律师函回函规范格式与范本

在商事活动或民事纠纷处理中，律师函作为权利主张与争议预警的重要文书，其回函的撰写质量直接影响后续法律程序的走向。一份规范、严谨的律师函回函，既能清晰表达己方立场，也能为潜在的协商或诉讼环节筑牢证据基础。本文结合实务经验，系统解析回函的规范格式与典型范本，助力受函方高效回应争议。一、律师函回函的规范格式构成律师函回函属于正式法律文书，需遵循“形式合规+内容精准”的双重要求。其核心结构分为以下模块：（一）标题：明确文书性质与事由标题应直观体现“回函”属性及争议事项，示例：《关于[XX合同纠纷/侵权责任争议等]律师函的回函》《就[具体事项]律师函的回复》*要求：事由描述需与来函对应，避免歧义。*（二）称谓：精准对应发函主体需严格沿用律师函的发函主体称谓，示例：致：[XX律师事务所/发函方名称][XX律师/经办人]*要求：名称、职务需与来函一致，体现文书的针对性。*（三）正文：逻辑分层，论据闭环正文是回函的核心，需围绕“事实-法律-主张”三层逻辑展开：1.背景说明（引用来函）用简练语言概括来函核心诉求，示例：“贵所于[年/月/日]发出的《关于[XX事项]的律师函》（以下简称“来函”）已收悉。来函称[简要复述来函主张，如“我方存在[违约/侵权等]行为，要求[具体诉求]”]。”2.事实陈述（还原客观情况）结合证据链，客观陈述己方视角的事实，示例：“就来函提及的[争议事项]，实际情况为：[分点阐述事实，如合同履行细节、沟通记录、行为合理性等]。我方已留存[合同、转账记录、沟通函等]作为证据（详见附件）。”3.法律依据（强化论证效力）援引相关法律法规或合同条款，支撑事实主张，示例：“根据《民法典》第[XXX]条[具体条款内容]，结合《[合同名称]》第[X]条约定，[分析己方行为的合法性/对方主张的瑕疵]。”4.意见主张（明确己方立场）针对来函诉求，直接回应并阐述理由，示例：“针对来函提出的[诉求]，我方认为：[否定不合理诉求/认可合理部分并说明]。具体理由为：[结合事实、法律进一步论证]。”5.解决方案（体现协商诚意）若争议存在协商空间，可提出解决方案，示例：“为妥善解决争议，我方建议：[协商方案，如分期履行、补充协议、第三方调解等]。如贵方认可该方案，可于[日期]前函复我方，双方另行签署书面协议确认。”（四）结尾：礼貌收束，留沟通渠道示例：“特此函复。如需进一步沟通，可联系我方[联系人姓名]（联系方式：[邮箱/办公电话]）。”（五）附件：证据清单，夯实基础附件需列明与争议相关的证据材料，示例：附件：1.《[合同名称]》复印件1份2.[转账记录/沟通邮件/鉴定报告]复印件[X]份3.……*要求：证据需与事实陈述、法律主张形成关联，编号清晰、内容可验证。*（六）签署：主体明确，形式合规单位回函：需注明“[单位名称]（盖章）”，并由法定代表人或授权代表签字，示例：（单位名称）：______________________法定代表人（签字）：________________日期：______年____月____日个人回函：需本人签字并附身份证复印件（可注明“仅供本次争议使用”），示例：签字：______________________身份证号：________________（注：可隐去部分数字）日期：______年____月____日二、典型场景的律师函回函范本（以“合同履行纠纷”为例）标题：《关于“XX货物买卖合同”律师函的回函》称谓：致：XX律师事务所王XX律师正文：贵所于2024年X月X日发出的《关于XX货物买卖合同履行纠纷的律师函》已收悉。来函称我方未按约支付尾款，构成根本违约，要求3日内付清全款并承担违约金。现就相关事项回复如下：一、事实陈述我方与贵方委托人（XX贸易公司）于2023年X月X日签订《XX货物买卖合同》，约定我方支付定金后，卖方于2023年X月X日前交付符合“国标[XX]”的货物。但卖方实际交付的货物经我方委托的第三方检测机构（XX检测中心）检测，[列明检测结论，如“某项指标不符合合同约定”]，检测报告编号为[XXX]（详见附件1）。我方于收货当日（2023年X月X日）向卖方发送《质量异议函》（详见附件2），要求于3日内更换合格货物，但卖方未予回应（沟通记录详见附件3）。因货物质量瑕疵导致我方下游客户暂缓付款，故尾款支付存在客观障碍。二、法律依据与意见主张根据《民法典》第五百八十二条（“履行不符合约定的，应当按照当事人的约定承担违约责任……”）及合同第5.2条（“货物质量不符合约定的，买方有权拒付对应款项直至问题解决”），我方暂缓支付尾款系行使先履行抗辩权，不构成违约。来函主张的“根本违约”缺乏事实依据，我方不同意支付违约金。三、解决方案为推进争议解决，我方提出以下方案：1.卖方于5日内更换符合合同约定的货物，经我方验收合格后，我方3日内支付尾款；2.若卖方无法更换货物，双方可按货物实际合格比例结算尾款，或委托第三方机构评估折价金额。请贵方于2024年X月X日前函复意见，以便双方协商签署书面协议。附件：1.《XX货物买卖合同》复印件1份2.XX检测中心《检测报告》复印件1份3.《质量异议函》及邮寄凭证复印件1份4.与卖方的沟通记录截图1份签署：（单位名称：XX科技有限公司）（盖章）法定代表人：张XX（签字）日期：2024年X月X日三、律师函回函的核心注意事项撰写回函时，需规避以下常见风险，确保文书效力：（一）内容合法性：不突破法律边界回函主张需严格依据现行法律法规（如《民法典》《公司法》等），避免提出“要求对方放弃法定权利”“威胁采取非法手段”等无效主张。（二）事实真实性：证据链闭环陈述的每一项事实均需有证据支撑（如合同、转账记录、沟通记录等），避免“口头陈述”“推测性表述”（如“对方可能知情”）。（三）语言严谨性：避免歧义与情绪化慎用模糊表述：将“可能存在违约”改为“经核查，我方不存在违约行为”；避免情绪化表达：删除“贵方纯属无理取闹”等攻击性语句，改为“我方认为贵方主张的事实基础存在偏差”。（四）时效合规性：回应期限合理若来函限定了回复期限，需在期限内回函（确有困难的，可先函告延期理由并协商新期限）；若未限定，建议7-15个工作日内回应，体现积极态度。（五）证据关联性：附件与主张一一对应每一份附件需在正文中明确引用（如“详见附件X”），避免“附件堆砌”却无对应阐述的情况。结语律师函回函的本质是“以文书定纷争”——通过