某市生态环保局行政处罚案卷管理制度

某市生态环保局行政处罚案卷管理制度第一章总则第一条为规范某市生态环保局行政处罚案卷管理，强化执法全过程记录，保障行政处罚行为合法、规范、可追溯，提升生态环境执法公信力，根据《中华人民共和国行政处罚法》《中华人民共和国档案法》《生态环境保护行政处罚办法》等法律法规及相关规定，结合本市生态环境执法工作实际，制定本制度。第二条本制度适用于某市生态环保局（含派出机构）依法实施的行政处罚案件案卷（以下简称“处罚案卷”）的形成、整理、归档、保管、利用及监督等全过程管理。第三条处罚案卷管理遵循“全面完整、规范严谨、安全保密、方便利用”原则，确保案卷真实反映行政处罚程序合法性、事实认定准确性、法律适用正确性及裁量合理性，切实维护行政相对人合法权益。第四条局主要负责人对处罚案卷管理工作负领导责任；法制审核部门（以下简称“法制科”）负责统筹协调、监督指导；办案科室（含执法大队及相关业务科室，下同）负责案卷材料收集、整理与初步归档；档案管理部门（以下简称“档案室”）负责案卷接收、保管及提供利用服务。---第二章案卷的形成与整理第五条处罚案卷材料应按照“一案一卷、材料齐全、顺序规范”要求，由办案科室在案件办理过程中同步收集、整理。第六条案卷材料包括但不限于以下内容：（一）案件来源材料：检查（勘察）记录、群众举报材料、上级交办函、其他部门移送线索等；（二）立案材料：立案审批表、初步调查情况报告；（三）调查取证材料：询问笔录、现场检查（勘察）笔录、证据清单（含物证、书证、视听资料、电子数据等）、监测（检测）报告、鉴定意见、证人证言等；（四）审查与决定材料：案件调查报告、法制审核意见、集体讨论记录、行政处罚事先（听证）告知书及送达回证、当事人陈述申辩或听证材料、行政处罚决定书及送达回证；（五）执行材料：履行行政处罚决定催告书、强制执行申请书（法院受理材料）、执行情况记录（含罚款缴纳凭证、整改完成证明等）；（六）结案材料：结案审批表；（七）其他与案件相关的材料：行政复议或行政诉讼材料、司法机关反馈意见等。第七条案卷材料应符合以下要求：（一）客观真实：所有材料须为案件办理过程中形成的原始记录，不得伪造、篡改；（二）形式规范：文书格式、编号、签名（盖章）须符合《生态环境行政处罚文书制作指南》要求；（三）分类清晰：按“程序流程”与“材料性质”双重逻辑排序，一般顺序为：卷内目录、立案材料、调查取证材料、审查决定材料、执行材料、结案材料、其他材料；（四）电子留痕：除纸质材料外，同步生成电子案卷（含扫描件、执法记录仪影像等），存储格式为PDF、JPEG或MP4（影像资料），命名规则为“（年份）+案件编号+材料名称”。第八条办案人员应在案件调查、审查、决定、执行各环节及时收集材料，案件办结后10个工作日内完成案卷初步整理，填写《卷内目录》，编制页码（正页标注于右上角，反页标注于左上角），并由办案科室负责人审核签字。---第三章案卷的归档与移交第九条案件结案（以结案审批表签署日期为准）后30个工作日内，办案科室应将完整纸质案卷及电子案卷移交档案室归档。第十条移交前，办案科室需填写《行政处罚案卷移交清单》（一式两份），列明案卷名称、案件编号、材料页数、电子存储路径等信息，经办案科室负责人与档案管理员共同核对无误后签字确认，一份由办案科室留存，一份随案卷移交档案室。第十一条档案室接收案卷时，应重点核查以下内容：（一）案卷材料是否完整、齐全，是否与《卷内目录》一致；（二）文书格式是否规范，签名（盖章）是否完备；（三）电子案卷与纸质案卷内容是否一致，存储格式是否符合要求；（四）涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的材料是否标注密级及保密期限。第十二条经核查不符合归档要求的，档案室应出具《补正通知书》，办案科室须在15个工作日内完成补正并重新移交。第十三条归档后的案卷应按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定保管期限（行政处罚案卷保管期限一般为30年，涉及重大环境违法案件的永久保存），并按年度、案件类型（如大气污染、水污染、固废污染等）、案件编号顺序排列上架，建立案卷检索目录。---第四章案卷的保管与利用第十四条档案室应设置专用库房保管处罚案卷，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期检查案卷保管状态，发现破损、霉变等问题及时修复。第十五条电子案卷应存储于局内网专用服务器，实行双备份（本地备份+异地备份），禁止存储于互联网终端或个人设备。访问电子案卷需通过局内统一身份认证系统，记录访问日志。第十六条案卷利用分为内部利用与外部利用：（一）内部利用：局内工作人员因工作需要查阅案卷，需填写《案卷查阅申请表》，经所在科室负责人批准后，在档案室指定区域查阅，不得带离。确需复制的，需经法制科负责人批准，复制件需注明“仅供内部使用”并加盖档案室专用章。（二）外部利用：行政相对人、律师或其他利害关系人申请查阅、复制本人或关联案件案卷，需提交以下材料：1.查阅申请书（注明查阅目的、范围）；2.申请人身份证明（自然人需身份证复印件，法人需营业执照及法定代表人身份证复印件）；3.律师需提供执业证书、当事人授权委托书；4.其他利害关系人需提供与案件相关的证明材料（如法院调查令）。第十七条外部利用申请由法制科审核，重点审查查阅目的合法性、与申请人的关联性及是否涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私。经审核同意的，由档案室配合查阅，复制内容需删除敏感信息（如举报人信息、企业技术秘密等），并注明“复制件与原件核对无误”及复制日期。第十八条任何单位或个人不得擅自涂改、抽取、损毁案卷材料；不得将案卷内容用于非正当用途；不得泄露案卷中涉及的国家秘密、商业秘密或个人隐私。---第五章案卷的鉴定与销毁第十九条档案室应每5年对保管期满的处罚案卷进行鉴定，由法制科、办案科室、档案室组成鉴定小组，提出继续保存或销毁意见。第二十条经鉴定确无保存价值的案卷，由鉴定小组填写《行政处罚案卷销毁清册》，列明案卷名称、案件编号、保管期限、销毁原因等，经局主要负责人批准后销毁。第二十一条销毁案卷须采取安全保密措施（纸质案卷可采用粉碎或焚烧，电子案卷需彻底格式化并覆盖存储），由2名以上工作人员现场监销，并在《销毁清册》上签字确认。---第六章监督与责任追究第二十二条法制科负责对处罚案卷管理工作进行日常监督，每年组织1次案卷质量评查，评查结果纳入科室年度考核。第二十三条存在以下行为的，由局纪检部门责令限期整改；情节严重的，对相关责任人给予批评教育、通报批评或党纪政务处分；涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理：（一）未按规定收集、整理案卷材料，导致案卷缺失、损毁的；（二）伪造、篡改案卷材料，影响案件公正处理的；（三）未按规定移交、保管案卷，造成案卷丢失或泄露的；