2026年有色金属公司采购合同履约跟踪管理制度

2026年有色金属公司采购合同履约跟踪管理制度第一章总则第一条为规范公司采购合同履约跟踪管理工作，确保采购合同全面、及时、合规履行，保障公司生产经营所需物资、设备及服务的稳定供应，降低采购履约风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《企业采购管理规范》等相关法律法规及公司采购管理、合同管理规定，结合有色金属生产经营实际，制定本制度。第二条本制度所称采购合同，是指公司与供应商签订的各类物资采购、设备采购、服务采购等书面合同及补充协议；履约跟踪，是指从合同生效之日起至合同义务全部履行完毕，对供应商的供货质量、交付进度、服务水平、款项结算等履约情况进行全程监控、记录、协调及问题处置的管理活动。第三条本制度适用于公司所有采购合同的履约跟踪管理，涵盖原料类、辅料类、设备类、备件类、服务类等各类采购项目，涉及采购部、质量检测部、生产管理部、仓储部、财务部、使用部门等相关部门。第四条采购合同履约跟踪遵循以下原则：（一）全程管控原则：履约跟踪覆盖合同履行全周期，确保关键节点无遗漏；（二）权责明确原则：明确各部门及相关人员的履约跟踪职责，做到责任到人；（三）预防为主原则：提前识别履约风险，及时采取防范措施，避免履约偏差；（四）高效协同原则：各相关部门密切配合、信息共享，确保问题处置及时高效；（五）合法合规原则：履约跟踪及争议处理严格遵守国家法律法规和合同约定，保障双方合法权益。第五条采购部是采购合同履约跟踪的归口管理部门，负责制定履约跟踪计划、牵头开展全程跟踪、协调处理履约异常、汇总履约情况；质量检测部负责采购物资的质量检验与验收，提供质量履约评价意见；仓储部负责采购物资的入库接收、存储管理，记录交付履约情况；生产管理部、使用部门负责反馈采购物资的使用效果及履约需求；财务部负责采购款项的结算审核，配合履约款项支付管理。第二章履约前准备第六条合同交底：采购合同签订生效后3个工作日内，采购部组织相关部门开展合同交底工作。交底内容包括合同标的、规格型号、数量、质量标准、交付期限、交付地点、验收要求、付款条件、违约责任、争议解决方式等核心条款，确保各部门明确合同履约要求及自身职责。第七条跟踪计划制定：采购部根据合同约定及采购物资特性，在合同交底后5个工作日内制定专项履约跟踪计划。计划应明确跟踪节点、跟踪内容、责任人员、跟踪方式及时间要求，重点标注交付期限、质量验收、款项结算等关键节点，确保跟踪工作有序开展。第八条供应商沟通：采购部在合同生效后及时与供应商确认履约准备情况，明确生产排期、物流安排、交付衔接等细节，告知质量验收标准及异议处理流程，提前协调解决可能影响履约的潜在问题，确保供应商全面理解合同履约要求。第九条内部协调：采购部协调仓储部、质量检测部等相关部门做好履约接收准备，明确物资入库流程、检验安排、存储条件等，确保供应商履约时能够及时对接，避免因内部衔接不畅影响履约效率。第三章履约过程跟踪第十条交付进度跟踪：采购部按履约跟踪计划，定期与供应商沟通生产进度、物流运输等情况，对大额采购、紧急采购或长周期采购项目，增加跟踪频次。跟踪过程中详细记录进度信息，发现交付延迟风险时，及时督促供应商采取补救措施，并将情况反馈至相关部门。第十一条质量履约跟踪：质量检测部严格按照合同约定的质量标准及检验规范，对到货物资进行检验。检验结果及时反馈至采购部，采购部将质量情况同步告知供应商。对连续供货的供应商，建立质量履约档案，跟踪质量稳定性，发现质量波动时及时预警并要求供应商整改。第十二条交付衔接跟踪：仓储部提前做好入库准备，物资到货后及时核对送货单与合同约定的标的、数量、规格等信息，确认无误后办理入库手续，并将入库情况同步至采购部。对交付过程中出现的包装破损、数量短缺等问题，当场记录并及时反馈采购部协调处理。第十三条服务履约跟踪：对于包含安装、调试、技术培训等服务条款的采购合同，使用部门负责跟踪服务履约情况，记录服务响应时间、服务质量、问题解决效果等信息。服务完成后出具服务评价意见，反馈至采购部，采购部据此评估供应商服务履约情况。第十四条跟踪记录：各部门在履约跟踪过程中，及时、准确记录相关信息，包括沟通记录、检验报告、入库凭证、服务评价等。采购部建立履约跟踪台账，汇总各部门跟踪信息，确保履约情况可追溯、可核查。第四章履约异常处置第十五条异常识别与上报：各部门在履约跟踪中发现交付延迟、质量不合格、服务不到位等履约异常情况，应在24小时内将异常详情、影响范围等信息上报采购部。采购部接到上报后，及时核实情况并登记台账。第十六条异常沟通与协调：采购部在核实履约异常情况后，48小时内与供应商沟通，明确异常原因、责任归属及整改要求，督促供应商制定整改方案并限期落实。对于重大履约异常，及时上报公司管理层，必要时组织相关部门召开专题会议研究处置方案。第十七条整改跟踪与验证：采购部跟踪供应商整改落实情况，整改完成后协调相关部门进行验证。对质量不合格的物资，按合同约定采取退货、换货、返工等处置措施；对交付延迟的，要求供应商加快进度并承担相应违约责任；对服务不到位的，督促供应商补充服务直至符合合同要求。第十八条争议处理：当履约异常引发合同争议时，采购部按照合同约定的争议解决方式处理，优先通过协商解决；协商不成的，按约定启动仲裁或诉讼程序。处理过程中及时收集、整理相关证据，维护公司合法权益。第五章履约后管理第十九条履约验收：合同义务全部履行完毕后，采购部组织相关部门进行综合履约验收。验收内容包括物资交付、质量合格、服务完成、款项结算等情况，形成验收报告，明确履约是否合格。第二十条履约评价：采购部根据履约跟踪记录及验收报告，对供应商的履约情况进行综合评价，评价结果纳入供应商绩效评价体系，作为后续合作、供应商分级管理的重要依据。第二十一条款项结算：财务部根据合同约定的付款条件、履约验收报告及相关凭证，审核采购款项支付申请。对履约合格的，按规定办理付款手续；对履约存在异常且未整改完毕的，暂缓付款直至整改合格。第二十二条档案管理：采购部在合同履约完毕后，将合同文本、履约跟踪台账、检验报告、验收报告、异常处置记录等相关资料整理归档，档案保存期限不少于合同履行完毕后3年，确保履约管理全程可追溯。第六章监督与附则第二十三条监督检查：采购部会同审计部门每季度对采购合同履约跟踪情况进行监督检查，重点核查跟踪流程规范性、异常处置及时性、档案完整性等，发现问题及时督促整改，确保本制度有效执行。第二十四条责任追究：对在履约跟踪工作中未履行职责、隐瞒异常情况、工作失误导致公司损失的部门或个人，按公司相关规定追究责任；对严重违反本制度造成重大损失的，依法依规处理。第二十五条本制度未尽事宜，按照国家相关法律法规及公司采购管理、合同管理等相关规定执行