企业内部发文审批流程规范

企业内部发文审批流程规范为规范企业内部公文的审批与发布流程，保障公文内容准确、格式规范，提升管理效率与企业形象，结合企业实际运营需求，特制定本流程规范。一、适用范围本规范适用于企业各部门、分支机构发起的正式内部公文（含通知、报告、制度文件、请示、会议纪要等），非正式沟通（如工作群通知、口头传达）不适用本流程。二、发文发起与准备（一）发起主体由各部门指定撰稿人（或业务负责人）根据工作需求发起发文申请，确保内容与部门职责、业务目标高度契合。（二）内容与格式要求1.内容规范：公文需主题明确、逻辑清晰，数据表述准确（避免模糊表述），措施具备可操作性，且符合国家法律法规、企业内部制度要求。2.格式规范：严格遵循《企业公文格式模板》（见附件1），包含标题、主送单位、正文、附件、发文部门、日期等要素，字体、排版、编号规则需与模板一致。（三）材料准备撰稿人需同步准备：公文初稿（电子档+纸质稿）；相关支撑材料（如数据来源、政策依据、历史文件等）；《发文审批单》（填写发文类型、主送/抄送对象、拟发布范围、紧急程度等信息）。三、初审环节（一）初审责任人部门内部指定的初审人员（如部门文员、业务主管），需熟悉公文规范与部门业务。（二）审核重点1.格式合规性：检查排版、标点、编号、附件标注等是否符合模板要求；2.内容完整性：确认主题、目的、措施、时效等核心要素是否齐全，表述无歧义；3.逻辑合理性：内容逻辑是否通顺，措施是否与目标匹配、具备落地性。（三）反馈与流转初审人员需在1个工作日内完成审核：不符合要求的，退回撰稿人并附具体修改意见（如“正文第三段需补充数据支撑”“附件标注格式错误，参考模板调整”）；符合要求的，签署初审意见后，将公文及审批单转至部门负责人进行审核。四、部门/专业审核（一）审核责任人部门负责人（或专业条线负责人），需从业务视角把控内容质量。（二）审核要点1.业务合规性：审核内容是否符合部门职责、业务流程，是否与现有制度冲突；2.风险与资源：评估法律合规风险、资源（人力、预算）匹配度，提出优化建议；3.跨部门协同：涉及多部门协作的内容，需确认权责划分清晰、协作流程可行。（三）反馈与流转部门负责人需在2个工作日内完成审核：可直接修改（需标注修改痕迹）或反馈撰稿人调整；审核通过后，签署意见并转至分管领导进行审批。五、分管领导审批（一）审批责任人分管该业务的企业领导，需从战略与管理视角把关。（二）审批要点1.战略契合度：确认发文是否符合企业年度目标、战略方向；2.权责与决策：审核权责划分、跨部门协作要求是否清晰，重大事项需提供决策支持（必要时组织会商）；3.风险升级：对高风险事项（如制度修订、重大资源调配）提出最终风险防控意见。（三）反馈与流转分管领导需在3个工作日内完成审批：同意的，签署意见后转至终审环节（或直接发布，依公文类型而定）；需修改的，反馈至部门重新调整（调整后需再次走初审、部门审核流程）。六、终审与发布（一）终审责任人重大公文（如制度文件、战略级通知、跨多部门重要发文）：由总经理（或总经理办公会）终审；常规公文（如部门事务通知、阶段性报告）：经分管领导审批后可直接发布（具体区分标准见《公文类型划分表》附件2）。（二）发布流程1.编号管理：行政部（或文控部门）对通过审批的公文进行唯一性编号（格式：Q/XXX-YYYY-XX，其中YYYY为年份，XX为序号）；2.渠道发布：通过企业OA系统、内部邮箱、公告栏等指定渠道发布，确保覆盖目标受众（紧急公文需在审批通过后24小时内发布，常规公文3个工作日内发布）；3.版本同步：发布后需同步更新至“企业公文库”，供内部查阅。七、档案管理（一）归档要求公文发布后5个工作日内，撰稿人需将以下材料移交文控部门归档：最终版公文（电子档+纸质盖章版）；审批单（含各环节签字意见）；初稿、修改记录、支撑材料（电子档需命名规范，如“____-制度修订稿-V3”）。（二）查阅权限内部员工因工作需要查阅公文，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，可在文控部门指定区域查阅（涉密公文按《企业保密管理制度》执行）。八、注意事项1.时效管理：各环节责任人需严格遵守时间要求，逾期未处理的，发起部门可书面催促，或报行政部协调（协调结果需反馈至分管领导）。2.版本控制：修改过程中需保留版本记录（如标注“V1/V2”），最终版需注明“最终版”及生效日期，避免版本混乱。3.保密要求：涉密公文需在审批单标注密级（如“秘密”“机密”），传递、归档需使用加密渠道，严禁违规传播。4.绿色通道：遇紧急事项（如突发事件、重大决策），经总经理授权后可先发布后补审批，但需在2个工作日内完善审批手续。九、附则1.本规范自发布之日起施行，原有规定与本规范冲突的，以本规范为准。