跑步俱乐部行政印章使用管理制度

跑步俱乐部行政印章使用管理制度第一章总则第一条为规范跑步俱乐部行政印章管理，防范用印风险，维护俱乐部合法权益和正常运行秩序，保障会员及合作方利益，根据《民办非企业单位登记管理暂行条例》《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》等相关法规，结合俱乐部实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于俱乐部所有行政类印章的刻制、保管、使用、监督及销毁等全流程管理。行政印章包括但不限于俱乐部公章、法定代表人（负责人）私章、部门专用章（如办公室章、会员服务部章）、专项业务章（如活动组织章、赛事认证章）等。第三条行政印章管理遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责：由俱乐部办公室统筹管理，各部门按职责分工配合，明确印章保管人与使用责任人；（二）严格审批，规范用印：用印需经层级审批，杜绝越权用印、违规用印；（三）登记备案，可溯可查：建立用印台账，留存用印记录及文件副本，确保全程可追溯；（四）安全保密，防范风险：落实印章保管安全措施，防止丢失、被盗或滥用。第二章印章的种类与刻制第四条俱乐部行政印章按功能与使用范围分为四类：（一）俱乐部公章：代表俱乐部法人主体，用于对外签署合同、协议、公函、证明文件，对内发布重要通知、决议等；（二）法定代表人（负责人）私章：用于需法定代表人签署的文件（如银行账户业务、授权委托书），或与公章配套使用的正式文书；（三）部门专用章：仅限部门内部业务往来（如会员服务部章用于会员信息登记、活动报名确认），不得对外签署合同或具有法律效力的文件；（四）专项业务章：用于特定业务场景（如赛事组织章用于赛事秩序册、完赛证书盖章），需在刻制时明确标注使用范围（如“仅限XX赛事活动使用”）。第五条印章刻制须履行以下程序：（一）申请：因新设部门、业务扩展或原印章损坏需重新刻制时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，注明印章类型、用途、使用范围，附部门职责说明（新部门）或原印章损坏证明（重新刻制）；（二）审批：申请表经部门负责人初审、办公室审核（核查是否重复刻制、使用范围是否合规），报分管行政的副理事长（或会长）审批；（三）备案：审批通过后，办公室持俱乐部登记证书、法定代表人身份证明、审批文件等材料，到公安机关备案的刻章单位刻制；（四）启用：新印章刻制完成后，办公室留存印模，登记《印章管理台账》（内容包括印章名称、编号、刻制时间、保管人、使用范围），并发布《印章启用通知》，明确启用日期及使用要求；（五）原印章处理：因损坏或变更需更换的原印章，由办公室登记封存，按本制度第七章规定流程销毁。第三章印章的保管与交接第六条印章实行专人保管制，保管人须为俱乐部正式员工，具备良好职业操守，熟悉用印制度。具体分工如下：（一）俱乐部公章、法定代表人私章由办公室主任或其指定专人（以下统称“公章管理员”）保管；（二）部门专用章由部门负责人指定专人保管，部门负责人为第一监管责任人；（三）专项业务章由业务主办部门指定专人保管，业务结束后需交回办公室统一封存。第七条印章保管须符合以下安全要求：（一）存放于带锁的专用柜（箱）内，做到“人离章锁”；（二）保管场所配备监控设备（如办公室），监控记录保存至少6个月；（三）严禁将印章带离保管场所，因特殊情况（如外出签订合同）需携带外出的，须经分管副理事长审批，由保管人全程携带并登记《外出用印记录表》（记录事由、时间、地点、携带人、归还时间）。第八条印章交接须履行书面手续：（一）保管人因调岗、离职或请假超过3个工作日时，须填写《印章交接登记表》，经部门负责人监交，将印章、印模、用印台账及相关材料移交至接手人；（二）交接双方及监交人需签字确认，办公室留存交接记录备案；（三）未完成交接的，原保管人不得离岗。