2026年有色金属公司采购付款审核管理制度

2026年有色金属公司采购付款审核管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购付款审核管理流程，加强采购付款环节的内部控制，确保付款行为合法合规、真实准确，防范付款风险与财务损失，保障公司资金安全与资产完整，根据《中华人民共和国民法典》《企业财务通则》《内部会计控制规范》等法律法规及行业财务管理制度，结合公司有色金属采购业务实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有采购业务的付款审核管理，包括原材料、辅助材料、设备设施、办公用品、技术服务等各类采购项目的付款申请、审核、审批、支付等全环节工作，涉及采购部门、质量检验部门、仓储部门、财务部门、法务部门及所有参与采购付款审核的相关人员。第三条基本原则采购付款审核遵循“合规合法、真实准确、权责明确、层层把关”的原则。付款业务需符合国家法律法规及公司财务制度要求，付款依据真实完整；明确各部门及相关人员的审核职责与权限，做到分工清晰、责任到人；建立多部门、多层次的审核审批机制，确保付款流程规范有序，防范舞弊风险。第四条管理职责采购部门负责发起采购付款申请，收集整理付款所需相关资料；核实采购合同履行情况、货物或服务接收情况；确保付款申请信息真实准确，相关资料完整有效。质量检验部门负责核实采购货物的质量检验结果，对已检验合格的货物出具质量合格证明，作为付款审核的重要依据；对质量不合格的货物，及时反馈采购部门，暂停相关付款流程。仓储部门负责核实采购货物的入库情况，出具入库凭证，明确记录货物名称、规格、数量、入库日期等信息，确保入库信息与实际接收货物一致，为付款审核提供依据。财务部门是采购付款审核的核心部门，负责审核付款申请资料的完整性、合规性；核对采购合同条款、发票信息、入库凭证、质量证明等资料的一致性；核实付款金额、付款方式、付款期限等是否符合约定；按审批流程办理付款手续，做好付款记录与账务处理。法务部门负责审核采购合同的合规性与合法性，对付款相关的合同争议、法律风险提供专业意见，保障付款行为的法律合规性。第二章付款申请条件与资料要求第五条付款申请基本条件采购付款申请需同时满足以下条件：采购合同已正式签订且生效；货物已按合同约定交付并完成入库验收，或服务已按合同要求完成并经相关部门确认；质量检验部门已出具质量合格证明（货物类采购）；供应商已按合同约定提供合法有效的发票及相关结算凭证；合同约定的付款期限已届满或达到付款节点。对于预付款、进度款等特殊付款项目，需按合同约定的比例、条件及审批权限办理，预付款需提供履约保函或其他担保措施（如需），进度款需提供阶段性成果确认证明。第六条付款申请资料要求采购部门发起付款申请时，需提交完整的资料包，包括但不限于：经审批的付款申请表（注明采购项目名称、合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款事由等）；正式的采购合同（或合同关键条款复印件）；合法有效的增值税发票（发票需真实合规，票面信息与合同、入库凭证一致）；仓储部门出具的入库凭证；质量检验部门出具的质量合格证明；供应商银行账户信息（需与合同约定一致）；其他必要资料（如履约确认书、进度证明、保函等）。所有提交的资料需真实、完整、清晰，复印件需注明“与原件核对一致”并加盖相关部门印章，确保资料的有效性与可追溯性。第三章付款审核审批流程第七条部门内部审核采购部门经办人完成付款申请资料收集整理后，填写付款申请表，经部门负责人审核。部门负责人需核实采购业务的真实性、付款申请的合理性及资料的完整性，确认无误后签字批准，提交至下一审核环节。部门内部审核重点核查：付款金额是否与合同约定、发票金额一致；付款条件是否满足合同要求；资料是否齐全合规；是否存在未解决的质量争议或履约问题。第八条跨部门联合审核采购部门提交付款申请后，首先由质量检验部门审核质量合格证明的有效性，确认货物质量符合合同要求；再由仓储部门审核入库凭证的真实性与完整性，核实货物实际入库情况。