行政公文写作工具及格式指南

通用行政公文写作工具及格式指南一、适用范围与典型场景行政公文是单位内部管理、对外沟通及向上级汇报工作的重要载体，适用于以下典型场景：内部事务传达：如单位年度工作部署、会议通知、规章制度发布、人员调整通知等；向上级汇报请示：如工作进展汇报、专项事项请示、资金申请、重大事项报备等；跨部门/单位沟通：如业务协作函、意见征询函、复函等；对外正式告知：如单位更名公告、服务调整通知、合作邀请函等。二、标准化写作流程详解行政公文写作需遵循“目的明确—结构规范—内容精准—审核定稿”的标准化流程，具体步骤1.明确发文目的与核心要素确定受众：明确公文发送对象（如上级单位、内部各部门、合作单位等），选择合适的语气与措辞；梳理核心信息：明确公文需传达的核心事项（如“要求各部门提交年度总结”“申请采购办公设备”等），避免内容发散；确认文种：根据事项性质选择合适文种（如“通知”用于传达要求，“请示”用于请求指示，“报告”用于汇报工作，“函”用于不相隶属单位沟通）。2.拟写公文标题标题需简洁明了，包含“发文机关+事由+文种”三要素，格式为“单位关于事项的（文种）”。示例：“公司关于2024年春节放假安排的通知”“部门关于申请举办年度培训活动的请示”。3.撰写结构一般分为“开头—主体—结尾”三部分，逻辑清晰、层次分明：开头：说明发文背景、依据或目的，常用“为……根据……特通知如下”“现就……请示如下”等表述；主体：针对核心事项分条列项阐述，内容具体、条理清晰，避免空话套话；结尾：根据文种规范表述，如通知常用“特此通知”，请示常用“妥否，请批示”，报告常用“特此报告”。4.规范格式要素主送机关：顶格写公文的主要受理单位，后加冒号；若涉及多个单位，用顿号分隔，最后加逗号；附件说明：如有附件，在下空一行左空二字标注“附件：”，后标全角冒号和附件名称；发文机关署名：写全称或规范化简称，多个单位联合行文时，主办机关在前；成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称（如“2024年3月15日”）；印章：单一机关行文时，印章用红色，不得出现空白印章；联合行文时，所有发文机关均需盖章。5.审核与修改内容审核：检查核心事项是否明确、数据是否准确、表述是否无歧义；格式审核：核对标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期等要素是否完整规范；语言审核：保证用词庄重、简洁，避免口语化、情绪化表述，错别字、标点符号使用正确。三、常见公文类型模板示例（一）通知模板要素内容规范标题单位关于事项的通知主送机关各部门/各下属单位：开头为[目的/依据]，根据[上级文件/会议精神]，现将[具体事项]通知主体一、[事项一]：具体内容（含时间、地点、要求等）；二、[事项二]：具体内容；……结尾特此通知。附件说明附件：1.《细则》2.报送截止时间表发文机关署名单位（盖章）成文日期2024年X月X日（二）请示模板要素内容规范标题部门关于请示事项的报告主送机关单位领导：开头因[背景/原因]，为保证[工作目标]，拟开展[具体事项]。现将有关事项请示主体一、[事项必要性]：说明开展该事项的原因及依据；二、[具体方案]：时间、步骤、资源需求等；三、[请示事项]：明确需批准的具体内容（如“请批准拨付经费元”“请协调解决问题”）。结尾妥否，请批示。发文机关署名部门（盖章）成文日期2024年X月X日（三）报告模板要素内容规范标题部门关于工作进展的报告主送机关单位领导：开头根据[上级要求/工作计划]，我部门于[时间段]开展了[工作名称]，现将进展情况报告主体一、[已完成工作]：具体成果（含数据、案例等）；二、[存在问题]：客观描述当前困难；三、[下一步计划]：针对问题的改进措施及时间安排。结尾特此报告。发文机关署名部门（盖章）成文日期2024年X月X日四、写作要点与常见问题规避1.格式规范标题居中编排，字体为小标宋体二号；一般用仿宋三号，首行缩进2字符，行距28磅；页码位于页脚居中，用阿拉伯数字标注（如“-1-”）；“附件”名称后不加标点，附件名称过长时需分行并居中排列。2.语言要求避免使用“大概”“可能”等模糊表述，需明确具体数据、时间、责任主体；禁止使用网络用语、方言或情绪化词汇，保持公文严肃性；多用“应”“须”“严禁”等规范性表述，减少主观色彩。3.内容逻辑坚持“一文一事”，一份公文只围绕一个核心事项展开，避免内容混杂；主体部分采用“总-分”结构，分条列项时用“一、（一）、1.、（1）”序号，层次清晰；附件内容需与关联，并在中明确标注“详见附件X”。4.常见错误规避文种误用：如“请示”与“报告”混淆，“请示”需上级批复，“报告”仅作汇报；主送机关错误：避免将“请示”主送机