2026年有色金属公司公文标准化流转管理制度

2026年有色金属公司公文标准化流转管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司公文流转程序，明确公文处理各环节职责，提高公文传递效率和办理质量，确保公司决策部署、工作要求及时准确传达落实，保障公司生产经营、管理运营等各项工作有序开展，依据国家相关公文处理法律法规及行业管理规范，结合公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、各下属单位（含全资子公司、控股子公司）所有公文的起草、审核、签发、分发、办理、归档等全流程管理活动。公文包括请示、报告、通知、通报、决定、批复、函、会议纪要等各类正式公务文书。第三条基本原则公文流转管理遵循“规范有序、高效快捷、权责明确、安全保密”的原则。各部门及相关人员应严格按照本制度规定的程序和要求处理公文，确保公文流转及时、准确、安全，杜绝推诿、延误、泄密等情况发生。第四条管理职责公司综合管理部门是公文流转管理的牵头责任部门，主要职责包括：制定和完善公文流转管理制度及相关规范；负责公文的统一收发、登记、分办、传递、催办、归档等工作；指导、监督各部门公文处理工作；负责公文格式、内容的审核把关；组织公文处理相关培训。各业务部门指定专人担任公文联络员，负责本部门公文的起草、初审、报送、接收、传达、办理及反馈等工作，配合综合管理部门做好公文流转相关工作。公司领导按照分工负责公文的审核、签发工作，对所审核、签发公文的内容合法性、准确性、完整性负责。第二章公文起草与初审第五条公文起草要求公文起草应遵循“实事求是、条理清晰、语言简洁、表述准确”的要求，做到内容真实可靠、观点明确、逻辑严密、格式规范。起草公文前，应明确公文的发文目的、主送单位、抄送单位、紧急程度等要素。公文内容应围绕发文主题展开，重点突出、详略得当，避免冗余信息。涉及多部门职责的公文，起草部门应提前与相关部门沟通协调，达成一致意见后再行起草；意见未达成一致的，应在公文中注明分歧点及起草部门的倾向性意见。公文格式应符合以下规范：标题应准确概括公文核心内容，一般由“发文单位+关于+事由+文种”组成；主送单位应明确具体，根据公文内容确定相关接收部门或单位；正文应层次分明，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等规范层级序号；附件应注明附件名称及份数，与公文正文相关的证明材料、支撑文件等应作为附件一并报送；发文部门署名应使用规范全称，成文日期以公文签发日期为准；加盖印章的公文，印章应清晰、端正，加盖在发文部门署名和成文日期之上，做到“骑年盖月”。第六条公文初审程序公文起草完成后，由起草部门负责人进行初审。初审重点包括：公文内容是否符合国家法律法规、行业政策及公司规章制度；是否与相关部门沟通协调一致；是否准确体现发文目的和要求；格式是否规范；文字表述是否准确、简洁、无歧义；附件是否齐全、规范。初审合格后，由部门公文联络员填写《公文处理单》，注明公文标题、主送单位、抄送单位、紧急程度、发文范围、拟办意见等信息，经部门负责人签字确认后，连同公文初稿一并报送综合管理部门。初审不合格的，退回起草人修改完善后再行报送。第三章公文审核与签发第七条综合管理部门审核综合管理部门收到业务部门报送的公文后，应在1个工作日内完成审核。审核内容包括：公文格式是否符合本制度规定；发文流程是否合规；《公文处理单》填写是否完整、准确；公文内容是否符合法律法规及公司相关规定；是否存在文字错误、逻辑混乱等问题；涉及多部门职责的公文是否已沟通协调。审核合格的，综合管理部门在《公文处理单》上签署审核意见，按照公文内容及公司领导分工，及时呈送相关领导审核；审核不合格的，将公文退回原起草部门，并说明修改意见，由起草部门修改完善后重新报送。