产品质量问题追溯与处理记录表

适用工作情境本记录表适用于各类制造型企业或生产型组织，在产品全生命周期中（包括原材料入库、生产过程、成品检验、仓储物流、客户使用等环节）出现质量问题时，用于系统化记录问题信息、追溯问题根源、跟踪处理进度及验证处理效果。具体场景包括但不限于：生产过程中发觉的不合格品、客户反馈的质量投诉、内部质量审核发觉的不符合项、第三方检测机构报告的质量问题等。通过规范记录，保证质量问题可追溯、可分析、可改进，降低质量风险，提升产品质量稳定性。标准操作流程一、问题发觉与初步信息登记问题触发：当通过生产巡检、成品检验、客户投诉、售后反馈、内部审核等任何渠道发觉产品质量问题时，发觉人需立即启动问题记录流程。基础信息填写：在记录表中登记“问题编号”（按规则自动，如“ZL-YYYYMMDD-X”，其中X为当日序号）、“发觉日期”“发觉环节”（如原材料检验、装配工序、客户现场等）、“发觉人”及所属部门。问题描述：清晰、具体地记录问题现象，包括产品名称/型号、批次号、问题数量、问题描述（如“产品外观划痕”“尺寸超差0.5mm”“功能测试失效”等），并附现场照片或检测数据作为支撑材料（可在记录表附件中标注）。二、问题信息追溯与关联追溯信息收集：由质量部门牵头，组织生产、技术、仓储等相关部门，根据问题描述追溯涉及的产品全链条信息，包括但不限于：原材料信息：供应商名称、原材料批次号、入库检验记录；生产过程信息：生产设备编号、工序节点、操作人员（工号）、生产日期、工艺参数记录；成品信息：成品检验报告、仓储位置、发货批次、客户信息（如涉及）。信息关联：将追溯到的信息详细录入记录表的“追溯信息”栏，保证每个环节的责任主体和过程数据可查，形成完整的追溯链条。三、原因分析与判定初步原因分析：由技术部门或质量部门组织相关岗位人员（如生产主管、工艺工程师、检验员等），基于追溯信息和问题现象，初步分析问题可能的直接原因（如“设备参数设置错误”“原材料杂质超标”“操作人员未按规程作业”等）。根本原因确认：对复杂或重复发生的问题，需采用“5Why分析法”“鱼骨图法”等工具进行深层次分析，确定根本原因（如“设备维护保养制度未落实”“供应商质量管控流程缺失”“员工培训不足”等），并记录分析过程和结论。责任判定：根据根本原因分析结果，明确问题责任部门/责任人（如生产部、采购部、供应商等），并判定问题等级（如轻微、一般、严重、重大，根据对产品功能、安全性、客户体验的影响程度划分）。四、处理方案制定与审批措施拟定：由责任部门牵头制定“纠正措施”（针对已发生问题的处理，如“返工/返修报废不合格品”“向客户赔偿/换货”）和“预防措施”（防止问题再次发生，如“优化生产工艺”“修订设备操作规程”“加强供应商审核”），明确措施内容、完成时限、责任人。方案审批：将处理方案提交质量部门负责人审核，涉及重大问题的需上报企业最高管理者审批，保证措施可行性、有效性和及时性。五、处理措施执行与跟踪措施实施：责任部门按照审批后的处理方案组织执行，执行过程中需记录具体操作情况（如“返工数量件，报废数量件”“已修订《设备操作规程V2.0版》，并组织全员培训”），并保留执行证据（如返工记录、培训签到表、修订后的文件版本号）。进度跟踪：质量部门指定专人跟踪措施执行进度，在记录表中更新“执行状态”（如“进行中”“已完成”“延期”），对延期情况及时协调解决，保证措施按时落地。六、结果验证与闭环管理效果验证：措施执行完成后，由质量部门组织验证，通过复检、现场核查、客户回访等方式确认问题是否已解决（如“返工后产品检验合格”“客户投诉已关闭”“同类问题再次发生率为0”）。记录归档：验证合格后，在记录表中填写“验证结果”“验证人”“验证日期”，关闭该质量问题记录；同时将所有相关资料（问题描述、追溯信息、分析报告、处理方案、执行记录、验证报告等）整理归档，作为质量改进和追溯的依据。记录表模板产品质量问题追溯与处理记录表基本信息问题编号ZL-YYYYMMDD-X发觉日期____年__月__日发觉时间:发觉环节□原材料检验□生产过程□成品检验□仓储物流□客户现场□其他______发觉人______（姓名/工号）所属部门□质量部□生产部□技术部□仓储部□销售部□其他______产品信息产品名称/型号：____________________批次号：____________________问题数量____件/台问题描述（附照片/数据）_______________________________________________________________追溯信息原材料信息供应商：____________________批次号：_________________________生产过程信息设备编号：____________________工序：_________________________操作人员：______（工号）生产日期：____年__月__日工艺参数_______________________________________________________________成品检验信息检验报告编号：____________________检验员：______客户信息（如涉及）客户名称：____________________投诉日期：____年__月__日原因分析初步原因_______________________________________________________________根本原因_______________________________________________________________分析方法□5Why分析法□鱼骨图法□FMEA□其他______责任部门/责任人责任部门：□生产部□采购部□技术部□供应商□其他______责任人：______问题等级□轻微（影响外观，不影响功能）□一般（影响功能，不影响安全）□严重（影响安全，可导致客户投诉）□重大（存在安全隐患，批量失效）处理方案纠正措施_______________________________________________________________预防措施_______________________________________________________________完成时限____年__月__日责任部门/责任人责任部门：____________________责任人：______审批意见□同意□修改后同意□重新制定审批人：______日期：____年__月__日执行跟踪执行情况记录_______________________________________________________________执行状态□进行中□已完成□延期（延期原因：____________________）更新日期____年__月__日结果验证验证方式□复检□现场核查□客户回访□其他______验证结果□问题已解决□部分解决（需补充措施：____________________）验证人______验证日期____年__月__日备注_______________________________________________________________归档状态□已归档□未归档使用要点提示信息准确性：问题描述、追溯信息、原因分析等关键内容需真实、具体，避免模糊表述（如“产品有问题”“可能是设备原因”），保证可追溯性和可分析性。及时性要求：问题发觉后需在24小时内启动记录流程，重大问题（如涉及安全、批量不合格）需立即上报并启动应急处理，防止问题扩大。责任明确性：原因分析和处理方案需明确责任部门及责任人，避免“责任不清、推诿扯皮”，保证措施有人落实、有人跟踪。闭环管理：所有质量问题必须完成“发觉-追溯-分析-处理-验证-