行政人事工作审批与记录一体化管理模板

行政人事事务审批与记录一体化管理模板一、适用事务范围员工管理类：入职手续办理、离职流程审批、转岗/晋升申请、劳动合同变更、员工信息更新（如联系方式、紧急联系人等）；考勤假期类：请假（事假、病假、年假等）申请、加班补时审批、出差申请、考勤异常处理；行政办公类：办公用品申领、固定资产领用/归还、办公场地使用申请、会务服务申请；费用管理类：行政费用报销（如办公耗材、交通费等）、培训费用申请、员工活动经费审批；其他事务：员工证明开具（如在职证明、收入证明）、保密协议签署、安全培训报名等。二、标准化操作流程为保证审批效率与记录规范性，所有事务均需按以下流程操作，各环节责任人与时间要求明确1.事务发起：申请人提交申请操作内容：申请人根据事务类型，填写《行政人事事务审批记录表》（见模板表格），详细说明申请事项、事由、时间、涉及资源（如物品数量、费用金额）等必要信息，并相关附件（如病假需提供医院证明、培训需提供通知文件等）。责任主体：申请人本人（或部门指定经办人）。时效要求：需提前至少1个工作日提交（紧急事务如突发疾病请假，可事后24小时内补填并说明原因）。2.部门初审：直属负责人审核操作内容：申请人的直属负责人或部门经理审核申请的合理性，重点核实：事务是否符合部门工作安排（如请假是否影响项目进度、费用是否在部门预算内）；信息填写是否完整、附件是否齐全。审核通过后签字确认，若不通过需注明原因并退回申请人修改。责任主体：申请人部门直属负责人。时效要求：收到申请后1个工作日内完成。3.跨部门审核：涉及职能科室审批操作内容：根据事务类型，由相关职能部门进行专项审核：人事类事务（如入职、离职、转岗）：由人事专员审核流程合规性（如是否符合试用期规定、离职交接是否到位），签字确认；行政类事务（如办公用品申领、场地使用）：由行政专员审核资源调配可行性（如库存是否充足、场地是否冲突），签字确认；费用类事务（如报销、培训经费）：由财务专员审核金额准确性、票据合规性，签字确认。责任主体：人事、行政、财务等职能部门专员。时效要求：收到初审通过申请后1个工作日内完成。4.最终审批：权限负责人审批操作内容：根据事务金额或重要性，由对应权限负责人进行最终审批：常规事务（如500元以下费用、3天以内请假）：由部门总监审批；重要事务（如500元以上费用、3天以上请假、员工转岗）：由分管副总审批；重大事务（如高管入职、年度培训计划、大额固定资产领用）：由总经理审批。审批通过后，事务进入执行阶段；若不通过，由审批人反馈具体原因至申请人及部门。责任主体：部门总监、分管副总、总经理。时效要求：收到审核通过申请后1个工作日内完成（重大事务可延长至2个工作日）。5.事务执行与记录归档操作内容：执行：审批通过后，申请人凭审批表至相关部门办理手续（如人事部办理入职、行政部发放办公用品、财务部报销费用）；记录：各执行部门在完成事务后，需在《审批记录表》中填写执行结果（如“已发放”“已办结”“已归档”）、执行人及时间，并将审批表原件交至行政人事部统一归档。责任主体：执行部门经办人、行政人事部档案管理员。时效要求：事务执行后1个工作日内完成记录更新，档案归档不超过3个工作日。三、一体化审批记录表单行政人事事务审批记录表基本信息申请人（员工姓名）所在部门（部门名称）联系方式（内部分机号/短号）申请日期年月*日申请事项□入职□离职□请假□加班□办公用品申领□费用报销□培训□其他______申请详情（请详细说明事由、时间、地点、涉及资源等，如“事假：2023年10月1日-3日，家中有急事”）附件清单□证明材料□申请单□报价单□其他______（可另附页）审批流程部门初审审核人：（部门负责人）审核意见：□同意□不同意原因：______日期：年月*日人事审核审核人：（人事专员）审核意见：□同意□不同意原因：______日期：年月*日行政审核审核人：（行政专员）审核意见：□同意□不同意原因：______日期：年月*日财务审核审核人：（财务专员）审核意见：□同意□不同意原因：______日期：年月*日最终审批审批人：（权限负责人）审批意见：□同意□不同意原因：______日期：年月*日执行与归档执行结果□已办结□进行中□未执行（请注明原因：______）执行部门（部门名称）执行人（经办人姓名）执行日期年月*日归档编号（按年份+流水号编制，如2023-001）备注（其他需说明事项，如“需同步更新员工花名册”）签字确认申请人签字_______________部门负责人签字_______________人事专员签字_______________行政专员签字_______________财务专员签字_______________最终审批人签字_______________四、使用管理要点信息真实性：申请人需保证所填信息及附件真实有效，若因虚假信息导致审批错误或公司损失，将承担相应责任。流程规范性：严禁越级审批或简化流程，特殊紧急事务需提前向最终审批人报备，事后补全手续。附件完整性：根据事务类型准备必要附件（如报销需附发票原件、请假需附证明材料），避免因附件缺失导致审批延误。时效管理：各环节审批人需在规定时限内完成审核，若遇特殊情况需延期，需提前告知申请人及相关部门。保密要求：审批记录表中涉及员工个人信息（如联系方式、薪资等）需严格保密，仅限相关人员查阅，严禁外泄。档案保存：行