采购需求及供应商评估表

采购需求及供应商评估表工具指南一、适用场景与价值定位本工具适用于企业各类采购活动（如原材料采购、服务外包、设备采购等），旨在通过标准化流程明确采购需求、规范供应商评估，保证采购过程公开透明、结果性价比最优，同时为后续采购决策提供数据支撑，降低采购风险，提升采购效率。无论是常规采购还是专项项目采购，均可通过本工具实现需求到供应商的全流程管理。二、操作流程与实施步骤步骤一：采购需求发起与确认操作内容：需求部门发起：需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务需要，填写《采购需求表》（见模板表格部分），明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预算金额、交付时间、质量要求、验收标准等核心信息，并说明采购背景及必要性。跨部门审核：需求部门负责人审核后，提交至采购部门；采购部门联合财务部、使用部门（如技术部）对需求的合理性（如预算是否符合公司成本控制要求、技术参数是否明确可行）、完整性进行审核，重点确认是否存在模糊描述（如“优质”“高效”等主观表述），必要时与需求部门沟通补充细节。需求最终确认：审核通过后，需求部门、采购部门、财务部负责人签字确认，形成《采购需求确认单》，作为后续供应商筛选和评估的依据。步骤二：供应商信息收集与初筛操作内容：信息收集：采购部门通过公开渠道（如采购网、行业招标平台、合格供应商库、行业协会推荐等）收集潜在供应商信息，记录供应商名称、主营业务、联系方式、资质证书（如营业执照、相关行业许可证、ISO体系认证等）、过往合作案例等。初筛标准制定：根据采购需求特点，制定初筛门槛（如：供应商需具备相关行业资质近3年无重大违法记录、注册资金不低于万元、能提供本次采购物品/服务的对应案例等），排除不符合基本要求的供应商。初筛实施：采购部门对照初筛标准，对收集到的供应商进行筛选，形成《初筛供应商名单》，数量建议控制在3-5家（根据采购金额和复杂度可调整），保证后续评估工作量可控。步骤三：供应商评估标准制定操作内容：维度设计：结合采购需求，从资质能力、业绩经验、报价方案、服务保障、合作信誉等维度设计评估指标，各维度权重根据采购重点分配（如技术复杂采购侧重“资质能力”和“业绩经验”，成本敏感采购侧重“报价方案”）。量化评分：为每个二级指标设定评分标准（如“资质能力”可细分为“行业资质（10分）”“认证体系（10分）”“技术人员配置（10分）”，每项按符合程度打分），明确评分规则（如符合得满分，部分符合得50%，不符合得0分），避免主观随意性。标准确认：评估标准需经采购部门、需求部门、财务部门共同确认，保证公平、公正、公开，并形成《供应商评估标准表》作为评估依据。步骤四：供应商评估与打分操作内容：资料收集：向初筛通过的供应商发出《供应商资料提交函》，要求其在规定时间内提供营业执照复印件、资质证书、业绩案例（合同关键页）、报价方案（明细报价表，含单价、总价、税费等）、服务承诺（如售后响应时间、质保期限）、质量保证措施等资料。多维度评估：成立评估小组（成员包括采购部门负责人、需求部门技术专家、财务部成本专员、法务专员等），对照《供应商评估标准表》，对供应商提交的资料进行逐项打分，必要时可组织现场考察（如生产设备、仓储条件、服务团队配置等），核实资料真实性。汇总评分：评估小组各成员独立打分后，计算平均分（去除最高分和最低分可提升客观性），形成《供应商评估打分表》，按得分高低排序。步骤五：结果反馈与供应商选定操作内容：结果公示：将评估结果（得分、排名、主要优劣势）反馈至需求部门、财务部门等相关部门，公示期不少于2个工作日，接受异议反馈。异议处理：如有部门对评估结果提出异议，评估小组需在1个工作日内复核，并说明复核结果，保证过程透明。