某跑步俱乐部媒体接待管理规定

某跑步俱乐部媒体接待管理规定第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）媒体接待工作，维护俱乐部品牌形象，保障信息传递的准确性与时效性，促进跑步文化传播及会员服务质量提升，结合俱乐部实际运营需求，制定本规定。第二条本规定适用于俱乐部范围内所有媒体接待活动，包括但不限于新闻采访、专题报道、活动跟拍、合作推广等形式的媒体来访及对接工作。第三条媒体接待遵循以下原则：（一）统一管理原则。媒体接待工作由俱乐部宣传部门统筹负责，实行“集中受理、分级审批、全程跟进”，避免多头对接导致信息混乱；（二）分级负责原则。根据媒体级别、采访内容重要性及影响范围，划分接待层级，明确责任主体，确保资源合理配置；（三）合规性原则。接待过程严格遵守国家法律法规及俱乐部内部管理制度，涉及会员隐私、未公开信息等内容需履行保密义务；（四）正向传播原则。通过媒体接待传递跑步运动的积极价值，展现会员健康向上的精神风貌，弘扬全民健身文化。第二章媒体分类与分级管理第四条媒体分类标准：（一）主流媒体：指经国家新闻出版广电总局批准设立，具有广泛社会影响力的传统媒体及重点新闻网站，包括中央级媒体（如人民日报、新华社、央视体育频道等）、省级媒体（如省级卫视、省级党报等）、市级主流媒体（如市级电视台、都市报等）；（二）行业媒体：聚焦体育、跑步领域的专业性媒体，包括跑步类杂志（如《跑者世界》）、运动垂直网站（如“跑步圣经”“知行合逸”）、体育赛事官方合作媒体等；（三）自媒体：通过互联网平台传播内容的个人或机构账号，包括粉丝量50万以上的头部自媒体（如“马拉松助手”“跑步学院”等）、10万至50万的腰部自媒体及10万以下的普通自媒体。第五条媒体分级管理：（一）一级媒体：中央级主流媒体、行业头部媒体（如《跑者世界》中文版、国内TOP3跑步垂直平台）、粉丝量100万以上的头部自媒体；（二）二级媒体：省级主流媒体、区域影响力突出的行业媒体（如省级跑步协会合作媒体）、粉丝量50万至100万的腰部自媒体；（三）三级媒体：市级主流媒体、普通行业媒体（如地方性跑步社群合作媒体）、粉丝量10万至50万的自媒体及其他非重点合作媒体。第六条分级接待标准：（一）一级媒体：由俱乐部秘书长或分管宣传的副理事长直接接待，宣传部门负责人全程陪同，提前制定专项接待方案并报理事会备案；（二）二级媒体：由宣传部门负责人接待，指定2名以上专职人员配合，接待方案需经分管副理事长审批；（三）三级媒体：由宣传部门指定专员接待，接待前向部门负责人报备，确保流程规范。第三章媒体接待流程管理第七条媒体申请受理（一）媒体来访需提前3个工作日提交《媒体采访申请表》（附件1），内容包括：媒体名称、资质证明（如新闻记者证、自媒体认证信息）、采访主题、采访形式（文字/视频/图片）、采访对象（会员/教练/管理人员）、采访时间及时长、随行人员名单及设备清单；（二）自媒体需额外提供近3个月内容发布记录及粉丝量截图，以便评估传播影响力；（三）未提前申请或信息不全的媒体，宣传部门可暂缓接待并要求补充材料。第八条审核与审批（一）宣传部门收到申请后2个工作日内完成初审，重点核查媒体资质、采访内容合规性（是否涉及会员隐私、未公开赛事信息、俱乐部敏感数据等）；（二）初审通过后，根据媒体分级提交审批：一级媒体需报理事会审批，二级媒体由分管副理事长审批，三级媒体由宣传部门负责人审批；（三）审批未通过的，宣传部门应在1个工作日内书面反馈原因；审批通过的，向媒体发送《采访确认函》（附件2），明确时间、地点及注意事项。