企业行政工作检查清单确保行政工作规范有序

一、适用工作场景本工具适用于企业行政管理部门对日常行政工作的规范化检查，具体场景包括：月度/季度行政工作例行检查、新行政制度推行后的执行效果核查、办公环境与物资管理专项检查、年度行政工作审计自查、跨部门协作流程合规性评估等。通过系统化检查，可及时发觉行政工作中的疏漏，保证各项工作符合企业管理规范，提升行政服务效率与质量。二、执行操作流程（一）明确检查目标与范围目标定位：根据企业当前行政工作重点，确定检查核心目标，例如“规范办公用品管理流程”“提升会议组织效率”“强化办公区域安全管理”等。范围界定：梳理需检查的行政模块，通常包括：办公环境管理（办公区、会议室、公共区域等）、办公用品与资产管理（采购、入库、领用、盘点等）、行政流程执行（印章管理、文件流转、用车申请、接待规范等）、会议与活动管理（会议筹备、纪要跟进、活动复盘等）、安全与保密管理（消防设施、用电安全、涉密文件保管等）、档案管理（行政档案分类、归档、借阅流程等）。（二）组建检查小组与分工小组构成：由行政部门负责人担任组长，成员包括行政各模块专员（如办公用品管理专员、会议活动专员、安全管理专员等），可邀请1-2名员工代表*参与，保证检查视角全面。职责分工：组长*：统筹检查计划，审核检查结果，推动问题整改；模块专员*：负责对应模块的检查标准制定、现场检查及问题记录；员工代表*：从使用者角度反馈行政流程的实际体验与建议。（三）制定检查计划与标准计划内容：明确检查时间（如每月最后一周）、频次（月度/季度）、检查路径（按部门/模块/区域划分），并提前3个工作日通知被检查部门，保证其有充足准备时间（突击检查除外）。标准制定：依据企业《行政管理制度汇编》《行政工作手册》等文件，细化各模块检查标准，示例：办公环境：“办公桌面物品摆放整齐，无与工作无关杂物；文件资料分类存放于文件柜中，标签清晰；绿植无枯叶、无病虫害”；印章管理：“印章使用需经部门负责人审批，登记台账记录完整（含用印时间、事由、经办人、审批人）；印章存放于专用保险柜，钥匙由专人保管”。（四）实施现场检查与记录检查方式：采用“查资料+看现场+问询”结合的方式：查资料：核对台账记录（如办公用品领用登记、印章使用台账、会议纪要等）与实际是否一致；看现场：实地检查办公区域环境、物资存放状态、设备运行情况等；问询：随机与员工交流，知晓其对行政流程的熟悉度及实际操作中遇到的问题。问题记录：使用《行政工作检查问题记录表》（详见模板），对发觉的问题详细描述，包括“检查模块、具体问题、位置/责任人、严重程度（轻微/一般/严重）”，并同步拍照或截图留存（涉及敏感信息需遮挡）。（五）问题汇总与分类分析汇总整理：检查结束后，小组汇总所有问题，剔除重复项，按模块分类（如“办公用品管理类”“流程执行类”）。原因分析：针对问题深挖根源，例如“办公用品库存积压”可能因“需求提报不准确”或“采购周期过长”；“会议纪要未及时归档”可能因“流程责任不明确”。（六）制定整改方案并跟踪整改要求：向问题责任部门/人员下达《行政工作整改通知单》，明确“问题描述、整改措施、责任人、整改期限”（一般问题不超过7个工作日，严重问题不超过15个工作日）。跟踪验证：整改期限届满后，检查小组对整改结果进行复查，确认问题是否彻底解决；若未整改到位，需重新制定方案并追溯责任。（七）结果归档与持续优化归档保存：将《检查问题记录表》《整改通知单》《整改复查表》等资料整理归档，保存期限不少于2年，作为行政工作改进的依据。优化迭代：每季度召开检查复盘会，分析高频问题（如某类流程反复出错），推动制度或流程优化，例如简化审批环节、更新管理工具等，形成“检查-整改-优化”的闭环管理。三、检查清单模板企业日常行政工作检查清单检查周期：□月度□季度□专项□其他：______检查日期：______年______月______日检查小组：组长、组员、检查模块检查项目检查标准检查结果（√/×）问题描述（可附页）责任人整改期限整改结果（√/×）办公环境管理办公区域整洁度桌面物品摆放有序，无杂物堆积；地面、墙面无污渍、涂鸦部门*公共区域（会议室/茶水间）会议室桌椅归位，设备关闭；茶水台清洁，物品摆放整齐行政专员*绿植养护绿植无枯叶、无病虫害，花盆无污渍后勤*办公用品与资产管理采购流程合规性采购需求经部门负责人审批，订单与审批记录一致；供应商资质齐全采购*库存管理建立库存台账，定期（每月）盘点；物资存放分类清晰，标识明确仓管*领用登记规范性领用人签字记录完整，领用用途与实际需求匹配；无违规领用或多领情况各部门*行政流程执行印章管理印章使用登记台账完整（含时间、事由、审批人、经办人）；印章存放于保险柜，钥匙专人保管行政主管*文件流转收发文登记及时，传递流程符合规定；涉密文件按规定加密、归档文档*用车申请用车提前1个工作日申请，审批流程完整；车辆使用后登记里程、加油记录司机*会议与活动管理会议筹备会议通知提前发送，明确时间/地点/议程；设备（投影、麦克风等）调试正常会议专员*会议纪要纪要在会后24小时内完成，内容准确（含决议、责任人、期限）；分发至相关人员记录人*活动复盘活动结束后3个工作日内完成复盘报告，总结经验与不足活动负责人*安全与保密管理消防设施灭火器在有效期内，压力正常；消防通道畅通，无堵塞物安全专员*用电安全下班前关闭所有非必要电源（电脑、打印机等）；插座无超负荷使用各部门*涉密文件保管涉密文件存放于带锁文件柜，借阅需经部门负责人*批准，登记借阅人/时间/归还期限机要*档案管理档案分类行政档案按年度/类别分类（如人事、合同、制度），标签清晰档案员*归档及时性月度/季度档案在次月5日前完成归档各模块专员*四、使用要点提示检查前充分准备：提前熟悉企业行政管理制度，明确各模块检查标准，避免因标准模糊导致检查结果偏差；准备好检查工具（如记录表、相机、卷尺等）。检查中客观公正：以制度为依据，避免主观臆断；对发觉的问题需与责任人现场确认，避免误判；尊重员工隐私，不随意翻阅与工作无关的物品。问题整改闭环管理：整改通知单需明确“可量化、可验证”的整改措施（如“将库存盘点频次从季度调整为月度”而非“加强库存管理”）；对反复出现的问题，需从制度层面优化，而非仅追究个人责任。关注员工体验：通过员工代表反馈或匿名问卷，收集行政流程中“不便民、低效率”的环节，例如“报销流程繁琐”“会议室预