企业行政文档归档与保管操作规范

企业行政文档归档与保管操作规范一、规范目的为规范企业行政文档的归档、保管、借阅及处置流程，保证行政文档的完整性、安全性及可追溯性，提高文档管理效率，为企业运营、决策及合规提供有效依据，特制定本操作规范。二、适用范围本规范适用于企业各部门在行政管理活动中形成或接收的各类纸质及电子文档，包括但不限于：公司级管理制度、流程文件及通知公告；会议纪要、会议决议及重要会议材料；对外合同协议、合作意向书及法律文书；人事文件（含员工入职、离职、调动、培训记录等）；企业资质证书、年检材料及证照文件；行政后勤类文件（固定资产登记、采购合同、后勤服务协议等）；企业文化建设相关文件（活动方案、宣传材料、品牌资料等）。涉及部门：企业各部门、行政部、档案管理员。三、归档操作流程（一）文档收集责任主体：各部门为文档收集的第一责任部门，各部门负责人主管需指定专人（如文档专员专员）负责本部门文档的初步整理与提交。收集时限：各类文档在形成或接收后3个工作日内完成初步整理；季度末（3月、6月、9月、12月最后一个工作日）前，各部门将本季度需归档的统一提交至行政部。收集要求：纸质文档需为原件（特殊情况可用复印件，但需注明“复印件”及原件存放位置），字迹清晰、无涂改（重要文档需签字或盖章确认）；电子文档需为最终版本，格式统一（如Word、PDF等），命名规范（格式：“部门-文档类型-形成日期-序号”，例：“行政部-会议纪要-20240315-001”）；涉及多个部门的联合发文或项目文档，由主办部门负责收集完整版本，协办部门提供复印件或电子备份。（二）文档分类分类原则：按“部门-一级类别-二级类别”三级分类法进行划分，保证分类逻辑清晰、无交叉。分类标准（示例）：一级类别二级类别包含内容举例行政管理制度文件公司章程、管理制度、流程文件行政管理会议文件董事会、总经理办公会、部门会议纪要人力资源管理人事管理入职登记表、劳动合同、离职证明人力资源管理培训文件培训计划、培训记录、考核结果合同管理对外合同采购合同、销售合同、服务协议资质证照企业资质营业执照、税务登记证、行业资质证书分类操作：文档专员专员对收集的文档进行初步分类，填写《行政文档分类表》（见模板1），与行政部档案管理员档案员共同确认分类结果。（三）文档整理排序：同一类别内的文档按形成日期先后排序（日期相同按重要程度排序，如先决议后附件）；编页：纸质文档超过20页需编写页码（页码位置：右上角），采用阿拉伯数字“1、2、3……”连续编号；装订：纸质文档使用无酸纸装订，不得使用订书针（避免锈蚀），重要文档需加装封面（注明文档名称、编号、部门、日期、页数）；核对：检查文档完整性（无缺页、无重复），对缺失或存疑的文档及时与形成部门沟通补全。（四）编号与标识编号规则：采用“部门代码-年份-流水号”格式，其中：部门代码：用两位字母表示（例：行政部“XZ”、人力资源部“HR”）；年份：文档形成年份（如2024年）；流水号：按分类顺序从“001”开始连续编号（同一类别内不重复）。示例：“XZ-2024-001”表示行政部2024年第1号归档文档。标识粘贴：纸质文档在封面右上角粘贴归档标签（格式：“编号+文档名称+部门+日期”）；电子文档在文件名前增加编号，并在档案管理系统中录入编号信息。（五）电子台账录入系统录入：档案管理员*档案员将归档文档信息录入企业档案管理系统，字段包括：编号、文档名称、部门、分类、形成日期、页数、保管期限、存放位置、电子路径、责任人、归档日期；核对校验：录入后与纸质文档逐一核对，保证编号、名称、日期等信息一致，避免错漏；备份存储：电子文档需在服务器及云端双备份，服务器备份每周更新，云端备份每月更新，保证数据安全。