销售合同审核及管理标准化流程工具

销售合同审核及管理标准化流程工具一、适用业务场景与参与角色本工具适用于企业销售业务中各类销售合同的审核、签订、履行及全过程管理场景，涵盖新签合同、续签合同、重大合同变更等情形。参与角色包括：销售专员（合同发起与客户对接）、法务专员（条款合法性审核）、财务专员（金额与支付条件审核）、部门负责人（业务可行性审批）、档案管理员（合同归档）。二、标准化操作流程详解（一）合同发起与起草发起主体：销售专员根据客户需求与谈判结果，发起合同起草流程。核心动作：收集客户基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作条款（标的、数量、价格、交付时间、付款方式、违约责任等）及附件（如报价单、技术规格书、授权委托书等）。使用公司标准合同模板（或客户提供的合同模板，需标注“客户模板”字样），填写合同核心条款，保证内容完整、表述清晰，无歧义。输出物：《销售合同（草案）》（含附件）、客户资质材料复印件（营业执照、授权委托书等）。（二）内部审核流程合同草案需依次通过法务、财务、业务负责人三级审核，审核通过后方可进入客户沟通环节。法务审核（第1步）审核主体：法务专员审核要点：合同主体是否具备完全民事行为能力，客户资质是否在有效期内；合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险；违约责任、争议解决方式（如约定管辖法院）、知识产权归属等条款是否明确、合理；合同内容是否与公司内部制度冲突（如禁止性业务、特殊审批要求等）。输出物：法务审核意见（通过/不通过/需修改），注明修改建议及法律依据；不通过时退回销售专员重新起草。财务审核（第2步）审核主体：财务专员审核要点：合同金额、定价策略是否符合公司价格政策，是否存在低价倾销或超权限定价；付款方式（如预付款比例、分期节点、账户信息）、开票信息（税率、开票时间）是否明确且符合财务制度；质保金比例、支付条件是否合理，与成本核算、现金流规划是否匹配；是否存在潜在财务风险（如客户信用额度不足、大额垫款等）。输出物：财务审核意见（通过/不通过/需修改），注明金额、支付条款等调整建议；不通过时退回销售专员或同步沟通法务调整。业务负责人审批（第3步）审核主体：销售部门负责人审核要点：合同内容是否与业务目标一致，是否符合客户实际需求；交付周期、服务标准等是否具备可执行性，内部资源（如生产、物流）是否可保障；合作条款是否有利于维护公司长期利益，是否存在重大业务风险（如客户履约能力、市场竞争变化等）。输出物：业务负责人审批意见（批准/驳回），注明业务层面的决策依据；驳回时需明确原因并退回销售专员调整。（三）客户沟通与修订沟通主体：销售专员核心动作：将审核通过（或需客户配合修改）的合同草案发送给客户，同步说明公司审核意见及修改原因；与客户就修订条款进行沟通协商，达成一致后形成《合同修订记录》（注明原条款、修订后条款、双方确认方式）；客户确认无误后，获取客户方签字盖章页（需加盖合同专用章或公章，法定代表人签字/盖章的需核对授权文件）。输出物：客户签字盖章的合同文本、《合同修订记录》（如有）。（四）最终签署与用印签署主体：双方法定代表人或授权代表核心动作：销售专员汇总最终版合同（含附件、修订记录），提交至行政部门或用印负责人；用印负责人核对合同内容与审核流程一致性、客户签字盖章完整性，确认无误后加盖公司合同专用章或公章；签署后，销售专员留存1-2份正本合同（公司存档1份，客户1份，如有特殊情况可增减），并获取客户签收回执。输出物：正式签署的合同文本、客户签收回执。（五）合同履行与归档履行跟踪：销售专员负责跟踪合同履行进度（如交付、验收、收款等），及时向部门负责人反馈异常情况（如客户延迟验收、逾期付款等），协同法务、财务制定应对措施。归档管理：档案管理员在合同签署后5个工作日内，收集合同正本、审核意见、修订记录、客户资质、签收回执等全套材料，按“合同编号-客户名称-签约日期”规则归档；建立电子台账与纸质档案双备份，电子台账需包含合同核心信息（编号、名称、客户、金额、状态、负责人等），定期更新履行状态。输出物：合同档案（含电子版与纸质版）、《合同履行台账》。三、核心工具表单模板（一）销售合同审核表合同编号合同名称客户名称销售专员发起日期审核环节审核人审核日期审核意见审核结果法务审核法务专员YYYY-MM-DD重点条款：如争议解决方式约定为“原告所在地法院”符合公司要求；风险点：质保条款未明确质保期起算节点，建议补充“以客户签收合格报告之日起计算”。需修改财务审核财务专员YYYY-MM-DD金额：合同总金额50万元，预付款比例30%符合权限；付款方式：约定“验收后30日内支付尾款”，需明确验收标准。需修改业务负责人审批销售经理YYYY-MM-DD业务可行性：交付周期45天，现有产能可满足；合作条款：客户要求增加免费培训2次，符合行业惯例，同意推进。批准最终结论□通过□不通过□需客户配合修改（请注明：________________________）（二）合同变更记录表合同编号原合同签订日期变更类型（□延期□金额调整□条款补充□其他）申请部门申请人申请日期变更内容说明原条款拟变更后条款客户确认方式（□签字盖章□邮件确认□其他）内部审批结果交付时间变更2024年6月30日交付2024年7月15日交付客户邮件确认（附邮件截图）法务：条款合法；财务：无影响；业务：同意（三）销售合同台账合同编号合同名称客户名称签约日期合同金额（元）合同类型（□新签□续签□变更）合同状态（□待审核□审核中□已签署□履行中□已完成□已终止）负责人归档日期履行节点（如：待交付/待验收/待收款）XS202405001设备销售合同A科技有限公司2024-05-20300,000新签已签署销售专员2024-05-22待交付（2024-07-01前）四、关键风险控制与操作提示客户资质审核：签约前务必核实客户营业执照、法定代表人证件号码明及授权委托书（非法定代表人签约时），避免因主体不适格导致合同无效。条款一致性：合同文本需与附件（如报价单、技术协议）保持完全一致，避免“阴阳合同”或条款冲突；金额、数量等关键信息需手写时保证清晰无误，涂改处需双方签字盖章确认。审批流程不可逆：严禁跳过审核环节或逆向审批（如财务审核通过后法务才审核），保证每个环节责任到人、有据可查。用印规范：合同用印需严格执行公司印章管理制度，严禁在空白合同、未审核通过合同上加盖公章或