最终选定：公示无异议后，综合得分最高的供应商作为拟合作方，报公司管理层审批；审批通过后，由采购部门向供应商发出《合作意向书》，启动后续合同签订流程。步骤六：资料归档与持续优化操作内容：资料归档：将《采购需求确认单》《初筛供应商名单》《供应商评估标准表》《供应商评估打分表》《合作意向书》等资料整理归档，保存期限不少于3年，便于后续追溯和复盘。持续优化：每批次采购完成后，评估小组需总结本次评估流程中的问题（如评分标准是否合理、资料收集是否全面等），对《供应商评估标准表》和操作流程进行迭代优化，提升工具适用性。三、模板内容与填写指引（一）采购需求表项目填写内容采购编号按公司采购管理规则编号（如CG-2024-X）需求部门如：生产部、行政部需求提出人*联系方式（内部办公电话，无需填写隐私信息）采购物品/服务名称如：A型原材料、年度保洁服务规格型号/技术参数明确具体要求（如：尺寸mm、电压220VV、清洁频次每日1次）采购数量如：1000件、1年服务预算金额（元）含税总价，大写：如人民币壹万元整交付时间如：2024年月日前、服务起始日期2024年月日质量要求符合国家标准/行业标准/公司内部技术规范（可附标准文件编号）验收标准如：按采购需求表附件1检验、服务满意度评分≥90分采购背景及必要性简要说明（如：生产扩产急需、原有服务合同到期）需求部门负责人签字___________日期：_______采购部门审核意见___________签字：___________日期：_______财务部门审核意见___________签字：___________日期：_______（二）供应商评估打分表示例（总分100分）评估维度二级指标评分标准权重得分资质能力（30分）行业资质（10分）具备相关行业必备资质（如生产许可证）得10分，缺一项扣5分10%认证体系（10分）通过ISO9001质量认证得5分，ISO14001环境认证得3分，其他相关认证得2分（满分10分）10%技术人员配置（10分）配备资质技术人员≥3名得10分，每少1名扣3分10%业绩经验（25分）类似项目案例（15分）近3年完成3个以上同类项目得15分，每少1个扣5分15%客户评价（10分）提供2家以上客户证明，评价优秀得10分，良好得6分，一般得3分10%报价方案（20分）价格合理性（10分）低于预算10%得10分，与预算持平得8分，高于预算5%以内得5分，超出5%及以上0分10%报价明细（10分）报价清晰（含单价、数量、税费、运费等）得10分，漏项或模糊每处扣2分10%服务保障（15分）售后响应（8分）24小时内响应得8分，48小时内响应得5分，超过48小时0分8%质保期限（7分）质保≥2年得7分，1年得4分，不足1年0分7%合作信誉（10分）履约记录（5分）近3年无合同纠纷得5分，有1次纠纷扣3分，2次及以上0分5%社会评价（5分）无行政处罚记录得5分，有1次扣3分，2次及以上0分5%总分100%评估小组签字采购：_________需求：_________财务：_________日期：_______四、关键要点与风险规避1.需求描述需清晰具体采购需求中的技术参数、质量要求等应避免模糊表述（如“高质量”“快速交付”），需量化或引用明确标准（如“产品合格率≥99%”“交付时间不超过7个工作日”），防止供应商理解偏差或后期履约争议。2.供应商资质审核需严格重点核实供应商资质证书的真实性、有效性（如是否在有效期内、是否在资质许可范围内），可通过“国家市场监督管理总局”官网等公开渠道查询，避免虚假资质导致的合作风险。3.评估标准需客观量化评分指标应尽可能量化（如“案例数量≥3个”“报价低于预算5%”），减少主观判断（如“服务态度好”），保证不同评估成员打分结果一致性，避免“人情分”“倾向性”影响评估公正性。4.流程留痕保证合规性所有评估环节（如需求确认、供应商资料、打分表、结果