第八条领导审核与签发公文审核按照“逐级审核、分级签发”的原则进行，根据公文重要程度、涉及范围及公司领导分工确定审核、签发权限：（一）一般性业务通知、工作联系函等常规公文，由分管相关业务的公司领导审核签发；（二）涉及公司重要决策、重大事项、重要规章制度、人事任免、大额资金使用、对外合作等重要公文，经分管领导审核后，报公司主要领导签发；（三）以公司名义上报上级单位的请示、报告等公文，经分管领导审核后，报公司主要领导签发；（四）联合发文的公文，由主办部门按照上述程序审核后，送联合发文单位审核会签，所有联合发文单位审核通过后，由主办部门按照权限报公司领导签发。公司领导审核公文时，应在《公文处理单》上签署明确的审核意见，对公文内容有修改意见的，应注明修改要求；不同意发文的，应说明理由，退回综合管理部门或起草部门。公文签发后，综合管理部门应及时进行编号登记，编号格式为“公司简称+〔年份〕+文种代码+序号”，确保公文编号唯一可追溯。第四章公文分发与接收第九条公文分发综合管理部门根据公文的主送单位、抄送单位及发文范围，在公文签发后的1个工作日内完成分发工作。分发方式包括纸质公文分发和电子公文分发，具备电子办公条件的，优先采用电子公文分发方式，提高分发效率。纸质公文分发应进行登记，注明分发日期、接收人、份数等信息，由接收人签字确认。电子公文通过公司指定的办公自动化系统分发，综合管理部门应在系统中准确录入公文相关信息，确保接收单位能够及时查看、接收。紧急公文应标注紧急程度（一般紧急、紧急、特急），综合管理部门应优先分发，必要时采用专人送达、加急快递等方式，确保公文在规定时限内送达。涉密公文应按照公司保密管理相关规定进行分发，采取加密传递、专人护送等保密措施，严格控制知悉范围，防止泄密。第十条公文接收各部门公文联络员负责本部门公文的接收工作，收到纸质公文后，应及时在《公文接收登记薄》上登记，注明公文编号、标题、发文单位、接收日期、份数、紧急程度等信息，并签字确认；收到电子公文后，应在1个工作日内登录办公自动化系统查看、接收，并在系统中反馈接收状态。公文接收后，公文联络员应及时将公文呈送本部门负责人，由部门负责人确定公文办理人员及办理要求。对于紧急公文，应第一时间向部门负责人汇报，确保快速响应、及时办理。第五章公文办理与反馈第十一条公文办理要求公文办理实行“谁分管、谁负责”的原则，部门负责人根据公文内容及部门职责分工，指定具体办理人员负责公文办理工作，并明确办理时限。办理人员收到公文后，应认真研读公文内容，明确办理要求和办理事项，制定办理计划，在规定时限内完成办理工作。办理过程中，应主动与相关单位或人员沟通协调，确保办理工作顺利推进；遇到疑难问题或无法在规定时限内完成办理的，应及时向部门负责人汇报，说明情况并提出解决方案，由部门负责人协调处理或向上级领导请示。涉及多部门协同办理的公文，主办部门应主动牵头协调，明确各协办部门的职责和办理时限，协办部门应积极配合，在规定时限内完成相关工作并向主办部门反馈办理情况；主办部门汇总各协办部门意见后，形成综合办理结果。第十二条办理时限规定公文办理时限根据公文紧急程度和内容复杂程度确定：（一）特急公文：办理时限不超过2个工作日，情况特殊的，应在公文要求的时限内完成；（二）紧急公文：办理时限不超过3个工作日；（三）常规公文：办理时限不超过5个工作日；（四）涉及重大事项、复杂业务的公文，办理时限可适当延长，但主办部门应在收到公文后1个工作日内告知综合管理部门延长理由及预计完成时限。第十三条办理反馈与回复公文办理完成后，办理人员应及时将办理结果形成书面反馈意见，经部门负责人审核签字后，由公文联络员反馈至综合管理部门。反馈意见应包括办理过程、办理结果、存在的问题及下一步工作建议等内容。