（六）移交保管移交手续：文档专员专员将整理完毕的纸质文档及《行政文档归档登记表》（见模板2）一并移交至档案管理员档案员，双方当场核对文档数量、编号及完整性，签字确认；存放要求：纸质文档存入专用档案柜，按“一级类别-二级类别-编号”顺序排列，档案柜张贴分类索引标签；电子文档按“部门-分类-编号”文件夹层级存储，文件夹名称与编号对应；涉密文档需存放于带锁保密柜，由行政部负责人*经理专人保管，电子涉密文档需加密存储并设置访问权限。环境管理：档案室需保持干燥（湿度45%-60%）、通风、避光，配备消防器材（如灭火器、烟雾报警器），温度控制在18℃-25℃，定期（每月）检查环境并记录。（七）借阅利用借阅申请：员工因工作需要借阅文档时，需填写《行政文档借阅申请表》（见模板3），注明借阅文档编号、名称、用途、借阅期限（最长不超过15个工作日），经部门负责人主管审批后提交至档案管理员档案员；借阅流程：纸质文档：档案管理员*档案员核对申请表无误后，办理借阅登记，借阅人签字领取，借阅时需检查文档完整性，归还时再次核对并签字；电子文档：经审批后，档案管理员*档案员在系统中开通临时访问权限，借阅人仅可在线查看或（需记录操作日志），禁止外传或修改；特殊借阅：借阅涉密文档或超过15个工作日的，需经行政部负责人经理及分管领导总审批，借阅期限最长不超过30个工作日，归还时需检查文档是否泄密。（八）到期处置鉴定评估：保管期限届满前1个月，由行政部负责人经理组织档案管理员档案员、法务专员*专员（如有）对文档进行价值鉴定，区分“继续保管”或“销毁/销毁后移交”；处置方式：继续保管：对仍有参考价值的文档，延长保管期限（一般为原期限的1-2倍），重新编号并录入台账；销毁：对无保存价值的文档，由行政部制定《行政文档销毁清单》（注明编号、名称、数量、销毁原因），经分管领导总审批后，由2人以上（含档案管理员档案员、行政部人员*专员）共同监销，销毁过程记录《销毁记录表》（注明时间、地点、监销人、销毁方式），保证文档无法恢复；移交：对具有历史或法律价值的文档（如公司重要合同、资质证书原件），移交至企业档案馆或地方档案馆，移交时需办理移交手续并签字确认。四、模板表格模板1：行政文档分类表序号文档名称形成部门形成日期一级类别二级类别备注12024年考勤管理制度行政部2024-01-15行政管理制度文件含修订版2第一季度总经理办公会纪要总经办2024-03-20行政管理会议文件决议事项3项模板2：行政文档归档登记表序号文档编号文档名称部门形成日期页数保管期限移交人接收人移交日期备注1XZ-2024-0012024年考勤管理制度行政部2024-01-1512长期*专员*档案员2024-01-18含修订版2ZJ-2024-002第一季度总经理办公会纪要总经办2024-03-20810年*主管*档案员2024-03-25决议事项3项模板3：行政文档借阅申请表借阅日期文档编号文档名称借阅部门借阅人借阅用途借阅期限归还日期审批人（部门负责人）备注2024-04-01XZ-2024-0012024年考勤管理制度市场部*员工新员工培训5个工作日2024-04-06*经理查看原件五、管理要求与风险防控（一）责任明确各部门负责人*主管为本部门文档归档第一责任人，需保证文档及时、完整提交；文档专员*专员负责本部门文档的收集、分类、整理及初步审核；档案管理员档案员负责文档接收、编号、台账录入、保管及借阅管理，定期（每季度）向行政部负责人经理汇报归档情况。（二）保密管理涉密文档（如未公开的合同、战略规划、人事敏感信息）需标注“保密”字样，借阅需经分管领导*总审批；电子涉密文档需采用加密软件存储，访问权限仅开放至相关部门负责人及档案管理员*档案员，禁止通过个人邮箱、等非加密渠道传输；档案室无关人员禁止入内，借阅文档不得拍照、复印（经审批除外），归还时需检查文档是否有涂改、损毁。（三）安全防护定期（每月）检查档案室消防设施、温湿度控制设备，保证设备正常运行；纸质文档需做好防虫、防霉处理（放置防虫剂、定期通风），电子文档定期（每季度）进行病毒查杀；如发生文档丢失、损毁或泄密事件，档案管理员档案员需立即报告行政部负责