《Excel-2016数据处理与分析》教学课件02数据的编辑与美化

模块2数据的编辑与美化本模块有两个主要目标：一是学会数据的编辑整理，二是学会表格数据的美化。前者让表格数据更加准确和规范；后者让表格更加美观，增加表格的可读性和视觉体验。学习目标本模块的知识点都非常重要，也非常必要。需要重点掌握的有如下几个：复制数据，修改数据，设置字体格式、对齐方式、底纹、字体颜色、边框线条，套用表格样式等。学习重点2.1

数据的编辑无论是手动输入数据、外部导入数据或时间数据发生变化，一旦发现数据有缺少、多余、错误或不统一等情况，都需要进行编辑整理，如复制、粘贴、修改、分列、合并串联等，让表格数据更加规范和符合数据管理分析的要求。2.1.1复制和粘贴数据在表格中需要输入相同数据，特别是输入跨区域或跨表格的相同数据时，复制和粘贴是最为快捷有效的方法。方法也非常简单，只需选择要复制的数据单元格区域，按Ctrl+C组合键复制，然后选择要粘贴的起始单元格位置按Ctrl+V组合键粘贴即可。下面介绍几种实用的粘贴选项。2.1.1复制和粘贴数据·无格式粘贴：粘贴的数据自动应用单元格中的样式，单击“粘贴”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“值”选项，如图2-1所示。·保持列宽：粘贴的表格数据保持原有的列宽不变，保证表格的宽度不变，单击“粘贴”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“列宽”选项，如图2-2所示。·转置：将行转换为列，将列转换为行，如图2-3所示。2.1.1复制和粘贴数据2.1.2修改数据在Excel中录入数据时，常会出现输入错误的情况，或是在审阅表格数据时会发现数据错误。解决这些问题非常简单，只需对数据进行修改即可。下面简要介绍修改数据常用的3种方法。（1）选择需要修改数据的单元格，直接输入正确数据替代旧数据，这种方法适用于对单元格中的内容进行全面修改。（2）选择需要修改数据的单元格，在编辑栏中修改数据。这种方法适用于对单元格内容进行部分修改，用户可以有选择地删除错误的部分，输入正确的数据。（3）双击需要修改数据的单元格，将文本插入点定位到单元格内进行数据修改。2.1.2修改数据【实例2-1】利用查找和替换批量删除零值在库存表中，领导让新入职的小叶将“0”替换为“暂缺数据”，因为数量较多，他不知道从何下手，老林告诉他使用“查找和利用”功能可以一次性将所有的数值进行批量修改，他的操作步骤如下。步骤1打开素材文件中的“素材\模块2\2.1\库存.xlsx”文件，选择A1：D20单元格区域，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“查找和选择”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“查找”选项，如图2-4所示。步骤2打开“查找和替换”对话框并切换到“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入“0”，在“替换为”文本框中输入“暂缺数据”，单击“全部替换”按钮，如图2-5所示。2.1.2修改数据2.1.2修改数据步骤3关闭“查找和替换”对话框，在表格中可以看到所有0值数据都被替换为“暂缺数据”，如图2-6所示。提示：按Ctrl+F组合键能够快速打开“查找和替换”对话框。图2-6“0”值被一次性替换为“暂定数据”实现步骤视频2.1.3数据分列数据分列是将同一列中的数据分为若干列。通常我们在进行数据分列时，采用的方法是逐一剪切并粘贴，但是这比较耗费时间且比较笨拙，而数据分列就是一种很好的选择。【实例2-2】使用分列功能拆分零售数据表中的数据新入职的小王在导入外部数据时，因为操作的问题将所有数据导入了同一列中，他不知道该怎样将数据分到不同的列中，这时老林告诉小王使用分列功能并演示给他看，成功地将同一列数据分列开来，老林的操作步骤如下。2.1.3

