采购流程规范化指南

采购流程规范化指南一、适用范围与应用场景本指南适用于企业内部各部门（含行政、生产、研发、市场等）开展各类采购活动，涵盖办公用品、生产物料、设备采购、服务外包等场景。无论是常规月度采购、临时紧急采购，还是年度框架协议采购，均可参照本流程规范操作，保证采购过程透明、合规、高效。二、采购全流程操作步骤（一）需求提出与确认发起采购申请申请人根据部门工作需要，填写《采购申请表》（模板见第三章），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途、期望交付时间等关键信息。对于技术复杂或专业性强的采购（如精密设备、软件系统），需附技术参数说明或需求文档，由部门负责人审核技术需求的合理性。需求初审部门负责人对采购需求的必要性、预算匹配度进行审核，确认无误后在《采购申请表》上签字审批。若需求超出部门年度预算，需额外填写《预算调整申请表》，报财务部门及分管领导审批。（二）采购方式确定与审批选择采购方式根据采购金额、物品类型及企业制度，选择合适的采购方式：询价采购：适用于金额较小（如单次采购≤5000元）、标准化的物品（办公用品、低值耗材等），需向至少3家合格供应商询价，比选后确定供应商。招标采购：适用于金额较大（如单次采购≥50000元）或复杂的设备/服务采购，需通过公开招标或邀请招标方式，组建评标小组（含采购部门、使用部门、财务部门代表）进行评审。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化服务）或紧急情况（需附紧急采购说明），报总经理审批后执行。采购审批采购部门汇总《采购申请表》及采购方式说明，按审批权限逐级报批：金额≤10000元：采购部门负责人审批；10000元＜金额≤50000元：分管采购副总审批；金额＞50000元：总经理审批。（三）供应商选择与管理供应商寻源采购部门通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业协会推荐等渠道筛选供应商，优先选择具备资质齐全、信誉良好、供货能力强的供应商。新供应商需提交《供应商资质表》（含营业执照、相关行业许可证、资质认证等），由采购部门审核后纳入供应商库。供应商评估与谈判对于询价采购，对比各供应商报价、质量保障、交付周期、售后服务等，形成《供应商比价表》，推荐最优供应商。对于招标采购，组织评标小组按评分标准（价格权重≤40%，技术/服务权重≥40%，供应商资质权重≥20%）打分，确定中标供应商。与最终确定的供应商进行商务谈判，明确价格、付款方式、交付条款、违约责任等，形成《采购合同》（模板需法务部门审核）。（四）订单下达与执行采购订单采购部门根据审批结果及合同条款，在ERP系统中《采购订单》，注明订单号、供应商信息、物品名称规格、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点等，经采购负责人审核后发送给供应商。供应商确认订单后，双方加盖公章（或电子签章），订单正式生效。订单跟踪采购专员定期跟进供应商生产/备货进度，保证按约定时间交付。若遇延期风险，及时与供应商沟通，协调交付时间或启动备选方案，同时通知使用部门调整计划。（五）验收与入库到货验收物品送达后，由使用部门、采购部门、仓储部门共同验收：数量核对：对照采购订单清点物品数量，确认无误；质量检验：检查物品规格型号、外观、功能是否符合要求，技术复杂的需出具《质量检测报告》；文件核对：核对供应商提供的合格证、检验报告、保修卡等文件是否齐全。验收合格后，三方在《物品验收单》（模板见第三章）上签字确认；若不合格，当场拒收并出具《拒收单》，要求供应商限期更换或退款。入库登记仓储部门凭签字齐全的《物品验收单》办理入库手续，在ERP系统中登记库存信息，更新台账。