销售合同审核流程标准化工具合同条款审查清单

销售合同审核流程标准化工具合同条款审查清单一、工具适用范围本审查清单适用于公司所有销售类合同的审核工作，涵盖新客户签约、老客户续签、合同条款重大变更、特殊标的（如定制化产品/服务、大额采购、跨境销售等）等场景。旨在通过标准化审查流程，降低合同法律风险、保障公司权益，同时提升审核效率与一致性。二、标准化审核流程步骤第一步：审核前置准备资料收集：获取合同文本（最终版）、合作意向书/订单、招投标文件（如有）、对方主体资格证明（营业执照复印件、授权委托书等）、业务部门提交的《合同审批申请表》（含业务背景、合作目的、核心需求说明）。对于跨境销售合同，需额外收集对方所在国相关法律法规、外汇管制政策等背景资料。审核任务分配：由法务部牵头，根据合同类型（如标准产品销售、定制服务销售、框架协议等）指定主审人，同步抄送销售部门负责人、财务部门负责人，明确需协同审核的部门及职责。第二步：合同基础信息核对对合同形式性内容进行初步核查，保证信息完整、无低级错误，具体要点合同基本信息：合同编号、签约主体名称（需与营业执照、公章一致）、签订日期、合同版本号（是否为最新修订版）、签约地点是否规范。金额与期限：合同总金额（大小写是否一致）、计价货币、合同有效期/履行期限起止日期是否明确，与订单、审批金额是否一致。附件完整性：合同是否附有所有必要附件（如产品清单、技术参数表、验收标准、保密协议等），附件内容是否与主合同冲突。第三步：核心条款逐项深度审查以“风险可控、权责清晰”为核心，对合同关键条款进行分模块审查，具体审查模块审查要点签约主体资格1.对方企业：营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务，是否涉及特许经营/行业许可（如食品销售需《食品经营许可证》）；2.签约人：是否为企业法定代表人或合法授权人，需提供授权委托书（载明授权范围、权限、期限），授权委托书是否有对方公章及签字。标的物描述1.产品/服务名称、规格、型号、数量、技术参数是否清晰明确，与订单、附件一致，避免模糊表述（如“优质产品”“同类产品”）；2.定制化产品：需明确技术验收标准、交付样品的封存方式及验收流程。价格与支付条款1.单价、总价、折扣政策是否明确，是否含税（税率及税种需注明），价外费用（如运输费、安装费）承担方；2.支付方式：分期支付的节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例及支付条件），账户信息（户名、账号、开户行）是否准确，跨境支付需明确外汇结算方式及汇率风险承担方。交付与验收条款1.交付时间、地点、方式（如送货上门、自提），逾期交付的违约责任是否明确；2.验收标准：依据（如国标行标、双方确认的技术文件）、验收期限（如到货后X个工作日内）、验收异议的提出及时效（如验收不合格需在X日内书面通知）。双方权利义务1.销售方义务：产品质量保证（质保期时长、三包政策）、技术支持（如培训、安装）、售后服务响应时间；2.采购方义务：付款及时性、验收配合义务、提供必要资料（如场地、接口）的责任。违约责任条款1.违约情形是否全面（如逾期付款、逾期交付、产品质量不合格、保密违约等）；2.违约金计算方式是否合理（建议约定固定金额或日万分之X的违约金，不超过实际损失的30%），是否约定违约金调整机制；3.约定“守约方为实现债权产生的费用（如律师费、诉讼费）由违约方承担”。保密条款1.保密信息范围（如技术资料、客户信息、定价策略等）是否明确；2.保密期限（一般不短于合同有效期，部分核心商业秘密建议约定为“保密义务不因合同终止而终止”）；3.第三方披露限制（如需向监管机构披露的除外）。知识产权条款1.销售方提供的产品/服务是否侵犯第三方知识产权，如发生侵权，责任由销售方承担；2.定制化产品的知识产权归属（如约定归属采购方或双方共有，需明确登记、使用权限）。争议解决条款1.