跑步俱乐部装备领用登记制度

跑步俱乐部装备领用登记制度第一章总则第一条为规范跑步俱乐部装备管理，保障装备合理使用与安全流转，提升会员服务质量，维护俱乐部资产完整性，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。第二条本制度适用于俱乐部全体会员、教练及工作人员（以下统称“使用人”）对俱乐部公有装备的领用、登记、归还及维护等全流程管理。第三条装备管理遵循“按需领用、登记留痕、责任到人、规范归还”原则，确保装备使用可追溯、损耗可控制、资产可核查，为会员训练、赛事及日常活动提供高效保障。第二章装备管理范围第四条本制度所称“装备”指俱乐部为支持会员训练、赛事、活动及日常运营而购置或配置的公有物资，具体包括但不限于：（一）训练器材类：心率监测带、运动手表（俱乐部共享版）、弹力带、训练绳、护具（如护膝、护腕）等；（二）赛事物资类：赛事号码布、计时芯片、参赛包、定制运动服（活动专用）、补给包（含能量胶、盐丸等）；（三）公共保障类：急救箱（含常用药品、绷带等）、对讲机、折叠帐篷、移动补给站（含饮水机、保温箱）、活动标识牌；（四）其他经俱乐部认定的公有装备。第五条以下物品不属于本制度管理范围：（一）会员个人自行购置的装备；（二）俱乐部临时借用的第三方物资（需单独签订借用协议）；（三）已报废或捐赠的装备（需完成资产核销流程）。第三章装备领用流程第六条装备领用实行“申请-审核-登记-发放”四步流程，未经完整流程不得擅自领用装备。第一节领用申请第七条使用人需提前通过俱乐部官方平台（小程序/APP）或线下填写《装备领用申请表》（附件1），注明以下信息：（一）使用人姓名、会员编号（或工号）；（二）领用装备名称、型号、数量；（三）领用用途（训练/赛事/活动/其他）及具体时间区间；（四）预计归还时间（最长不超过30日，特殊情况需单独说明并经审批）。第八条以下情形需额外提供说明材料：（一）赛事活动领用：需附活动主办方通知或俱乐部活动审批单；（二）批量领用（单次领用5件及以上）：需附使用场景说明及安全保障方案；（三）高价值装备（如心率监测带、运动手表，单价超500元）：需由教练或活动负责人签字确认使用必要性。第二节审核与审批第九条装备管理员（由俱乐部行政部指定专人担任）负责审核领用申请，审核内容包括：（一）使用人身份有效性（是否为俱乐部在籍会员/员工）；（二）装备库存状态（是否可满足领用需求）；（三）领用用途合理性（是否符合俱乐部活动计划或训练安排）；（四）归还时间合理性（是否与使用周期匹配）。第十条审核结果分为“通过”“修改后重审”“不通过”三类：（一）审核通过：管理员于24小时内反馈，并标注可领取装备的具体位置（仓库/活动现场）；（二）修改后重审：需使用人补充材料或调整申请内容，重新提交后48小时内完成二次审核；（三）不通过：管理员需书面说明原因（如库存不足、用途不明确等），使用人可申请复核（由行政部负责人最终裁决）。第三节登记与发放第十一条审核通过后，使用人需在约定时间内至俱乐部仓库或指定地点完成装备领取，同时签署《装备领用确认单》（附件2）。确认单需包含以下内容：（一）装备名称、型号、数量、序列号（如有）；（二）领用时间、预计归还时间；（三）装备外观状态描述（如“无磨损”“轻微划痕”等）；（四）使用人签字、管理员签字。第十二条管理员需同步更新电子台账（Excel或资产管理系统），记录装备领用信息，确保线上线下数据一致。第四章装备归还与核销第十三条使用人需在《装备领用确认单》约定时间内完成装备归还，因特殊情况需延期的，需提前24小时提交《装备延期归还申请》（附件3），经管理员审核通过后方可延长（最长延期不超过7日，仅可申请1次）。第十四条归还流程如下：（一）使用人自行清洁装备（如跑鞋需清除泥土、护具需消毒），恢复至可再次使用状态；（二）管理员按《装备领用确认单》核对装备数量、型号及外观状态；（三）对电子设备类装备（如运动手表、心率带），需测试功能是否正常（如电量、数据同步、信号接收）；（四）对消耗类物资（如能量胶、盐丸），需核对剩余数量（损耗率不得超过申请量的10%，超出部分需说明原因）；（五）核对无误后，双方签署《装备归还确认单》（附件4），管理员更新台账为“已归还”状态。第十五条装备核销情形：（一）正常核销：装备完好归还，无损坏或丢失，管理员完成台账核销；（二）损坏核销：装备因使用不当造成损坏（如护具撕裂、手表屏幕碎裂），使用人需按《装备损坏赔偿标准》（附件5）赔偿，管理员登记损坏原因并标注“已核销（赔偿）”；（三）丢失核销：装备丢失且无法找回，使用人需按装备当前市值的80%-100%赔偿（使用时间不足1年按100%，1-2年按90%，2年以上按80%），管理员登记丢失原因并标注“已核销（丢失赔偿）”；（四）报废核销：装备因自然损耗（如跑鞋磨损超500公里）或功能失效（如对讲机无法维修），由管理员提交《装备报废申请》（附件6），经行政部负责人审批后完成核销。第五章装备维护与保养第十六条俱乐部设立专项维护基金（从会员年费中按5%比例计提），用于装备日常维护及维修。第十七条管理员需建立《装备维护档案》（附件7），记录每类装备的维护周期及状态：（一）训练器材类：每月1次全面检查（如护具弹性测试、心率带传感器清洁）；（二）赛事物资类：活动结束后即时清理（如号码布回收、计时芯片数据清空）；（三）公共保障类：每季度1次深度维护（如帐篷支架防锈处理、急救箱药品效期检查）；（四）电子设备类：每半年1次专业检修（如运动手表电池检测、对讲机信号调试）。第十八条使用人在装备使用过程中需遵守以下维护要求：（一）避免暴力使用（如猛拉弹力带、摔打运动手表）；（二）电子设备使用后需及时充电（电量低于20%需充电至满格）；（三）消耗类物资按需取用（不得随意丢弃未使用的能量胶、盐丸）；（四）发现装备异常（如护具开裂、手表黑屏）需立即停止使用并上报管理员。第六章监督与责任第十九条俱乐部行政部设立装备管理监督小组（由行政主管、财务人员、会员代表组成），每季度对装备管理情况进行抽查，重点核查：（一）台账记录与实际库存的一致性；（二）领用/归还流程的规范性；（三）装备维护档案的完整性；（四）损坏/丢失赔偿的执行情况。第二十条对违反本制度的行为，按以下规则处理：（一）使用人未按流程领用装备：首次警告，第二次取消3个月领用资格；（二）管理员未及时登记台账或漏核装备：首次扣发当月绩效10%，第二次调岗；（三）因管理失职导致装备大规模丢失或损坏（价值超2000元）：追究管理员及行政主管责任，纳入年度考核；（四）恶意损坏或侵占装备：取消会员资格，赔偿损失并追究法律责任。第二十一条对装备管理提出有效改进建议（如优化维护流程、降低损耗率）的会员或员工，俱乐部给予50-200元奖励（或等值装备使用权），并纳入年度“优秀会员/员工”评选。第七章附则第二十二条本制度由俱乐部行政部负责解