第四章使用范围与审批权限第九条俱乐部公章使用范围包括：（一）对外：与政府部门、合作企业、其他社会组织签署的合同、协议、备忘录；出具的介绍信、证明（如会员参赛资格证明）、公函；（二）对内：俱乐部理事会决议、年度工作计划/总结、重要管理制度发布；（三）其他需以俱乐部法人名义确认的事项。第十条法定代表人私章使用范围：（一）银行账户开立、变更、注销等金融业务；（二）授权委托书、法律文书（如诉讼材料）中需法定代表人签章的部分；（三）与公章配套使用的正式文件（如合同尾页需“公章+法人章”）。第十一条部门专用章使用范围仅限部门职责内的事务性工作，包括：（一）会员服务部章：会员信息登记确认、活动报名回执、临时物料（如签到表）；（二）赛事运营部章：赛事报名确认单、补给站物资清单（非结算类）；（三）其他部门章：内部通知、文件流转（如审批单会签）。第十二条专项业务章使用范围以刻制时标注为准，例如“XX马拉松赛事组织专用章”仅限用于该赛事的秩序册、参赛包标签、完赛证书（非成绩证书）等，不得用于合同或收费凭证。第十三条用印审批权限按事项重要性分级：（一）一般事项：单次用印不涉及重大权益、金额（5000元以下）或会员50人以下的活动，由申请部门负责人审批；（二）重要事项：涉及金额5000元（含）至5万元，或会员50人（含）至200人的活动，需经分管副理事长审批；（三）重大事项：涉及金额5万元（含）以上、会员200人（含）以上，或对外投资、合作办学、法律诉讼等，须经理事长（或会长）审批。第五章使用流程与登记第十四条用印须严格履行“申请-审批-用印-登记-存档”流程：（一）申请：用印人填写《用印申请表》，注明用印事由、文件名称（含编号）、用印数量、需盖章位置（如“骑缝章”“落款章”），并附拟用印文件电子版或纸质稿（需经部门负责人初审内容合规性）；（二）审批：按第十三条权限提交审批，审批人需核查文件内容是否与用印事由一致、是否符合俱乐部利益、是否存在法律风险；（三）用印：审批通过后，公章管理员核对《用印申请表》与文件内容，确认无误后方可用印；用印时须确保印章清晰、位置准确，禁止在空白纸张、未填写完整的文件上用印；（四）登记：用印后，公章管理员在《用印登记台账》中记录用印时间、文件名称及编号、用印数量、申请人、审批人等信息；（五）存档：用印文件的纸质版或电子版（扫描件）由申请部门留存归档，《用印申请表》及登记台账由办公室存档，保存期限不少于5年。第十五条紧急用印处理：因突发情况（如赛事证书需连夜盖章）无法提前审批的，用印人须电话请示审批人（需同步短信或微信确认），经同意后可先行用印，但须在24小时内补办审批手续并登记台账。第十六条禁止用印情形：（一）文件内容与俱乐部宗旨、管理制度冲突；（二）未经审批或审批手续不全；（三）文件关键信息（如金额、日期、对方单位）空白或未填写；（四）用印范围超出印章规定用途（如部门章用于对外合同）；（五）其他可能损害俱乐部权益的情况。第六章监督与责任追究第十七条俱乐部办公室负责印章使用的日常监督，监事会（或内审小组）每季度对用印台账、文件存档情况进行抽查，每年开展一次全面审计，重点核查：（一）印章保管是否符合安全要求；（二）用印审批是否规范，有无越权审批、事后补批；（三）是否存在空白用印、超范围用印等违规行为；（四）用印文件内容是否合法合规，是否与俱乐部利益一致。第十八条对违规用印行为，按以下规定追究责任：（一）因保管不善导致印章丢失、被盗的，保管人须立即报告办公室并报警，视情节轻重给予警告、扣发绩效（500-2000元）或调岗处理；造成经济损失的，承担相应赔偿责任；（二）未经审批用印或超范围用印的，对责任人给予通报批评，扣发当月绩效50%；造成俱乐部名誉或经济损失的，解除劳动合同并追究法律责任；（三）伪造、私刻俱乐部印章的，一经查实，立即解除劳动合同并移送公安机关处理；（四）审批人未履行审核职责，导致违规用印的，视情节对审批人给予警告、记过处分，造成损失的承担连带赔偿责任