跨部门审核完成后，付款申请资料提交至财务部门。财务部门审核人员首先核查资料的完整性，对资料不全的予以退回；资料齐全的，进一步审核发票的合规性（包括发票真伪、票面信息准确性等）、合同条款与付款申请的一致性、付款金额的计算准确性，同时核对账务记录，确认无重复付款风险。涉及重大采购项目或特殊付款事项的，需经法务部门审核合同合规性及法律风险，审核通过后再进入下一环节。第九条分级审批机制付款申请经各部门审核通过后，按付款金额实行分级审批：一定金额以下的付款，由财务部门负责人审批；中等金额的付款，需经财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批；重大金额的付款，需经财务部门负责人、分管领导审核后，报公司主要负责人审批。具体金额标准根据公司实际情况制定，明确各级审批权限。审批人员需在授权范围内履行审批职责，对审核通过的付款申请签字确认，对存在疑问的需及时核实，对不符合要求的付款申请予以退回并说明理由。第四章付款执行与管控第十条付款执行要求财务部门收到完整的审核审批文件后，由出纳人员办理付款手续。付款时需严格按审批确定的付款金额、付款方式、银行账户信息执行，通过公司指定银行账户进行转账支付，严禁现金支付（特殊情况除外，需单独审批）。付款过程中需核对供应商账户信息与合同约定的一致性，确保资金准确支付至指定账户。付款完成后，出纳人员及时取得银行付款回单，作为账务处理的依据。第十一条账务处理与资料归档财务部门会计人员根据付款回单及相关审核资料，及时进行账务处理，准确记录采购成本、应付账款等相关科目，确保账务信息真实完整。付款相关的所有资料（包括付款申请表、合同、发票、入库凭证、质量证明、审批文件、付款回单等）需按档案管理要求整理归档，建立索引目录，妥善保存，保存期限不少于合同履行完毕后5年，确保后续核查与追溯。第五章特殊情况处理与风险防控第十二条特殊付款事项处理对于紧急付款、预付款、尾款支付等特殊事项，需按专项流程办理。紧急付款需说明紧急原因，经相关领导特批后优先处理，但资料补齐工作不得超过3个工作日；预付款需严格控制比例，一般不超过合同总额的30%，且需在合同中明确约定预付款的抵扣方式与条件；尾款支付需提供合同全部履行完毕的确认证明，确保无遗留问题。供应商变更银行账户的，需提供加盖供应商公章的账户变更说明及新账户信息，经采购部门核实、财务部门确认后，方可按新账户付款。第十三条风险防控措施建立付款审核复核机制，财务部门设置专门的复核岗位，对已审核的付款申请进行二次复核，重点核查金额、账户、审批流程等关键信息，防范审核失误。加强发票管理，通过税务系统核查发票真伪，对虚假发票、不合规发票坚决不予付款，并按规定处理；建立供应商信用档案，对存在付款争议、履约不良的供应商加强审核力度；定期开展付款业务专项检查，排查重复付款、超额付款、违规付款等风险点。对审核审批过程中发现的问题，及时沟通处理，重大风险事项需上报公司管理层，采取有效措施防范损失。第六章监督考核与责任追究第十四条监督检查机制公司财务部门定期对采购付款审核管理工作进行自查，每季度开展一次专项检查，重点核查付款流程的合规性、资料的完整性、审核审批的规范性等；内部审计部门每年至少开展一次全面审计，对采购付款业务的真实性、合法性、效益性进行审计监督。监督检查结果纳入相关部门绩效考核，对严格执行制度、审核把关到位的部门及人员给予表彰；对执行不力、存在违规行为的予以通报批评。第十五条责任追究规定对违反本制度规定的行为，按以下要求处理：采购部门提供虚假资料、隐瞒真实情况导致违规付款的，追究经办人及部门负责人责任；审核人员未按规定履行审核职责，导致付款错误或造成公司损失的，追究相关审核人员责任；财务部门未按审批文件办理付款，或擅自更改付款金额、账户信息的，严肃追究相关人员责任；伪造审批文件、串通舞弊套取公司资金的，依法依规追究法律责任；因违规付款造成公司经济损失的，由相关责任