2026年有色金属公司办公设备全生命周期管理制度

2026年有色金属公司办公设备全生命周期管理制度第一章总则第一条为规范公司办公设备全生命周期管理，优化办公设备资源配置，提高设备使用效率，降低管理成本，保障公司办公业务有序开展，根据《企业国有资产管理暂行办法》等相关规定及公司资产管理要求，结合有色金属公司办公设备使用实际情况，制定本制度。第二条本制度所称办公设备，是指公司为满足办公需求配置的各类固定资产及低值易耗品，包括计算机、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、电话机、传真机、碎纸机、办公家具等各类办公用设备及器具。第三条本制度所称全生命周期管理，是指对办公设备从需求申请、采购选型、入库验收、登记领用、日常使用、维护保养、调拨转移到报废处置的全过程管理，覆盖公司所有部门及员工使用的办公设备。第四条办公设备管理遵循以下原则：（一）统一管理原则：实行“归口管理、分级负责”的管理模式，明确管理责任，确保全程可控；（二）合理配置原则：根据办公实际需求配置设备，避免重复采购和资源浪费；（三）高效使用原则：加强设备维护保养，延长设备使用寿命，提高设备使用效率；（四）规范处置原则：设备报废、处置严格按流程执行，确保资产安全合规；（五）成本控制原则：优化采购流程，控制采购成本，降低维护和处置费用。第五条行政部是办公设备全生命周期管理的归口部门，负责设备需求审核、采购组织、入库登记、台账管理、维护协调、报废处置等全流程管理工作；财务部负责办公设备的账务核算、资产盘点、价值评估等工作；各部门负责本部门办公设备的日常使用管理、维护申请、需求提报等工作；设备使用人是所使用办公设备的直接责任人，负责设备的日常保管、规范使用和简单维护。第二章需求申请与采购管理第六条需求申请流程：各部门因办公需要配置或补充办公设备的，需填写《办公设备需求申请表》，注明设备名称、规格型号、数量、用途、预计预算等信息，经部门负责人签字确认后，提交行政部审核。行政部结合公司现有设备资源情况，对需求的合理性、必要性进行审核，审核通过后纳入采购计划。第七条采购计划制定：行政部根据各部门需求申请，结合设备更新换代计划和库存情况，制定月度或季度办公设备采购计划，明确采购设备的种类、数量、技术参数、预算金额等内容，按公司审批权限报批后组织采购。单次采购金额较大的，需按规定进行招标采购或比价采购。第八条采购实施要求：采购工作由行政部统一组织实施，坚持“质优价廉、性价比高”的原则，优先选择信誉良好、售后服务完善的供应商。采购过程中需对供应商资质、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，签订正式采购合同，明确双方权利义务、交货期限、质量标准、售后服务等条款。第九条入库验收管理：办公设备采购到货后，行政部组织采购人员、使用部门代表共同进行验收，核对设备名称、规格型号、数量、配件等是否与采购合同一致，检查设备外观、性能是否完好。验收合格后，填写《办公设备入库验收单》，办理入库手续，登记设备台账，明确设备编号、规格型号、采购价格、生产日期等关键信息。验收不合格的，由行政部负责联系供应商退换货。第三章登记领用与使用管理第十条领用登记流程：办公设备入库后，使用部门凭审批通过的《办公设备需求申请表》到行政部办理领用手续。行政部在设备台账中登记领用部门、使用人、领用日期、设备编号等信息，使用人签字确认领用。领用设备时，需现场检查设备状态，确认设备完好后方可领走。第十一条台账管理要求：行政部建立健全办公设备管理台账，实行“一物一码、一设备一档案”管理，台账内容包括设备编号、名称、规格型号、采购日期、采购价格、使用部门、使用人、维修记录、报废日期等信息，确保账物相符、信息完整。财务部同步建立账务台账，进行资产核算。第十二条日常使用规范：设备使用人需严格按设备操作说明书规范使用办公设备，不得擅自拆卸、改装设备，不得违规操作。