项目进度协调沟通记录表单

一、项目协同中的沟通记录应用场景在项目全生命周期中，涉及多角色、多环节的协同推进时，信息同步与问题跟踪。例如：跨部门项目周会中需明确各模块进度偏差、资源调配需求；关键节点评审时需记录技术难点解决方案；突发风险事件（如供应链延误）需协调多方制定应对措施。此类场景下，通过标准化记录表单，可保证沟通内容可追溯、责任可划分、行动项落地，避免信息遗漏或责任推诿，保障项目按计划有序推进。二、表单填写与使用流程详解1.会前准备：明确沟通目标与参与方确定主题与范围：根据项目阶段（如启动、执行、收尾）明确本次沟通核心议题，例如“第三季度研发进度滞后协调”“客户需求变更影响评估”等，避免议题发散。梳理基础信息：提前收集项目当前进度数据（如计划完成率、实际里程碑达成情况）、存在问题清单（如测试环境资源不足、设计稿未交付），作为沟通讨论依据。通知参与方：提前1-2个工作日通过项目管理系统或邮件告知会议时间、地点（线上需注明会议）、参会人员（如项目经理、开发负责人、测试负责人、客户代表），并附上相关材料。2.会中记录：聚焦关键信息与行动项记录基本信息：在表单中填写项目全称、沟通日期、起止时间、地点/会议、主持人记录人（姓名以代替）、参会人员（列出角色及姓名）。同步当前进度：由各负责人简要汇报本模块进度，对比计划与实际差异，例如“开发模块：计划完成80%，实际完成65%，主要因第三方接口调试延迟”。梳理核心问题：逐条记录沟通中提出的问题，需明确问题描述、影响范围（如“导致整体测试环节延后3天”）、紧急程度（高/中/低）。讨论解决方案：针对每个问题，记录讨论过程及最终共识，例如“解决方案：协调运维团队优先分配测试环境，资源负责人于今日17:00前确认；接口调试由开发负责人牵头，客户接口方*配合，明日下午5点前输出调试结果”。明确行动项：将解决方案拆解为具体任务，每项任务需明确“任务描述、负责人、完成时间、交付物（可选）”，例如“任务1：协调测试环境资源，负责人：运维*，完成时间：今日17:00，交付物：环境分配确认截图”。3.会后跟进：确认分发与闭环管理记录确认：会议结束前，主持人或记录人向参会人员口头复述关键问题、解决方案及行动项，保证信息无遗漏，各方无异议后签字（或线上确认）。表单分发：会后2个工作日内，将最终版记录表单通过项目管理系统共享至所有参与方，并抄送项目相关干系人（如部门领导、客户方负责人）。跟踪落实：项目经理*根据行动项完成时间，每日通过项目进度看板或周会跟进，对逾期未完成的任务及时提醒，保证问题闭环。三、项目进度协调沟通记录表单模板项目基本信息项目名称电商平台升级项目项目编号沟通主题第三季度研发进度协调会沟通日期时间14:00-15:30地点/会议主持人*记录人参会人员项目经理、研发负责人、测试负责人、运维负责人、产品经理*缺席人员及原因沟通内容记录当前进度同步研发模块：计划完成80%，实际完成65%（后端接口开发延迟）；测试模块：计划完成50%，实际完成30%（因待测版本未按时交付）；产品模块：需求文档已全部评审完成，待开发提测后启动UAT测试准备。存在问题1.后端第三方支付接口调试超期，影响核心功能开发（紧急：高）；2.测试环境资源不足，导致多团队并行测试冲突（紧急：中）；3.客户需求变更（新增优惠券功能）未评估对进度影响（待分析）。讨论要点1.接口调试延迟原因：客户方接口文档更新未及时通知，需协调客户接口负责人同步最新文档；2.测试资源：运维团队优先分配独立测试环境，资源协调人今日内确认；3.需求变更：产品经理*2日内输出影响评估报告，提交项目组评审。解决方案与行动项序号问题描述解决方案负责人1第三方支付接口调试超期1.客户接口方今日15:00前提供最新接口文档；2.研发负责人组织2名开发人员专注调试，明日18:00前完成联调。客户、研发2测试环境资源不足运维团队分配独立测试服务器，配置测试所需数据库及中间件。运维*3新增优惠券功能需求变更影响评估产品经理*梳理功能点、开发量、测试量，评估对整体进度影响（原计划是否顺延）。产品*后续跟进事项下次沟通时间2024年8月27日14:00（周例会）待办事项确认1.8月21日18:00前检查接口调试结果；2.8月22日12:00前确认测试环境到位；3.8月22日17:00前提交需求变更评估报告。记录确认签字主持人：__________记录人：__________参会人员：__________（可附线上确认截图）四、使用要点与注意事项及时性与准确性：沟通结束后24小时内完成表单填写，保证问题描述、解决方案、行动项等信息与会议内容一致，避免事后补录导致信息偏差。责任明确化：每项行动项必须指定唯一负责人，避免“多人负责等于无人负责”；完成时间需具体到“日”，而非“尽快”“本周内”等模糊表述。问题分级管理：对紧急高优问题（如影响项目里程碑）需标注特殊标识，优先跟进解决；低优问题可纳入长期待办清单，定期回顾。保密与存档：记录表单中涉及敏感信息（如客户内部数据、未公