销售合同审查及签订标准化流程表

销售合同审查及签订标准化流程表一、适用业务场景本流程表适用于企业销售业务中各类合同的审查与签订环节，涵盖但不限于以下场景：新客户首次合作合同签订（如产品销售、服务提供类合同）；老客户续签合同（含价格调整、条款变更等情形）；大额订单或长期合作框架协议的签订；涉及特殊条款（如定制化服务、分期付款、知识产权约定等）的合同审核。通过标准化流程，保证合同内容合法合规、条款明确清晰，有效防范交易风险，保障企业及客户双方权益。二、标准化操作步骤详解步骤1：合同发起与资料准备责任人：销售经理*操作内容：根据客户需求及谈判结果，填写《合同基本信息表》（见模板表格1），明确合同主体（甲方/乙方）、标的物（产品/服务详情）、数量、价格、交付时间、付款方式等核心条款；收集并整理客户资质材料，包括：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若由非法定代表人签约）、客户信用评估报告（如有）；附上与合同相关的附件，如产品技术参数表、验收标准、双方确认的订单邮件/往来函件等。输出成果：完整的合同草案（含附件）及客户资质材料包。步骤2：业务部门初审责任人：销售经理（初审）、销售总监（复核）审查重点：合同核心条款与谈判结果一致性：产品/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额、交付时间、地点、验收方式是否与订单或客户确认函一致；客户信息准确性：甲方（客户）名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等信息与营业执照是否一致，避免主体错误；商业条款合理性：付款周期、违约责任（如逾期付款罚则）、售后服务条款是否符合企业销售政策，是否存在利益让渡过高的风险；附件完整性：技术参数、验收标准等附件是否齐全，与合同是否冲突。操作要求：初审通过后，在《合同审查记录表》（见模板表格2）中填写业务部门意见并签字，提交法务部门；若存在争议条款，需与客户沟通调整后再行提交。步骤3：法务部门复审责任人：法务专员*审查重点：合同主体合法性：审查客户营业执照是否在有效期内，经营范围是否涉及合同标的，是否存在法定代表人异常、失信被执行人等风险（可通过“国家企业信用信息公示系统”初步核查）；法律条款合规性：合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规要求，如格式条款是否公平、是否存在无效情形；违约责任、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）、不可抗力、保密条款等是否明确、可执行；知识产权、数据安全等特殊约定（如涉及）是否符合行业规定；权利义务对等性：双方权利义务是否清晰，是否存在单方面加重企业责任、减轻客户责任的“霸王条款”。操作要求：法务部门需在2个工作日内完成审查，在《合同审查记录表》中填写法律意见，对存在风险的条款需标注修改建议并反馈至销售部门；若涉及法律问题（如主体资质存疑、核心条款违法），需暂停流程并上报总经理*。步骤4：财务部门审核责任人：财务主管*审查重点：金额准确性：合同总金额、单价、数量是否与财务系统数据一致，是否存在计算错误；付款条款合理性：付款方式（如预付款比例、分期节点）、账户信息（乙方收款账户是否为企业对公账户）、税费承担方式（如是否含税、税率是否符合规定）是否符合企业财务制度；信用风险控制：针对新客户或大额合同，需结合客户信用评估结果，明确是否要求提供担保（如保证金、保函）或缩短付款周期；票据要求：明确发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开具时间及交付方式。操作要求：财务部门在1个工作日内完成审核，在《合同审查记录表》中签署意见，重点标注资金风险点及改进建议。步骤5：管理层审批责任人：根据合同金额及重要性分级审批小额合同（如≤10万元）：销售总监*审批；大额合同（如10万-50万元）：总经理*审批；重大合同（如≥50万元或涉及战略客户/特殊业务）：需召开总经理办公会集体审议。审批重点：综合业务、法务、财务部门意见，评估合同整体风险及收益；对超出销售权限的条款（如价格折扣、服务承诺）进行最终确认；审批通过后，在《合同审批单》（见模板表格3）中签字确认，进入签订环节。步骤6：合同签订与归档责任人：销售经理（签订）、行政专员（归档）操作内容：签订前确认：双方合同文本最终版需经双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章），保证骑缝章齐全（多页合同）；签订方式：优先采用书面签订，特殊情况（如紧急小额合同）可先通过电子签章系统签约后补交纸质版；合同份数：至少一式两份（甲乙双方各执一份），如需备案（如工商部门）或内部多部门使用，增加相应份数；归档管理：行政专员在签订后3个工作日内完成合同归档，包括纸质合同原件、审批材料、客户资质附件等，建立《合同台账》（见模板表格4）记录合同编号、签订日期、金额、到期日、履行状态等信息，电子版同步存入企业档案系统。三、流程配套工具模板模板1：合同基本信息表合同编号合同名称甲方（客户）名称统一社会信用代码乙方（我方）名称统一社会信用代码签订地点签订日期标的物名称规格型号/服务内容数量单价（元）合同总金额（元）付款方式交付时间交付地点验收标准售后服务承诺附件清单备注模板2：合同审查记录表合同编号审查环节审查部门审查人审查日期业务初审销售部*法务复审法务部*财务审核财务部*审查意见（可另附页）业务部门意见：法务部门意见：财务部门意见：修改确认：销售经理签字：日期：模板3：合同审批单合同编号合同名称合同金额（元）申请部门申请人审批意见销售总监意见：签字：日期：总经理意见：签字：日期：（如需集体审议，附会议纪要）模板4：合同台账合同编号合同名称签订日期甲方名称合同金额（元）履行状态（履行中/已完成/终止）到期日责任人归档编号四、关键风险提示主体风险：签约前务必核实客户营业执照、授权委托书等资质文件，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约；条款冲突：合同与附件（如技术参数、补充协议）内容需保持一致，避免条款矛盾导致履行争议；审批越权：严禁未经审批擅自签订超出权限的合同（如价格折扣、延长付款周期等），严格执行分级审批制度；印章管理：签订时需核对公章真实性，保证“合同专用章”或公章清晰、完整，避免私人章或无效印章；履行跟踪：合同签订后，