企业合同备案及执行备忘录范本

企业合同备案及执行备忘录范本一、目的与依据为规范企业合同备案及执行管理，提升合同履约效率、防范法律与经营风险，结合《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》及本企业管理制度，制定本备忘录，供各部门参照执行。二、适用范围本备忘录适用于企业各类经营性合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等）的备案及执行管理。劳动合同、内部管理类文书（如部门责任书）除外，其管理遵循专项制度。三、合同备案流程（一）备案启动条件合同经业务部门、法务部门、财务部门（或企业授权的审批层级）完成审核、审批，且双方签字（或盖章）生效后，3个工作日内启动备案流程。（二）备案材料清单生效的合同文本（正、副本各1份，涉及多页需加盖骑缝章）；合同审批单（含各部门审核意见、审批人签字）；对方主体资质文件（如营业执照、资质证书、授权委托书等，首次合作需提供）；特殊合同补充材料（如招投标文件、比价单、技术协议等）。（三）备案部门与职责备案工作由企业法务部（或指定的合同管理部门）统筹：核查材料完整性、合规性，填写《合同备案登记表》（见附件1）；建立合同电子台账与纸质档案，按“合同类型+签订日期”分类归档；向业务部门反馈备案结果（如材料缺失需1个工作日内告知补正）。四、合同执行管理（一）执行责任划分业务部门：为合同执行第一责任人，指定专人跟踪履约进度（如交货周期、付款节点、服务质量等），填写《合同执行跟踪表》（见附件2）；财务部门：依据合同约定办理收付款、票据管理，及时向业务部门反馈资金动态；法务部门：提供履约法律支持，对违约风险、争议解决提出专业意见。（二）关键节点管控1.付款/收款节点：业务部门需提前3个工作日向财务部门提交付款申请（或收款提醒），附合同约定依据；2.验收/交付节点：严格按合同标准验收，签署《验收确认单》（需双方签字盖章），作为结算依据；3.变更/解除管理：若需变更合同条款（如金额、期限、履行方式），须签订书面补充协议，经原审批流程后2个工作日内完成备案更新；若解除合同，需留存解约协议、违约处理凭证并备案。五、监督与考核（一）定期检查每月5日前，法务部会同业务部门抽查上月合同执行情况，重点核查：备案及时性、执行台账完整性、争议处理合规性；每季度末形成《合同管理监督报告》，通报问题并提出改进建议。（二）考核机制将合同备案完成率、执行合规率纳入部门绩效考核：备案延迟、材料缺失累计3次以上，扣减部门绩效分；因执行不到位导致违约纠纷，视损失程度追究责任人责任（参照《员工奖惩制度》）。六、风险应对与改进（一）违约与争议处理若发现对方违约（如逾期交货、质量不达标），业务部门应：1.24小时内书面告知法务部，固定违约证据（如邮件、物流单、检测报告）；2.按合同约定启动协商、发函催告或仲裁/诉讼程序，全程同步备案。（二）流程优化每年12月，法务部牵头组织“合同管理复盘会”，结合年度纠纷案例、执行难点，修订备案及执行流程，报总经理办公会审议后更新备忘录。附则1.本备忘录自202X年X月X日起施行，原合同管理办法与本备忘录冲突的，以本备忘录为准；2.本备忘录由企业法务部负责解释，未尽事宜可制定专项细则。附件1：合同备案登记表（示例）合同编号合同类型对方主体签订日期备案日期备案人备注----------------------------------------------------------------HT-202X-001采购合同XX公司202X.01.01202X.01.04张三无附件2：合同执行跟踪表（示例）合同编号履约阶段计划完成时间实际完成时间完成情况责任人备注------------------------------------------------------------------------HT-2