。6.会议设备及技术支持提供并确保会议所需的各类设备正常运行，如投影仪设备、音响设备、视频会议设备等。在会议前对设备进行调试检查，确保设备在会议期间无故障发生。安排专业技术人员在会议现场提供技术支持，及时解决设备使用过程中出现的技术问题，保障会议的顺利进行。如遇重大技术问题，应及时采取应急措施，并向甲方报告。7.会议安保与后勤保障负责会议现场的安保工作，制定安保方案，安排安保人员维持会议秩序，确保参会人员的人身安全和财产安全。加强对会议场地及周边区域的巡逻检查，防止发生意外事件。提供会议期间的后勤保障服务，包括饮用水供应、文具用品配备、文件传递等，满足会议的日常需求。及时处理后勤方面的突发情况，如设备损坏、物资短缺等，确保会议的正常运转。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的会议服务进行监督和检查，提出意见和建议，要求乙方按照协议约定和甲方要求改进服务质量。在会议举办过程中，如发现乙方存在违反协议约定或法律法规规定的行为，有权要求乙方立即纠正，并采取相应措施避免损失扩大。若乙方的违约行为给甲方造成损失的，甲方有权要求乙方承担赔偿责任。2.义务向乙方提供举办本次会议所需的相关资料和信息，包括会议主题、议程安排、参会人员名单、会议资料内容等，并确保所提供信息的真实性、准确性和完整性。按照协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方做好会议的各项筹备工作，如协调参会人员的行程安排、提供必要的支持和配合等。在会议期间，积极配合乙方的工作安排，共同维护会议的正常秩序。（二）乙方权利与义务1.权利按照协议约定收取服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排会议服务的具体实施方式和流程，但必须符合法律法规规定和本协议的约定。2.义务严格按照本协议约定的服务内容和要求，为甲方提供优质、高效、专业的会议服务，确保会议的顺利举办。对甲方提供的资料和信息予以保密，不得向任何第三方泄露。未经甲方书面同意，乙方不得将本协议项下的服务内容转包或分包给第三方。在会议举办前，将详细的会议筹备计划和安排告知甲方，并根据甲方的意见和建议进行调整和完善。在会议期间，及时向甲方汇报会议进展情况，遇有重大问题或突发事件应立即向甲方报告，并采取有效措施进行处理。会议结束后，向甲方提供会议服务总结报告，包括会议效果评估、服务质量反馈、存在的问题及改进措施等。同时，按照甲方要求整理和移交会议相关资料和文件。四、服务费用及支付方式1.服务费用本次会议服务费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。此费用为固定总价，包含乙方为履行本协议约定的各项服务内容所需的全部费用，除本协议约定的调整情况外，不因任何因素调整。2.支付方式甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。在会议举办前[X]个工作日，甲方支付服务费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。会议结束后，乙方在向甲方提交合格的会议服务总结报告及相关资料后的[X]个工作日内，甲方支付剩余服务费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停会议服务，并要求甲方支付已完成服务部分对应的费用及违约金。若因甲方逾期付款导致会议无法正常进行或给乙方造成其他损失的，甲方应承担全部赔偿责任。2.若乙方未按照本协议约定的服务内容和要求提供服务，或服务质量不符合约定标准，乙方应负责采取补救措施，并承担由此给甲方造成的全部损失。如乙方在甲方提出整改要求后[X]日内仍未达到协议要求，甲方有权扣除相应的服务费用，并要求乙方返还已收取的部分费用。情节严重的，甲方有权解除本协议，并要求乙方按照服务费用总额的[X]%向甲方支付违约金。3.任何一方违反本协议约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币[X]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。如违约行为给对方造成的损失超过违约金金额的，违约方还应继续赔偿对方超出部分的损失。4.若因不可抗力等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本协议约定的义务，则该方不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。在不可抗力事件影响消除后的合理时间内，双方应协商确定是否继续履行本协议或调整协议内容。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次会议结束且双