禁止将办公设备用于与工作无关的活动，禁止转借他人使用。因违规操作或保管不当造成设备损坏、丢失的，由使用人承担相应责任。第十三条调拨转移管理：因部门调整、人员变动等原因需调拨转移办公设备的，需填写《办公设备调拨转移申请表》，经调出部门、调入部门负责人签字确认后，提交行政部审核。行政部核实设备状态后，更新设备管理台账，办理调拨手续，明确新的使用人和管理责任。调拨过程中需确保设备完好移交。第四章维护保养与维修管理第十四条日常维护要求：设备使用人负责办公设备的日常维护保养，包括清洁设备表面、保持设备使用环境干燥通风、定期检查设备运行状态等。对计算机等精密设备，需定期进行系统维护、病毒查杀，避免因使用不当导致设备故障。第十五条维修申请流程：办公设备出现故障无法正常使用的，使用人需及时向本部门负责人报告，由部门填写《办公设备维修申请表》，注明设备故障现象、故障原因初步判断等信息，提交行政部。行政部接到维修申请后，及时安排专业人员进行检修，属于简单故障的现场修复；属于复杂故障或需更换配件的，联系供应商或专业维修机构进行维修。第十六条维修管理规范：维修过程中，行政部需跟踪维修进度，核实维修费用，确保维修质量。维修费用按公司财务管理制度报销，单次维修费用较高的，需按审批权限报批。维修完成后，使用部门需对设备维修效果进行验收，行政部更新设备维修记录，纳入设备档案管理。第十七条定期保养计划：行政部针对打印机、复印机等常用办公设备，制定定期保养计划，明确保养周期、保养内容和责任人员，定期组织专业人员进行全面保养，及时发现和排除潜在故障，延长设备使用寿命。各部门需配合做好设备保养工作，提供必要的工作条件。第五章盘点清查与报废处置第十八条定期盘点清查：行政部联合财务部每年至少组织一次全面的办公设备盘点清查工作，核对设备台账与实际设备的数量、状态、使用部门等信息是否一致。盘点过程中发现设备盘盈、盘亏、损坏、丢失等情况的，及时查明原因，按公司规定处理，并调整设备台账和账务记录。各部门需配合盘点工作，提供相关设备信息。第十九条报废判定标准：符合以下条件之一的办公设备，可申请报废：（一）使用年限已满规定年限，性能严重下降，无法满足办公需求的；（二）故障频繁，维修费用过高，维修后仍无法正常使用的；（三）技术落后，已被淘汰，无维修价值或继续使用不经济的；（四）因自然灾害、意外事故等原因造成设备严重损坏，无法修复的；（五）其他符合报废条件的情况。第二十条报废处置流程：需报废的办公设备，由使用部门填写《办公设备报废申请表》，注明设备名称、编号、报废原因、现状等信息，经部门负责人签字后提交行政部。行政部组织技术人员对设备进行鉴定，核实报废条件，财务部进行价值评估，按公司审批权限报批后，组织报废处置。第二十一条处置规范要求：报废设备处置需遵循“公开、公平、公正”的原则，可采取折价转让、回收利用、集中销毁等方式进行，处置收入及时上缴公司财务部，纳入公司财务核算。处置过程中需做好记录，留存相关凭证，确保处置合规。涉及涉密信息的设备，需先进行数据清除或销毁处理，防止信息泄露。第六章监督考核与附则第二十二条监督检查机制：行政部定期对办公设备管理情况进行监督检查，重点检查设备台账完整性、使用规范性、维护及时性、处置合规性等情况，对发现的问题及时督促整改。财务部通过资产盘点、账务核查等方式，加强对设备资产的监督管理。第二十三条考核与责任追究：对办公设备管理工作表现突出的部门和个人，公司给予适当表彰；对违反本制度规定，造成设备损坏、丢失、浪费或资产流失的，视情节轻重给予相应处理：（一）因违规操作、保管不当导致设备损坏的，责任人需承担维修费用或相应赔偿责任；（二）擅自调拨、转借、处置办公设备的，给予批评教育，情节严重的按公司相关规定处理；（三）管理部门未履行管理职责，导致台账混乱、资产流失的，追究相关管理人员责任。第二十四条本制度由公司行政部负责解释。第二十五