数据分列步骤1打开素材文件中的“素材\模块2\2.1\零售数据.xlsx”文件，选择A列单元格区域，单击“数据”选项卡“数据工具”组中的“分列”按钮，如图2-7所示。步骤2打开“文本分列向导-第1步，共3步”对话框后，选中“分隔符号”单选按钮，单击“下一步”按钮，如图2-8所示。2.1.3数据分列2.1.3数据分列步骤3打开“文本分列向导-第2步，共3步”对话框，选中“Tab键”复选框，单击“下一步”按钮，如图2-9所示。步骤4打开“文本分列向导-第3步，共3步”对话框，单击“完成”按钮，如图2-10所示。2.1.3数据分列步骤5Excel自动将数据分成多列数据，效果如图2-11所示。图2-11数据分列效果实现步骤视频2.1.4多行数据的合并操作通常一个工作表中包含着大量的数据信息，这时，批量操作就十分必要，多行多列同时进行选择操作，既提高了工作效率，又便于了解数据。【实例2-3】快速合并多列中的邮寄地址公司后勤部小叶接到上级领导通知：在中秋节之前将公司员工的家庭详细地址统计出来，以便在中秋节时邮寄礼品到每名员工家里。小叶对着员工信息表陷入了沉思：员工地址在不同的单元格中，如何才能将详细地址合并到一个单元格中呢？老陈建议他使用快速合并功能，操作步骤如下。2.1.4多行数据的合并操作步骤1打开素材文件中的“素材\模块2\2.1\邮寄地址.xlsx”文件，选中E2单元格，在单元格中按照“省份城市区县街道”的顺序输入示例，按Enter键退出编辑状态，如图2-12所示。步骤2选中E2单元格，切换到“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“快速填充”按钮，如图2-13所示。2.1.4多行数据的合并操作2.1.4多行数据的合并操作步骤3返回工作表，完成合并邮寄地址，如图2-14所示。实现步骤视频2.2

单元格格式设置办公表格虽然不如商务表格那样规范和美观，但也要有一定的“颜值”，美化表格数据，通常的做法是设置格式，如字体、字号、底纹颜色、边框样式、行高和列宽、字体颜色等。下面讲解常用的几种格式设置方法。2.2.1设置字体格式设置字体格式是Excel中最常见的操作之一，最简便的方法是直接选择字体，也就是在“字体”下拉列表框中选择字体。【实例2-4】在办公用品领用表中设置字体和字号公司后勤部小叶为了使办公用品领用表更加简洁大方，符合公司形象要求，将默认字体（等线体）、字号（11磅）更改为“微软雅黑、TimesNewRoman、12”，并将标题部分加粗，他的操作步骤如下。步骤1打开素材文件中的“素材\模块2\2.2\办公用品领用表.xlsx”文件，选择A1：H21单元格区域，在“字体”下拉列表框中选择“微软雅黑”选项，如图2-15所示。步骤2选择A3：A21、F3：H21单元格区域，在“字体”下拉列表框中选择“TimesNewRoman”选项，如图2-16所示。2.2.1设置字体格式2.2.1设置字体格式步骤3选择A2：H2单元格区域，在“字号”下拉列表框中选择“12”选项，如图2-17所示。步骤4保持A2：H2单元格区域的选择状态，单击“加粗”按钮，如图2-18所示。实现步骤视频2.2.2设置对齐方式在Excel中，对齐方式有水平对齐和垂直对齐两大类，其中水平对齐又分为常规、靠右、居中、填充、两端对齐等，垂直对齐分为靠上、居中和靠下等。用户可以根据表格设计的要求或数据性质采取不同的对齐方式。【实例2-5】在办公用品领用表中设置对齐方式在新制作的办公用品领用表中，没有特别明显的表格结构样式，主管要求助理小叶将表头和标题行数据水平居中对齐，然后根据样式进行格式设置，小叶的操作步骤如下。步骤1打开素材文件中的“素材\模块2\2.2\办公用品领用表1.xlsx”文件，选择A1：H1单元格区域，在“对齐方式”组中单击“合并后居中”按钮，如图2-19所示。步骤2选择A2：H2单元格区域，在“对齐方式”组中单击“居中”按钮，如图2-20所示。2.2.2设置对齐方式实现步骤视频2.2.3设置行高和列宽在Excel中为了让数据完全展示，增加美观和协调性，可以调整行高和列宽。调整行高和列宽的基本操作有3种：精准设置行高和列宽、手动设置行高和列宽及自动调整行高和列宽。这里以精准设置行高和列宽为例进行讲解。【实例2-6】在办公用品领用表中设置行高和列宽新入职的小林将自己整理的办公用品领用表发送给了主管小叶，随即得到的回复是：把表格调整得宽松一些。小林立即对表格的宽度和高度进行了调整，他的操作如下。步骤1打开素材文件中的“素材\模块2\2.2\办公用品领用表3.xlsx”文件，选择1~21行并右击，在弹出的快捷菜单中选择“行高”命令，打开“行高”对话框，在“行高”文本框中输入“18”，单击“确定”按钮，如图2-21所示。2.2.3设置行高和列宽2.2.3设置行高和列宽步骤2选择A~H列并右击，在弹出的快捷菜单中选择“列宽”命令，打开“列宽”对话框，在“列宽”文本框中输入“15”，单击“确定”按钮，如图2-22所示。实现步骤视频2.2.4设置底纹、字体颜色和边框线条要让表格的整体架构更加美观、层次结构更加明显，通常要对表格数据添加边框线条，并对指定数据区域的底纹和字体颜色进行设置。【实例2-7】在办公用品领用表中设置部分格式在办公用品领用表中，已对表格中的数据格式进行了相应设置，小林现在需要对标题行底纹、字体颜色和数据主体部分的边框进行设置，他的操作步骤如下。2.2.4设置底纹、字体颜色和边框线条步骤1打开素材文件中的“素材\模块2\2.2\办公用品领用表2.xlsx”文件，选择A2：H2单元格区域，单击“填充颜色”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“橙色，个性色2”选项，如图2-23所示。步骤2单击“字体颜色”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“白色，背景1”选项，如图2-24所示。2.2.4设置底纹、字体颜色和边框线条2.2.4设置底纹、字体颜色和边框线条步骤3选择A2：H21单元格区域，单击“下框线”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“线条颜色”选项，再在弹出的子列表中选择“橙色，个性色2，淡色40%”选项，如图2-25所示。步骤4保持A2：H21单元格区域的选择状态，单击“下框线”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“所有框线”选项，如图2-26所示。2.2.4设置底纹、字体颜色和边框线条实现步骤视频2.3

