采购流程与合同管理标准模板

采购流程与合同管理标准模板一、适用范围与场景描述二、采购流程与合同管理操作步骤步骤一：采购需求提出与审批操作说明：需求发起：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预估单价、总价、预算来源、期望交货日期等关键信息，并附相关技术参数、图纸或需求说明作为附件。部门审核：需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，签署意见后提交至采购部。采购部复核：采购部核对需求内容是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标金额标准），并评估采购的可行性（如市场供应情况、交货周期），复核通过后提交至财务部。财务部审批：财务部审核预算充足性、成本合理性，确认资金来源合规后，根据采购金额分级报批（如：5万元以下由采购总监审批；5-20万元由分管副总审批；20万元以上由总经理审批）。审批通过后，采购需求正式生效。步骤二：供应商选择与评估操作说明：供应商寻源：采购部根据需求类型通过公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等方式筛选供应商。小额采购（如1万元以下）可采用询比价方式，至少向3家合格供应商询价；大额采购（如10万元以上）原则上采用公开招标，需在指定平台发布招标公告。供应商资质审核：对候选供应商的营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证）、过往合作业绩、商业信誉等进行审核，形成《供应商评估表》，重点评估其资质有效性、供货能力、质量保证能力及售后服务水平。确定供应商：根据“质优价廉、服务优先”原则，结合评估结果、报价情况及企业合作策略，确定最终供应商，并报采购负责人确认。步骤三：合同拟定与审批操作说明：合同起草：采购部根据采购需求及供应商谈判结果，按照企业《合同管理办法》及标准合同模板起草合同，明确以下核心条款：合同双方主体信息（名称、地址、法定代表人、联系方式）；采购标的（名称、规格型号、数量、质量标准及技术参数）；履行要求（交货/服务地点、期限、方式、运输及保险责任）；价格与支付（单价、总价、币种、付款条件、发票类型）；验收标准（验收方法、流程、异议处理方式）；双方权利义务（保密、知识产权、安全责任等）；违约责任（违约情形、赔偿标准、合同解除条件）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）；合同生效条件、份数及附件清单。部门会签：合同初稿需经需求部门（确认标的物符合需求）、财务部（确认付款条款合规）、法务部（审核法律风险）依次会签，各部门需在2个工作日内反馈意见，采购部根据意见修改完善。最终审批：会签通过后，根据合同金额及重要性提交相应层级领导审批（如：10万元以下由采购总监审批；10-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）。重大合同（如100万元以上）需提交总经理办公会审议。步骤四：合同签订与分发操作说明：签订形式：合同采用书面形式，需由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）。授权代表需提供《授权委托书》，明确授权范围及期限。合同份数：合同一式4-6份，采购部、财务部、需求部门、供应商各执1份，剩余1-2份由行政部（或档案室）归档保存。分发与备案：采购部在签订后1个工作日内将合同分发给相关部门，并在《合同台账》中登记合同编号、签订日期、金额、履行状态等信息，保证合同可追溯。步骤五：合同履行与跟踪操作说明：履约监控：采购部作为合同履行主责部门，需跟踪供应商备货、生产、发货等进度，保证按时交货/提供服务。如遇可能延期情况，供应商需提前3日书面告知，采购部及时与需求部门沟通并协商解决方案。交付验收：货物到货后，需求部门、采购部、质检部（如需）共同按照合同约定的质量标准、数量进行验收，填写《验收报告》，注明验收结果（合格/不合格）、不合格项处理方式（退货/换货/整改）。服务类项目需按服务阶段或周期进行验收，由需求部门确认服务成果并签署《服务验收单》。问题处理：验收不合格时，采购部需在2个工作日内通知供应商限期整改，整改后重新验收；若供应商无法满足要求，采购部可依据合同条款追究违约责任（如扣除违约金、解除合同）。步骤六：付款结算与合同归档操作说明：付款申请：验收合格后，采购部根据合同约定条款（如“验收合格后30日内支付90%尾款”）填写《付款申请单》，附《验收报告》、发票、合同复印件等资料，提交财务部审核。资金支付：财务部核对单据无误后，按企业资金审批流程办理付款，保证付款方式、金额与合同一致。合同归档：合同履行完毕（含付款完成、质保期满）后，采购部收集合同正本、审批文件、验收报告、付款凭证等资料，整理成册后移交行政部（或档案室）归档。归档时需填写《档案移交清单》，注明档案编号、内容、移交日期及经手人，保存期限不少于10年（重大合同可永久保存）。三、核心流程表单模板表1：采购需求申请表编号需求部门申请人联系方式需求日期物料/服务名称规格型号单位数量预估单价预估总价预算来源用途说明附件清单（可附页）部门负责人审批意见：签字：日期：采购部复核意见意见：签字：日期：财务部审批意见：签字：日期：最终审批意见意见：签字：日期：表2：供应商评估表评估日期供应商名称联系人联系方式供应商类型（生产/贸易/服务）资质文件（可附页）营业执照、相关许可证、认证证书等报价信息物料名称：规格：单价：数量：总价：交期承诺承诺交货日期：是否可分批交付：质量保证质量认证：过往质量评价：服务能力售后服务：技术支持：综合评分资质（20分）：报价（30分）：交期（20分）：质量（20分）：服务（10分）：总分：评估结论□推荐□不推荐□备选评估人签字日期：表3：合同审批表合同编号合同名称采购方供应商标的名称规格型号数量合同金额签订地点履行期限拟定部门拟定人联系方式需求部门意见意见：签字：日期：采购部意见意见：签字：日期：财务部意见意见：签字：日期：法务部意见意见：签字：日期：总经理审批意见：签字：日期：表4：验收报告表合同编号验收日期验收地点物料/服务名称规格型号供应商数量验收标准（合同条款/行业标准）验收项目（外观、功能、数量等）验收结果□合格□不合格□待整改不合格项描述：处理方式□退货□换货□供应商限期整改（整改期限：）验收组成员采购员：需求部门：质检员：签字确认采购部：需求部门：质检部：供应商（如需）：表5：合同台账表合同编号合同名称采购方供应商签订日期生效日期标的名称规格型号数量合同金额履行期限付款方式验收状态□已验收□未验收□部分验收付款状态□已付□未付□部分支付归档状态□已归档□未归档归档日期归档编号备注四、关键执行要点与风险提示需求明确性：需求部门需保证采购描述清晰、无歧义，避免因“模糊需求”（如“一批办公用品”）导致供应商供货不符，影响后续验收。供应商合规性：严禁与无资质、超范围经营的供应商合作，对供应商的资质需定期复核（每年至少1次），避免因资质问题导致合同无效或法律风险。合同条款严谨性：质量标准、验收方式、违约责任等核心条款需量化、可执行，避免使用“优质”“尽快”等模糊表述；争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖。审批流程完整性：严禁“先采购后审批”或“越级审批”，保证每个审批环节责任到人，规避流程合规风险。验收规范性：验收需由多方共同参与（需求、采购、质检），验收结果需书面记录并签字确认，避免“口头验收”导致纠纷。文档管理规范性：所有采购流程文档（需求申请、供应商资料、合同、验