争议解决方式（诉讼/仲裁），明确管辖法院（如被告所在地法院、合同履行地法院）或仲裁机构（如仲裁委员会）；2.避免约定“由双方协商解决，协商不成提交地法院”的模糊条款（需明确具体管辖地）。不可抗力条款1.不可抗力范围（如自然灾害、战争、行为等）是否合理；2.不可抗力发生后的通知义务、证明提供义务（如部门出具的证明）及法律后果（如部分/全部免责、合同解除条件）。合同解除与终止1.约定法定解除权情形（如根本违约、迟延履行经催告后仍不履行）；2.约定双方协商解除的流程及书面确认要求；3.合同终止后的善后义务（如资料返还、质保金处理）。第四步：跨部门协同审核法务部：重点审查法律合规性、条款完整性、违约责任合理性，出具法律风险提示。财务部：审核支付条款、税务条款、账户信息、信用政策（如大额合同需评估客户信用风险），对资金安全提出意见。业务部门（销售部/产品部）：确认标的物描述、交付验收、技术支持等业务条款是否符合实际需求，评估履约可行性。汇总反馈：主审人收集各部门意见，梳理形成《合同审核意见汇总表》，明确“通过”“不通过”或“需修改”结论，标注修改意见及反馈时限（一般不超过2个工作日）。第五步：审核意见出具与反馈审核结论分类：通过：所有条款无重大风险，可按流程签署；需修改：存在可优化条款（如违约金比例、支付节点），由业务部门与对方协商后修改，重新提交审核；不通过：存在法律或财务风险（如主体资格不符、知识产权侵权、付款条件显失公平），终止审核流程，业务部门需重新评估合作可行性。书面审核报告：审核通过后，法务部出具《合同审核报告》，载明审核结论、主要修改意见（如有）、风险提示，经法务负责人签字后，连同合同文本、附件提交至下一审批环节（如总经理审批）。第六步：审核结果归档归档内容：合同文本（最终签署版）、《合同审批申请表》《合同审核意见汇总表》《合同审核报告》、对方主体资格证明、授权委托书、相关沟通记录（如邮件、会议纪要）等。归档要求：审核完成后3个工作日内，由法务部将上述资料整理归档（电子档+纸质档），保证资料完整、可追溯，归档期限不少于合同履行期满后5年。三、合同条款审查清单模板条款类别审查要点审查标准审查结果（通过/不通过/需修改）备注审核人审核日期签约主体资格对方营业执照是否在有效期内营业执照载明有效期与当前日期对比，需在有效期内□通过□不通过□需修改如需年检，需提供年检证明授权委托书是否有效授权范围涵盖合同签订，授权期限在签约日之后，签字/盖章完整□通过□不通过□需修改标的物描述产品规格型号、数量是否与订单一致与《采购订单》附件完全一致，无模糊描述□通过□不通过□需修改定制产品需附技术参数表价格与支付条款预付款比例是否超出公司信用政策不超过合同总金额的30%（特殊客户需经总经理审批）□通过□不通过□需修改质保金比例及支付条件是否明确一般为5%-10%，验收合格后X个月内支付，需明确触发条件□通过□不通过□需修改交付与验收条款交付时间是否明确具体避免约定“X月内交付”，需明确具体日期或“收到预付款后X个工作日内”□通过□不通过□需修改验收异议期是否合理不短于7个工作日，自验收合格通知送达之日起计算□通过□不通过□需修改违约责任条款逾期付款违约金比例是否合理建议日万分之三至五，不超过年化LPR的四倍□通过□不通过□需修改是否约定守约方维权费用承担明确“律师费、诉讼费等由违约方承担”□通过□不通过□需修改争议解决条款管辖法院/仲裁机构是否明确避免约定“甲方所在地法院”，需明确具体法院全称（如“市区人民法院”）□通过□不通过□需修改跨境合同建议选择仲裁四、审核过程关键把控要点动态更新审查清单：每季度结合法律法规变化（如《民法典》司法解释、行业监管新规）、业务反馈（如常见纠纷案例）更新审查要点，保证清单时效性。关注行业特殊条款：医疗器械销售：需审查产品注册证、经营资质、冷链交付要求；跨境电商：需审查数据跨境传输合规性、进口国关税政策、退换货流程；长期服务合同：需明确服务标准、SLA（服务等级协议）、续签条件。强