2026年国际学术会议组织服务合同

2026年国际学术会议组织服务合同甲方：__________________

乙方：__________________

在自愿平等的基础上，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，就乙方向甲方提供国际学术会议组织服务事宜协商一致，订立合同如下：

一、服务内容

乙方向甲方提供国际学术会议组织服务，包括但不限于会议策划、场地布置、设备租赁、会务管理、宣传推广、嘉宾接待、学术报告安排、论文评审、参会人员注册、资料印刷、现场签到、技术支持、后勤保障、应急预案制定及执行等全方位服务。乙方应组建专业的服务团队，确保会议按照既定议程顺利进行。乙方需向甲方提供详细的服务方案，包括会议流程、人员安排、物资准备、预算明细等，并经甲方书面确认后方可实施。

二、服务方式

1、会议名称：__________________。

2、会议时间：____年____月____日至____年____月____日，共计____天。

3、会议地点：__________________。

4、会议规模：预计参会人数____人，其中特邀嘉宾____人，普通代表____人，国际代表____人，特邀演讲嘉宾____人。

5、服务范围包括：

（1）会议前期策划：协助甲方制定会议主题、议程、时间安排、预算方案等；

（2）场地布置：负责会议现场搭建、舞台设计、背景板制作、指示牌安装、休息区布置等；

（3）设备租赁：提供音响设备、投影仪、灯光设备、同声传译设备、无线麦克风、摄像设备等，并负责设备调试及现场技术支持；

（4）会务管理：负责参会人员注册、证件办理、资料发放、日程安排、会议通知发送等；

（5）宣传推广：制作会议宣传册、海报、邀请函、网站宣传页面等，并协助甲方进行媒体宣传；

（6）嘉宾接待：负责嘉宾的接送站、住宿安排、餐饮安排、行程安排等；

（7）学术报告安排：协调演讲嘉宾的行程，确保报告按计划进行；

（8）论文评审：协助甲方组织论文评审工作，确保评审流程规范、高效；

（9）现场签到：设置签到台，负责参会人员的签到、资料领取等；

（10）后勤保障：提供餐饮服务、茶歇服务、医疗救助、安全保卫等；

（11）应急预案：制定突发事件应急预案，并负责应急处理。

6、乙方需配备足够的服务人员，包括项目经理、会务人员、技术支持人员、后勤保障人员等，确保服务质量。乙方服务人员应具备专业的服务技能和良好的职业素养，着装统一整齐，佩戴工作标识。

三、双方权利义务

（一）甲方的权利和义务

1、甲方应向乙方提供会议相关的背景资料、议程安排、预算要求等必要信息，并积极配合乙方进行会议策划和服务准备。

2、甲方应按照合同约定支付服务费用，并按时提供所需物资及场地。

3、甲方有权对乙方的服务进行监督、检查，并提出改进意见。乙方应积极配合甲方的监督，并根据甲方的意见及时调整服务方案。

4、甲方应指定专门联系人，负责与乙方对接会议相关事宜，并确保沟通顺畅。

5、如甲方需要增加或变更服务内容，应提前书面通知乙方，并经乙方书面确认后方可实施。增加或变更服务内容产生的费用，由双方另行协商确定。

（二）乙方的权利和义务

1、乙方应具备提供会议组织服务的专业资质和经验，并组建专业的服务团队。

2、乙方应按照合同约定提供全面、优质的会议组织服务，确保会议按照既定议程顺利进行。

3、乙方应配备足够的服务人员，并确保服务人员具备专业的服务技能和良好的职业素养。

4、乙方应严格遵守相关法律法规，确保会议活动的合法合规。

5、乙方应保护甲方的商业秘密和知识产权，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。

6、乙方应负责会议现场的安全生产和安全保卫工作，确保参会人员的人身安全和财产安全。

7、乙方如发现会议现场存在安全隐患，应立即采取措施进行整改，并及时通知甲方。

8、乙方应负责会议结束后场地的清理和恢复工作。

四、服务费用及支付方式

1、会议组织服务费总额为人民币_______元（大写：人民币_______元整），含税金额为人民币_______元。

2、支付方式：甲方应于合同签订后____日内向乙方支付总服务费的____%，即人民币_______元；剩余的____%服务费，即人民币_______元，甲方应于会议开始前____日内支付给乙方。

3、乙方应在收到甲方款项后，向甲方开具正规发票。

4、如甲方需要增加或变更服务内容，产生的费用由双方另行协商确定，并签订补充协议。

五、违约责任

1、若甲方无正当理由未按本合同规定履行支付服务费用的义务，每逾期一日，应按照逾期金额的千分之一向乙方支付违约金；若甲方累计逾期一个月仍未支付服务费，乙方有权解除合同，并要求甲方支付已提供服务的费用。

2、若乙方无正当理由未按本合同规定提供服务，或提供的服务不符合合同约定，甲方有权要求乙方进行整改，并要求乙方赔偿由此造成的损失。整改期限为____日，若乙方在期限内仍未整改到位，甲方有权解除合同，并要求乙方退还已支付的服务费。

3、因乙方原因导致会议无法按计划进行，或造成甲方或第三方财产损失或人身损害的，乙方应承担相应的赔偿责任。

4、任何一方无故单方解除合同，将构成违约，违约方需向对方支付违约金，违约金数额为合同总服务费的____%。

六、其他事项

1、本合同履行过程中如发生任何争议，双方应首先通过友好协商解决；若协商无果，任何一方均有权将争议提交至甲方所在地的人民法院提起诉讼。

2、本合同一式____份，双方各执____份，具有同等法律效力。

3、本合同自双方签字盖章之日起生效。

4、本合同未尽事宜，由双方另行协商解决，并签订补充协议。补充协议与本合同具有同等法律效力。

甲方：乙方：

甲方代表：