单元格样式的使用在数据繁多的数据表格中，为了突出相应的数据重点，可以对单个单元格样式进行设置，从而突出重点或表明数据的指向要求。2.3.1内置单元格样式在为单元格设置样式时，分别对单元格的字体、底纹、边框线等做相应的设置比较烦琐，如果不是特别追求个性化，不妨使用系统预设的单元格样式，快速为指定单元格区域套用单元格样式、美化单元格。【实例2-8】为标题行套用单元格样式在重新制作的办公用品领用表中，若要重新设置字体和字号，则需要进行多步操作，为了节省时间，小叶将表头数据直接套用“标题1”单元格样式，节省了设置表头字体格式的时间，实现了高效办公，他的操作步骤如下。2.3.1内置单元格样式步骤1打开素材文件中的“素材\模块2\2.3\办公用品领用表3.xlsx”文件，选择A1：H1单元格区域，在“开始”选项卡下，单击“样式”组中的“单元格样式”下拉按钮，如图2-27所示。步骤2在弹出的下拉列表中选择“标题”下的“标题1”选项，如图2-28所示。2.3.1内置单元格样式2.3.1内置单元格样式步骤3此时，A1中的表头数据自动套用了单元格样式，设置了字体、字号和字体颜色等格式，如图2-29所示。实现步骤视频2.3.2自定义单元格样式表格中自带的单元格样式非常有限，让人特别满意的样式不多，很多情况下都不能满足使用需求，这时，可以自定义单元格样式。【实例2-9】为标题行套用单元格样式小叶作为Excel爱好者，觉得Excel中的单元格样式不多，同时又有自定义功能，好奇心瞬间高涨的他，开启了DIY单元格样式之路，他的操作步骤如下。步骤1单击“样式”组中的“单元格样式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“新建单元格样式”选项，如图2-30所示。步骤2打开“样式”对话框，单击“格式”按钮，如图2-31所示。2.3.2