第九条接待方案制定（一）审批通过后，宣传部门根据媒体级别及采访主题制定《媒体接待方案》，内容包括：接待人员分工、采访流程（含备用流程）、采访提纲（需经被采访对象确认）、后勤保障（场地布置、设备调试、餐饮食水）、应急预案（如突发设备故障、采访对象临时缺席等）；（二）涉及会员采访的，需提前与会员沟通并签署《采访授权书》（附件3），明确采访内容使用范围及肖像权授权期限；（三）大型活动跟拍（如俱乐部年度马拉松赛事）需额外协调安保部门，规划媒体拍摄区域，避免影响活动正常进行。第十条接待执行（一）接待当日，接待人员需提前30分钟到场，确认场地、设备及人员到位情况；（二）安排专人引导媒体签到，发放《俱乐部资料包》（含俱乐部简介、年度活动计划、会员典型故事集、官方视觉素材）；（三）采访过程中，接待人员需全程陪同，记录采访内容及媒体需求，避免偏离预设主题；（四）涉及敏感问题（如会员纠纷、赛事争议）时，接待人员应礼貌引导至已审核的采访提纲范围内，必要时终止相关提问。第十一条后续跟进与反馈（一）采访结束后2个工作日内，宣传部门需与媒体确认发布时间及内容形式（如文字稿、视频链接），并留存原始素材；（二）媒体内容发布后3个工作日内，宣传部门需完成效果评估，重点分析传播量（阅读量、播放量）、正向评论占比、俱乐部品牌曝光度等指标，形成《媒体接待效果评估报告》（附件4）；（三）对传播效果突出的媒体，纳入“优质合作媒体库”，优先提供活动报道、会员故事等资源；对存在不实报道或负面导向的媒体，列入“风险媒体名单”，限制后续合作。第四章接待规范与纪律要求第十二条信息管理规范（一）所有对外发布的俱乐部信息需经宣传部门审核，涉及以下内容的需额外审批：1.会员个人信息（姓名、联系方式、健康数据等）；2.未公开的赛事计划、战略合作协议；3.俱乐部财务数据、会员数量等运营信息；（二）禁止向媒体提供未经核实的信息，严禁传播虚假数据或夸大宣传（如虚报会员参与人数、赛事成绩等）。第十三条人员行为规范（一）接待人员需统一着装（俱乐部制服或正装），佩戴工作牌，保持专业、礼貌的服务态度；（二）指定1名“官方发言人”（通常为宣传部门负责人或分管副理事长）负责回答核心问题，其他人员未经授权不得随意接受采访；（三）禁止接待人员私下与媒体达成合作协议或接受媒体馈赠，特殊情况需提前向宣传部门报备并经审批。第十四条安全与保密要求（一）大型活动媒体接待需协调安保部门，划定媒体专属区域，避免与会员活动区域交叉；（二）涉及会员隐私的采访内容（如伤病情况、个人生活细节）需提前告知会员并获得书面授权；（三）接待过程中形成的媒体资料（采访记录、拍摄素材）需由宣传部门统一归档，保存期限不少于3年；电子资料需加密存储，禁止外泄。第五章危机应对与责任追究第十五条突发情况处理（一）采访过程中若出现媒体提出敏感问题、故意曲解观点或干扰正常秩序等情况，接待人员应立即介入，礼貌说明采访规则并引导至既定流程；若情节严重，可终止采访并联系安保部门协助离场；（二）媒体发布不实报道后，宣传部门需在24小时内核实信息，与媒体沟通更正；若媒体拒绝更正，可通过官方渠道发布澄清声明，并视情况采取法律手段维护权益。第十六条责任追究（一）因接待人员失职导致信息泄露、不实报道或品牌受损的，视情节轻重给予批评教育、扣除绩效或调岗处理；（二）因媒体违规操作造成俱乐部损失的，保留追究其法律责任的权利；（三）会员未经授权接受媒体采访并传播不实信息的，