跑步俱乐部跑者数据档案制度

跑步俱乐部跑者数据档案制度第一章总则第一条为规范跑步俱乐部跑者数据档案管理，保障会员信息安全与权益，提升服务精准化水平，推动俱乐部专业化、数字化发展，根据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国数据安全法》等法律法规，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。第二条本制度所称“跑者数据档案”，是指俱乐部通过线上平台、线下活动、赛事参与等渠道收集的，与会员跑步运动相关的个人信息、运动数据及服务记录的集合，包括但不限于基本信息、运动能力数据、健康监测数据、会员服务交互数据等。第三条本制度适用于俱乐部全体注册会员（含预备会员）的数据档案管理工作，涵盖数据收集、存储、使用、共享、归档及销毁全流程。第四条跑者数据档案管理遵循“合法合规、最小必要、会员自愿、安全可控”原则，以服务会员运动提升、保障赛事安全、优化俱乐部运营为核心目标，严禁数据滥用或泄露。第二章数据收集与录入第五条数据收集范围（一）基本信息：姓名、性别、年龄、联系方式（手机/邮箱）、身份证号（可选）、居住区域、职业等；（二）运动能力数据：日常跑步记录（距离、配速、耗时、心率）、历史赛事成绩（马拉松、越野跑等项目的完赛时间、名次）、训练计划执行情况；（三）健康监测数据：经会员授权的体检报告（重点关注心血管功能、关节健康等与跑步相关指标）、运动损伤史、慢性病史（如高血压、糖尿病）；（四）会员服务交互数据：参与俱乐部活动记录（例：训练课、赛事组织、跑步讲座）、服务需求反馈（例：装备租赁、补给建议）、会员等级及权益使用记录。第六条数据收集方式（一）主动登记：会员注册时通过俱乐部官方APP、小程序或线下服务台填写《跑者数据档案登记表》，勾选授权范围；（二）自动采集：会员使用俱乐部合作运动手表、手机APP（如Keep、悦跑圈）时，经授权同步运动轨迹、心率等实时数据至俱乐部数据库；（三）赛事记录：俱乐部主办或协办的赛事中，通过计时芯片、现场签到系统记录参赛成绩及现场表现；（四）第三方共享：与医疗机构、运动康复机构合作时，经会员书面授权后获取健康评估报告等补充数据。第七条数据录入要求（一）数据录入前需核对会员授权书，确保收集范围与授权内容一致；（二）电子数据通过加密系统录入，纸质表格由行政部专人整理后扫描存档，原始纸质件保存3个月后统一销毁；（三）录入字段需标注数据来源及采集时间，敏感信息（如身份证号、健康指标）以“”号部分隐藏存储。第三章数据存储与管理第八条数据分级管理（一）普通数据：基本信息、运动能力数据（不含实时定位）、会员服务交互数据，存储于俱乐部主数据库；（二）敏感数据：健康监测数据、身份证号、实时定位信息，单独存储于加密服务器，仅限俱乐部负责人、医疗顾问及授权技术人员访问。第九条存储介质与安全（一）电子档案：采用云服务器+本地备份双存储模式，云服务器由第三方合规平台提供（需通过ISO27001认证），本地备份每月更新一次，存储设备设置访问密码及生物识别（指纹/人脸）双重验证；（二）纸质档案：存放于带锁文件柜，由行政部档案管理员专人保管，非工作时间文件柜存放于监控覆盖的独立房间；（三）数据存储期限：普通数据自会员退会之日起保存5年，敏感数据保存至会员退会或明确要求删除之日（最长不超过10年），赛事成绩等重要记录长期保存。第十条数据更新与修正（一）会员可通过俱乐部APP“个人中心”提交数据修正申请，需附相关证明材料（如体检报告、赛事证书）；（二）行政部在5个工作日内审核材料，确认无误后由技术部更新数据，并同步通知会员；（三）因系统采集误差导致的数据错误，技术部需在发现后24小时内修正，并向受影响会员发送说明短信。第四章数据使用与共享第十一条数据使用范围（一）会员服务：根据运动数据定制个性化训练计划，根据健康数据提供运动风险提示（如心率异常预警）；（二）赛事组织：分析会员参赛偏好（如马拉松距离、越野难度），优化赛事组别设置及补给点布局；（三）健康指导：联合医疗合作机构，针对会员健康数据推送康复建议或运动禁忌提醒；（四）运营分析：统计会员活跃度、运动水平分布，为俱乐部课程开发、装备采购提供数据支持。第十二条数据使用限制（一）禁止将数据用于商业广告推送、会员信息售卖等非服务目的；（二）使用敏感数据时需再次获得会员书面授权（如调用健康数据生成专属报告）；（三）对外发布统计分析报告时，需隐去可识别个人身份的信息（如用“30-35岁男性跑者”代替具体姓名）。第十三条数据共享规则（一）仅在以下情形共享数据：1.配合公安、卫生等行政机关调查（需提供正式公函）；2.与赛事主办方共享参赛会员成绩（需提前告知会员并允许拒绝）；3.与运动科研机构合作研究（需签署保密协议，且研究成果不暴露个人信息）。（二）数据共享前需经俱乐部管理层审批，共享内容、接收方、用途等信息需记录在《数据共享登记册》，保存期限不少于10年。第五章数据安全与会员权益保障第十四条安全责任主体（一）行政部为数据档案管理责任部门，设专职档案管理员1名，负责数据审核、存储介质维护及安全事件上报；（二）技术部为数据系统保障部门，负责服务器加密、访问权限设置及日常安全巡检（每周1次）；（三）俱乐部负责人为数据安全第一责任人，每年组织1次数据安全培训（覆盖全体员工）。第十五条安全防护措施（一）建立访问权限分级制度：普通员工仅可查看所负责会员的普通数据；管理层可查看敏感数据但需审批；技术人员仅能维护系统，无法直接读取数据内容；（二）安装入侵检测系统，实时监控数据库访问行为，异常操作（如非工作时间高频访问）自动触发警报并锁定账号；（三）每季度进行数据安全演练（如模拟数据泄露场景），检验应急响应能力。第十六条会员权益保障（一）查询权：会员可通过APP或线下服务台申请查看本人数据档案，俱乐部需在3个工作日内提供；（二）复制权：会员要求复制数据时，俱乐部以加密文件形式提供（纸质件需会员签字确认）；（三）删除权：会员申请删除数据时，俱乐部需在7个工作日内完成电子数据清除及纸质档案销毁，并出具《数据删除确认书》；（四）投诉权：会员对数据管理有异议，可拨打俱乐部监督电话（400-XXX-XXXX）或发送邮件至service@，受理后15个工作日内反馈处理结果。第六章数据归档与销毁第十七条归档流程（一）每年12月31日前，行政部对当年数据进行整理，按“活跃会员”（年度跑步次数≥20次）、“普通会员”（年度跑步次数＜20次）、“退会会员”分类归档；（二）归档数据需标注“归档日期”“会员状态”，电子档案单独存入“历史数据库”，纸质档案移交至专门档案室。第十八条销毁规范（一）电子数据销毁：通过专业数据擦除软件（如DBAN）覆盖存储区域3次以上，确保无法恢复；（二）纸质档案销毁：采用碎纸机粉碎（颗粒≤5mm），或委托有资质的销毁公司处理（需索要销毁证明）；（三）销