自定义单元格样式2.3.2自定义单元格样式步骤3打开“设置单元格格式”对话框，在“字体”选项卡下的“颜色”下拉列表框中选择“红色”，如图2-32所示。步骤4在“边框”选项卡下单击“外边框”按钮，如图2-33所示。2.3.2自定义单元格样式步骤5切换到“填充”选项卡，选择背景色选项（第2行第5列），单击“确定”按钮，如图2-34所示。步骤6返回到“样式”对话框，单击“确定”按钮，如图2-35所示实现步骤视频2.4表格格式的使用在Excel表格中，有许多现有的表格格式，为数据表格的美化提供了极大的方便，我们可以结合自身的需要套用现有的表格格式。2.4.1套用表格格式套用表格格式是最简单高效的设置表格格式的方法。【实例2-10】为销售表套用表格格式开会前，领导让小陈在1分钟内将设置好格式的销售表发送给他。在这么短的时间内要手动完成表格样式的设置是不可能的，此时，她决定套用表格格式，操作方法如下。步骤1打开素材文件中的“素材\模块2\2.4\销售表.xlsx”文件，选择单元格区域，在“开始”选项卡下，单击“样式”组中的“套用表格格式”下拉按钮，如图2-36所示。步骤2在弹出的下拉列表中选择“表样式浅色1”选项，如图2-37所示。2.4.1套用表格格式2.4.1套用表格格式步骤3打开“套用表格式”对话框，单击“确定”按钮，如图2-38所示。步骤4套用表格格式的效果如图2-39所示。实现步骤视频2.4.2自定义表格格式表格样式虽然有几十种，但仍然有限，不能满足所有需要（与单元格样式一样），很多时候需要用户自定义。【实例2-11】为销售报表创建及应用表格样式小叶在自定义单元格样式后，仍然意犹未尽，在套用表格格式后，决定尝试自定义表格格式，具体操作如下。步骤1打开素材文件中的“素材\模块2\2.4\销售表1.xlsx”文件，在“开始”选项卡下，单击“样式”组的“套用表格格式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“新建表格样式”选项，如图2-40所示。步骤2打开“新建表样式”对话框，在“表元素”列表框中选择“标题行”选项，单击“格式”按钮，如图2-41所示。2.4.2自定义表格格式2.4.2自定义表格格式步骤3打开“设置单元格格式”对话框，选择“字体”选项卡下的“颜色”为“红色”选项，如图2-42所示。步骤4切换到“边框”选项卡，单击“外边框”和“内部”按钮，如图2-43所示。2.4.2自定义表格格式步骤5切换到“填充”选项卡，选择“背景色”中的“浅蓝”选项（第7行第7列），如图2-44所示。步骤6单击“确定”按钮，继续设置其他表元素，如图2-45所示。实现步骤视频2.5

综合实例前面学习了数据的编辑与美化操作，下面通过一个综合实例灵活应用这些操作，做到学以致用。2.5综合实例步骤1打开素材文件中的“素材\模块2\综合实例\采购申请表.xlsx”文件，在表格中输入部分采购数据，如图2-46所示。步骤2选中A3单元格，将鼠标指针移到单元格右下角，当鼠标指针变成“+”形状时按住鼠标左键并向下拖动，自动填充日期到数据末行，如图2-47所示。2.5综合实例步骤3选择A1：H21单元格区域，单击“字体”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“微软雅黑”选项，如图2-48所示。步骤4按住Ctrl键拖动鼠标选择A3：A21、F3：H21单元格区域，单击“字体”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“TimesNewRoman”选项，如图2-49所示。提示：在设置字体时，也可以像设置字号一样在“字体”文本框中直接输入字体名称，避免字体列表很长时选择某一字体出现困难。2.5综合实例2.5综合实例步骤5选择A1单元格，在“字号”下拉列表文本框中输入“18”，按Enter键确认，如图2-50所示。步骤6选择A2：H2单元格区域，在“字号”下拉列表文本框中输入“12”，按Enter键确认，如图2-51所示。2.5综合实例步骤7保持A2：H2单元格区域的选择状态，单击“加粗”按钮，再单击“对齐方式”组中的“居中”按钮，如图2-52所示。2.5综合实例步骤8选择A1：H1单元格区域，单击“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮，如图2-53所示。步骤9按住Ctrl键拖动鼠标选择A3：A21、E3：H21单元格区域，单击“居中”按钮，如图2-54所示。2.5综合实例步骤10选择A2：H2单元格区域，单击“填充颜色”下拉按钮，在弹出的拾色器中选择“橙色，个性色2”选项，如图2-55所示。步骤11保持A2：H2单元格区域的选择状态，单击“字体颜色”下拉按钮，在弹出的拾色器中选择“白色，背景1”选项，如图2-56所示。2.5综合实例技能拓展：在设置字体颜色、底纹填充颜色时，若拾色器中的颜色选项没有我们想要的，可通过“颜色”对话框来添加。方法是（以设置字体颜色为例）：单击“字体颜色”下拉按钮，在弹出的拾色器中选择“其他颜色”选项，打开“颜色”对话框，切换到“自定义”选项卡，在其中选择需要的颜色，单击“确定”按钮，如图2-57所示。2.5综合实例步骤12将鼠标指针移到第1行和第2行交界处，当鼠标指针变成形状时，按住左键不放，拖动鼠标指针调整行高到合适高度后释放鼠标，如图2-58所示。步骤13拖动鼠标选择第A~H列并右击，在弹出的快捷菜单中选择“列宽”命令，如图2-59所示。2.5综合实