文书模板-货代费用退款情况说明

会计实操文库1/1文书模板-货代费用退款情况说明说明编号：HD-TK-202409-001（“HD-TK”为“货代退款”）出具单位：______（货代公司/委托方/财务部门）出具日期：年______月______日涉及业务：（如“XX批次货物出口海运代理业务”“XX项目进口空运物流服务”）一、货代业务与退款基础信息核心业务背景项目填写内容业务基础信息委托方（付款方）：________________________统一社会信用代码：____________________货代公司（收款方）：________________________统一社会信用代码：____________________业务合同编号：__________签订日期：年______月______日服务内容：□海运订舱□空运代理□报关报检□仓储运输□其他（如“港口杂费代缴”）货物信息：名称、数量______、提单号：________________________费用结算原况原应收费用总额：人民币______元（大写：____________________）费用构成：□海运费______元□报关费______元□港杂费______元□仓储费______元□其他费用______元委托方实际支付金额：人民币______元（支付时间：____年______月______日，支付凭证编号：__）退款金额：人民币______元（大写：____________________），占原支付金额____%退款申请与受理申请时间：____年______月______日（委托方通过______方式申请，如“书面函件、邮件”）受理时间：__年______月______日（货代公司确认受理，受理编号：TK-2024001）退款原因类型：□多收费用□服务未履约□服务瑕疵补偿□合同取消□其他（注明：______________）二、退款原因与费用核查退款原因详细说明（附佐证材料）原因类别具体情况（结合业务实际）佐证材料（编号/类型）多收费用□费用计算错误（如“海运费按15元/kg计算，实际协议约定12元/kg，多收______元”）□重复收费（如“港杂费已包含在包干费中，额外重复收取______元”）□汇率差异（原按汇率6.9结算，实际支付时汇率6.8，多收差额______元）业务合同（费用条款页）、费用明细单、银行汇率记录服务未履约□未完成约定服务（如“未提供仓储服务却收取仓储费______元，货物直接转运无仓储环节”）□服务取消（如“委托方取消订舱，货代已收取的订舱费______元未产生实际成本”）□服务变更（如“原约定空运改为海运，差价______元需退还”）服务取消确认函、运输方式变更协议、物流跟踪记录服务瑕疵补偿□延误导致损失（如“货代报关延误导致货物滞港，产生滞港费______元，货代同意承担该部分费用作为补偿”）□操作失误（如“提单信息录入错误导致修改费______元，货代承担该费用并额外补偿______元”）滞港费发票、提单修改证明、双方协商记录费用核查与确认核查主体：□货代公司内部财务+业务部门联合核查□委托方与货代公司共同核查□第三方审计机构核查（报告编号：SJ-2024001）；核查结果：确认应退金额______元（与申请金额一致/差异______元，差异原因：________________________）；责任认定：□货代公司全责（计算错误/操作失误）□双方责任（如“部分费用约定模糊，协商各承担______%”）□不可抗力（如“政策调整导致费用变化，按实际发生额退款”）。三、退款执行与后续退款执行计划执行环节具体内容时间节点责任方退款审批完成内部审批流程（如“业务经理→财务负责人→总经理审批”），审批单编号：SP-2024001______年______月______日前货代公司退款支付支付方式：□银行转账（委托方账户：开户行________________________，账号________________________）□抵充后续费用（约定下次业务抵扣______元）______年______月______日前货代公司凭证交付向委托方提供退款凭证（如银行回单、退款确认书），交付方式：□邮件发送□快递寄送支付后______个工作日内货代公司确认收款委托方确认收到退款，出具《退款收款确认函》（编号：QR-2024001）收到退款后______个工作日内委托方后续说明未结事项：□无未结费用争议□仍有______元费用待确认（如“滞港费分摊争议，另行协商”）；服务改进：货代公司针对退款原因优化______流程（如“费用计算双人复核、服务变更即时同步”），避免同类问题再次发生。四、附件与签字确认附件清单货代业务合同复印件（费用条款页）；费用明细单、委托方支付凭证；退款申请函、货代受理通知；核查报告、内部审批单；退款支付凭证（银行回单）、收款确认函。签字确认货代公司财务负责人签字______________