使用部门凭《物品验收单》到仓储部门领用，办理领用登记。（六）付款与结算发票核对供应商开具合规票据（如增值税专用发票），采购部门核对发票信息（名称、税号、金额、物品名称等）与采购订单、验收单是否一致，无误后提交财务部门。付款审批财务部门审核票据及合同条款，确认付款条件达成（如验收合格、质保期到期等），按付款流程审批：金额≤20000元：财务负责人审批；金额＞20000元：总经理审批。款项支付财务部门通过银行转账方式向供应商付款，付款后更新应付账款台账，并将付款凭证复印件交采购部门存档。（七）采购档案归档采购完成后，采购部门整理全套资料（采购申请表、审批文件、供应商比价表、合同、订单、验收单、发票、付款凭证等），按“一单一档”原则分类归档，保存期限不少于3年，以备审计或查询。三、常用模板工具（一）采购申请表字段名称填写说明申请部门填写发起采购的部门全称申请人填写申请人姓名，用号代替（如：某某）联系方式填写申请人办公电话采购类型□物品采购□服务采购□外包服务物品/服务名称填写具体名称（如：A4复印纸、年度保洁服务）规格型号/技术要求详细描述规格参数或服务内容（如：80g白色A4纸，500张/包；含日常清洁、垃圾清运）数量填写采购数量预估单价（元）填写每单位预估价格预算总额（元）数量×预估单价，需与年度预算匹配用途说明简述采购用途（如：行政办公日常使用；生产车间设备维护）期望交付时间填写YYYY-MM-DD格式部门负责人审批部门负责人签字，填写审批日期采购部门意见采购专员填写审核意见，负责人签字分管领导审批按权限签字，填写审批日期（二）物品验收单字段名称填写说明验收单号按规则编号（如：CGYD-2024-001）采购订单号对应的采购订单编号供应商名称供应商全称物品名称与采购订单一致规格型号与采购订单一致应收数量采购订单数量实收数量实际验收数量验收结果□合格□不合格（不合格需注明原因：如破损、功能不达标等）质量检验情况简述检验过程及结果（如：开机测试正常，参数符合技术要求）验收人员使用部门、采购部门、仓储部门人员签字，用号代替（如：某、某、某）验收日期填写YYYY-MM-DD格式备注其他需要说明的事项（如：附件《质量检测报告》编号）（三）供应商比价表字段名称填写说明采购项目名称与采购申请表一致供应商名称参与比价的供应商全称联系人供应商联系人联系方式供应商联系方式报价（元）供应商提供的最终报价交付周期供应商承诺的交付时间（如：签订合同后5个工作日）质量保障供应商提供的质量承诺（如：质保1年，7天无理由退换）售后服务售后服务内容（如：24小时响应，48小时上门维修）资质文件附件清单（如：营业执照复印件、ISO9001认证证书）比价结论□推荐□不推荐（不推荐需说明理由）比价人采购专员签字，填写日期采购负责人审核采购部门负责人签字，填写日期四、关键注意事项（一）合规性要求采购过程需严格遵守《_________招标投标法》《_________采购法》（如适用）及企业内部采购管理制度，严禁化整为零规避招标或审批。供应商必须具备合法经营资质，禁止与无资质供应商合作，涉及特殊行业（如食品、医疗器械）需具备相应生产/经营许可证。（二）预算控制采购申请需在部门年度预算内执行，超预算采购必须提前履行预算调整审批流程，严禁无预算采购。采购过程中若遇价格波动导致预算超支，需暂停采购并重新报批，不得擅自追加预算。（三）供应商管理建立合格供应商动态管理机制，每年对供应商进行评估（含质量、交货、服务、价格等指标），不合格供应商及时清退，优秀供应商纳入战略合作伙伴名单。与供应商保持公平、公正的合作关系，禁止收受回扣、礼品等不正当利益，相关行为将按企业规定追究责任。（四）验收与交付验收过程需多方参与，使用部门对物品/服务质量负直接责任，采购部门负责审核合规性，仓储部门负责数量核对，严禁单人验收。对于服务类采购（如保洁、维修），需按服务周期定期验收，留存