对于上级单位下发的需回复的公文、其他单位来函询问的公文，办理完成后应形成正式回复公文，按照本制度第二章、第三章规定的公文起草、初审、审核、签发程序办理后，由综合管理部门统一发出。回复公文应针对来文事项逐一回应，做到内容准确、态度明确、时限及时。综合管理部门收到各部门反馈的办理结果后，应及时进行登记，对于需要向公司领导汇报办理情况的公文，应整理汇总后呈送相关领导；对于需要归档的公文，及时整理归档。第六章公文催办与督办第十四条催办工作要求综合管理部门负责公文流转全流程的催办工作，建立公文催办台账，对公文的起草、审核、签发、分发、办理等各环节进行跟踪记录，确保公文按时流转、办理。对于超过规定时限未完成相关环节工作的，综合管理部门应及时进行催办，向相关责任人发出催办通知，明确催办事项、当前进度及剩余时限。催办可采取电话催办、书面催办、系统催办等方式，重要公文可进行多次催办。第十五条督办工作机制公司综合管理部门根据公文内容及公司领导要求，确定需要督办的公文事项，建立督办台账，明确督办事项、责任部门、责任人、办理时限、督办要求等内容。督办人员应定期跟踪督办事项的办理进度，及时向责任部门了解办理情况，协调解决办理过程中遇到的问题。对于督办事项办理进展缓慢、推诿扯皮的，应及时向公司领导汇报，由公司领导协调处理。督办事项办理完成后，责任部门应向综合管理部门提交督办事项办结报告，说明办理过程、结果及成效。综合管理部门对办结报告进行审核，确认符合要求后，核销督办台账；不符合要求的，退回责任部门重新办理。第七章公文归档与销毁第十六条公文归档要求公文办理完毕后，综合管理部门应及时将公文及相关材料整理归档。归档的公文应齐全完整，包括公文正本、副本、附件、《公文处理单》、审核修改稿、会签意见等相关材料。公文归档应按照“分类整理、编号有序、便于查阅”的原则进行。归档公文分为永久保管、长期保管（30年）、短期保管（10年）三类，具体保管期限根据公文内容重要程度确定：涉及公司重大决策、重要规章制度、人事任免、历史沿革等重要公文，实行永久保管；涉及公司生产经营、管理运营等重要工作的公文，实行长期保管；一般性业务公文，实行短期保管。归档公文应按照档案管理相关规定进行整理，编制归档目录，注明公文编号、标题、成文日期、保管期限、份数等信息，存入档案柜妥善保管，确保档案安全。第十七条公文查阅与借阅查阅归档公文应履行审批手续：公司内部人员因工作需要查阅归档公文的，经综合管理部门负责人批准后，方可查阅；外部单位人员查阅归档公文的，须持单位介绍信及本人有效身份证件，经公司分管领导批准后，在综合管理部门指定人员陪同下查阅。查阅公文时，不得涂改、勾画、抽取、损毁公文档案。确因工作需要借阅归档公文的，应经综合管理部门负责人批准，签订借阅协议，明确借阅期限及相关责任，借阅期限一般不超过7个工作日，逾期未归还的，综合管理部门应及时催还。第十八条公文销毁程序超过保管期限的公文，由综合管理部门进行清理鉴定，编制《公文销毁清册》，注明公文名称、编号、成文日期、保管期限、份数、销毁理由等信息，报公司分管领导审核、主要领导批准后，方可进行销毁。公文销毁应指定专人负责监销，监销人员应全程监督销毁过程，确保公文全部销毁，无遗漏、无留存。销毁工作完成后，监销人员应在《公文销毁清册》上签字确认，《公文销毁清册》应归档永久保存。涉及国家秘密、商业秘密的公文，销毁前应按照保密管理相关规定进行保密审查，采取保密销毁方式，防止泄密。第八章责任追究与附则第十九条责任追究对在公文流转过程中违反本制度规定，出现下列情形之一的，视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评、绩效考核扣分等处理；造成严重后果的，按照公司相关规定追究纪律责任；涉嫌违法犯罪的，依法移交司法机关处理：（一）公文起草不符合要求，内容虚假、格式不规范、文字错误较多的；（二）未按规定程