固定资产管理与盘点工作指引书

固定资产管理与盘点工作指引书一、前言为规范公司固定资产全生命周期管理，保证资产安全、完整及账实一致，提高资产使用效益，依据国家《企业会计准则》及公司内部管理制度，特制定本指引。本指引适用于公司各部门固定资产的购置、登记、使用、盘点、处置等管理工作，旨在明确职责分工、优化操作流程，为资产管理提供标准化指导。二、适用范围与工作目标（一）适用范围新成立单位：公司设立或部门新增时，固定资产初始登记与管理场景；常规管理周期：年度/半年度固定资产全面盘点，月度/季度局部抽查盘点；资产变动场景：部门调拨、人员变动、维修报废、闲置资产处置等；审计与合规需求：内外部审计检查、资产清查专项工作。（二）工作目标账实相符：保证固定资产台账信息与实物信息一致，差异率控制在0.5%以内；责任明确：落实“谁使用、谁负责”原则，杜绝资产流失与责任推诿；流程规范：统一资产从入库到处置的全流程操作标准，提升管理效率；风险防控：及时发觉资产盘盈、盘亏、闲置等问题，降低管理风险。三、固定资产管理全流程操作步骤（一）资产入库与初始登记资产购置审批使用部门提交《固定资产购置申请表》，注明资产名称、规格、数量、预估金额、用途等，经部门负责人某某审核、财务部复核后，报分管领导某某领导审批。审批通过后，由行政部（或采购部）统一采购，严禁未经审批自行购置。资产验收与信息录入资产到货后，使用部门、行政部、财务部共同验收，核对资产型号、数量、质量是否与合同一致，验收合格后签署《固定资产验收单》。行政部资产管理员*某某根据验收单，在“固定资产管理系统”中录入信息，唯一资产编码（规则：部门简称-资产类别-年份-流水号，如“XZ-DBJ-2024-001”），并打印《固定资产标签》粘贴于资产显眼位置。台账建立与卡片行政部建立《固定资产台账》（模板见表1），记录资产编码、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、责任人、存放地点等信息，同步更新电子台账。财务部根据验收单及台账信息，进行资产入账核算，建立固定资产卡片，保证账务与行政部台账一致。（二）资产日常维护与跟踪责任落实资产使用人为第一责任人，负责日常保管、清洁及简单维护，严禁擅自拆卸、转借、处置资产。部门负责人*某某监督本部门资产使用情况，定期检查资产完好状态，发觉问题及时上报行政部。异动管理部门调拨：资产跨部门转移时，由调入/调出部门提交《固定资产调拨申请表》，经双方部门负责人审批、行政部更新台账及标签信息后生效。人员变动：员工离职或岗位调动时，需办理资产交接手续，填写《固定资产交接清单》（模板见表2），由部门负责人监交，行政部备案台账。维修保养：资产出现故障时，使用人提交《维修申请单》，行政部联系维修单位进行维修，维修费用根据金额按权限审批，维修后更新资产状态信息。（三）固定资产盘点操作盘点前准备计划制定：行政部于每年6月、12月组织全面盘点，提前10个工作日下发《固定资产盘点通知》，明确盘点范围、时间、分组及人员分工（每组至少2人，1人清点、1人记录）。资料核对：行政部打印最新《固定资产台账》，各部门提前核对本部门资产信息，保证台账信息完整（如责任人、存放地点等有误需提前修正）。工具准备：准备盘点表、扫码枪（若资产带二维码标签）、相机（用于拍摄实物照片）、标签纸等物资。盘点中执行现场清点：盘点人员对照台账逐项清点实物，核对资产编码、名称、数量、状态（在用、闲置、维修、报废等），保证“见物点物、见物卡号”。差异记录：若发觉盘盈（账外资产）、盘亏（账有实无）、毁损（资产损坏无法使用）等情况，在盘点表中详细记录差异原因（如标签脱落、遗失、报废未销账等），并由盘点双方签字确认。拍照存档：对差异资产及重点资产进行拍照，照片需清晰显示资产特征及环境位置，与盘点表一并存档。盘点后处理汇总分析：盘点结束后，行政部汇总各部门盘点表，编制《固定资产盘点汇总表》（模板见表3），计算差异率（盘盈/盘亏数量÷账面数量×100%），分析差异原因。差异调整：盘盈资产：由使用部门提交《盘盈资产说明表》，查明来源（如捐赠、自制、未及时入账等），经行政部、财务部审核、分管领导*某某领导审批后，补办入库及入账手续；盘亏资产：由责任部门提交《盘亏资产报告》，说明原因（如管理不善、遗失等），经行政部核查、财务部审核后，按权限报总经理*某某领导审批，批准后进行销账处理。报告编制：行政部编制《固定资产盘点报告》，报送公司管理层，报告中需包含盘点概况、差异分析、整改措施及建议。（四）资产处置管理处置范围达到使用年限且无法继续使用的资产（如电脑、打印机等电子设备使用年限一般为5年）；严重损坏、维修成本超过重置价值的资产；因技术淘汰、业务调整等原因闲置且无使用价值的资产。处置流程申请鉴定：使用部门提交《固定资产处置申请表》，行政部组织技术鉴定小组（由行政部、财务部、使用部门人员组成）对资产进行鉴定，出具《资产处置鉴定意见书》。价值评估：对有处置价值的资产（如闲置设备），可委托第三方评估机构进行价值评估，或参考市场行情确定处置底价。审批与处置：根据处置金额，按权限报分管领导某某领导或总经理某某领导审批，审批通过后由行政部统一处置（如公开拍卖、报废回收、捐赠等），处置收入及时交财务部入账。销账核资：处置完成后，行政部更新台账及电子系统，财务部进行资产销账处理，保证账实、账账、账卡三相符。四、常用管理模板与表单表1：固定资产台账资产编码资产名称规格型号购置日期原值（元）使用部门责任人存放地点状态（在用/闲置/维修/报废）备注XZ-DBJ-2024-001办公电脑联想ThinkPad142024-01-155,000行政部*某某301办公室在用XZ-SCB-2024-002打印机惠普M406dn2024-02-203,200市场部*某某205办公室维修2024-05-10送修表2：固定资产交接清单资产编码资产名称规格型号数量账面原值（元）存放地点交接日期移交人接收人监交人备注XZ-SCB-2024-002打印机惠普M406dn13,200205办公室2024-06-01*某某*某某*某某正常使用XZ-CWB-2024-003办公桌钢制1.2m2800401会议室2024-06-01*某某*某某*某某轻微划痕表3：固定资产盘点汇总表部门账面数量盘点数量盘盈数量盘亏数量差异率主要差异原因行政部5049012%标签脱落未识别市场部3030000财务部2021105%新购未入账资产五、关键环节管理要点（一）资产编码与标签管理资产编码唯一，严禁重复或跳号，编码规则一旦确定不得随意变更；《固定资产标签》需粘贴于资产正面或顶部明显位置，避免遮挡资产使用功能，标签损坏后及时到行政部补领更换。（二）盘点质量控制盘点工作需全员参与，部门负责人为第一责任人，保证不漏盘、错盘；对价值高、流动性强的资产（如笔记本电脑、相机），需重点盘点，必要时采用“双人双锁”管理；盘点差异需在3个工作日内完成原因核查，15个工作日内完成账务调整。（三）数据安全与保密固定资产台账及盘点数据需定期备份，电子台账设置访问权限，仅授权人员可修改；严禁泄露资产敏感信息（如原值、存放位置等），数据销毁需按公司保密规定执行。六、常见问题规避（一）账实不符原因：新增资产未及时入账、调拨未更新台账、标签脱落导致无法识别；措施：建立“新增-调拨-处置”实时联动机制，行政部每周与财务部核对台账，保证信息同步。（二）资产流失原因：人员变动未办理交接、责任不明确、私自处置资产；措施：强