2026年有色金属公司客户信息保密管理制度

2026年有色金属公司客户信息保密管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司客户信息保密管理工作，建立健全客户信息收集、存储、使用、传输、销毁等全流程保密管控机制，防范客户信息泄露、篡改、滥用等风险，保护客户合法权益和商业秘密，维护公司品牌声誉和市场竞争力，依据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关法律法规，结合有色金属行业客户合作特点及公司实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有客户信息的产生、收集、录入、存储、使用、共享、传输、归档及销毁等全流程管理活动，涉及销售部门、市场部门、客户服务部门、财务部门、信息技术部门、法务部门及所有接触或处理客户信息的相关部门和岗位人员。第三条核心原则合法合规原则：客户信息管理全过程严格遵守国家法律法规及行业规范，确保信息处理活动合法有序。最小必要原则：收集、使用客户信息仅限定为实现业务目的所需的最小范围，不收集无关信息。全程保密原则：从客户信息收集到销毁的全生命周期，采取有效保密措施，防范信息泄露风险。责任到人原则：明确各部门及岗位的客户信息保密责任，将保密要求落实到具体工作和人员。第四条客户信息定义与保密范围本制度所称客户信息，是指公司在与客户合作过程中收集、生成或获取的，能够识别特定客户身份或反映客户业务情况的各类信息。客户信息保密范围包括：客户基础信息（如企业名称、统一社会信用代码、联系方式、经营地址、法定代表人及核心联系人个人信息等）；商业经营信息（如采购计划、采购量、交易价格、付款周期、合作协议条款、供应链信息等）；敏感商业信息（如客户技术需求、产品应用场景、竞争对手信息、商业谈判策略、未公开的重大经营决策等）；其他经客户明确要求保密或公司认定需保密的信息。第二章组织架构与责任分工第五条组织架构公司成立客户信息保密管理小组，由公司分管法务工作负责人担任组长，信息技术部门负责人担任副组长，成员包括销售部门、市场部门、客户服务部门、财务部门、人力资源部门等相关部门负责人。管理小组统筹客户信息保密制度修订、重大保密事项决策、保密检查及违规事件处理等工作。法务部门作为客户信息保密管理牵头部门，负责保密制度的制定与解释、保密培训组织、保密合规监督；信息技术部门负责客户信息存储、传输的技术安全防护；各业务部门负责本部门客户信息保密的日常管理与执行。第六条部门及岗位职责1.法务部门：制定客户信息保密管理细则；组织开展保密宣传培训；审核涉及客户信息的合同条款及保密协议；监督保密制度执行情况；处理客户信息保密相关法律事务及违规事件。2.信息技术部门：搭建客户信息安全存储系统，采取加密、访问控制等技术防护措施；负责信息系统安全维护，防范网络攻击、数据泄露；定期开展信息安全风险排查；负责客户信息电子档案的安全管理。3.销售部门：负责客户信息的合规收集与初步审核；建立客户信息保密台账；规范客户信息的使用与传递；对本部门员工进行保密教育；及时上报客户信息泄露风险或事件。4.客户服务部门：在服务过程中严格保护客户信息，不随意向无关人员透露；规范客户咨询、投诉等业务中的信息处理流程；妥善保管服务过程中形成的客户信息记录。5.财务部门：妥善保管客户财务相关信息（如付款记录、发票信息等）；规范财务数据的存储与传递；不向无关第三方提供客户财务信息。6.所有接触客户信息的岗位人员：严格遵守保密制度要求，不泄露、不滥用、不篡改客户信息；妥善保管涉及客户信息的文件、设备；发现信息泄露风险及时上报。第三章客户信息收集与存储保密管理第七条信息收集保密要求收集客户信息时，应明确告知客户信息收集的目的、范围及使用方式，获得客户明示同意（法律法规规定无需同意的除外）。收集过程中不得采用欺诈、胁迫等非法手段获取客户信息。收集客户敏感信息时，需单独获得客户书面同意，并与客户签订保密协议，明确双方保密责任。收集的客户信息应及时整理归档，避免散落在个人手中。第八条信息存储保密要求客户信息采用电子化与纸质化分类存储管理。电子化客户信息统一存储在公司指定的加密数据库或信息系统中，设置访问权限控制，仅授权人员可访问；纸质客户信息文件需存放在带锁档案柜中，指定专人保管，建立借阅登记台账。存储客户信息的电子设备（如电脑、服务器、移动存储设备等）需设置密码保护，开启加密功能，定期进行安全检测；严禁将客户信息存储在非公司指定的设备或公共网络存储平台。第四章客户信息使用与传输保密管理第九条信息使用保密要求使用客户信息必须基于业务开展需要，严格遵循“谁使用、谁负责”原则。授权人员仅可在授权范围内使用客户信息，不得超出业务目的使用，不得用于与业务无关的活动。严禁私自复制、摘抄、传播客户信息；严禁将客户信息用于个人牟利或泄露给第三方；内部工作交流中，仅传递实现工作所需的最小范围客户信息，不透露敏感商业信息。第十条信息传输保密要求内部传输客户信息应通过公司指定的安全办公系统或加密通讯工具，严禁通过非加密邮件、公共即时通讯软件、社交平台等不安全渠道传输。确因业务需要向外部传输客户信息的，需经法务部门审核、保密管理小组批准，并与接收方签订保密协议，明确信息使用范围和保密责任；传输过程中采取加密、脱敏等安全措施，防范传输过程中的信息泄露。第五章客户信息共享与销毁保密管理第十一条信息共享保密要求公司内部部门间共享客户信息，需由需求部门提出书面申请，说明共享目的、范围和使用期限，经信息所属部门负责人及法务部门审核同意后，在指定范围内共享，共享后按本制度要求进行保密管理。严禁未经客户同意或公司批准，向外部单位或个人共享客户信息。因业务合作确需共享的，必须与合作方签订保密协议，明确保密义务和违约责任，并对共享信息进行必要的脱敏处理。第十二条信息销毁保密要求客户信息不再需要使用或达到存储期限时，应按规定进行销毁，确保信息无法恢复。电子化客户信息通过专业数据销毁软件彻底删除或对存储介质进行物理销毁；纸质客户信息文件通过粉碎、烧毁等方式销毁，销毁过程需有专人监督，并做好销毁记录。客户合作终止后，如需留存客户信息，仍需按本制度要求继续履行保密义务；客户明确要求删除其信息的，应在合理期限内完成信息删除或匿名化处理。第六章保密培训与检查第十三条保密培训人力资源部门会同法务部门，将客户信息保密培训纳入新员工入职培训必修内容，确保新员工掌握基本保密要求。每年至少组织一次全员客户信息保密专项培训，内容包括法律法规、保密制度、风险防范技巧、违规案例警示等。对销售、客户服务等直接接触客户信息的关键岗位人员，每半年开展一次专项保密培训，强化保密意识和实操技能。培训后组织考核，考核不合格者不得上岗或暂停上岗资格。第十四条保密检查保密管理小组每半年组织一次客户信息保密专项检查，重点检查保密制度执行情况、客户信息存储与使用合规性、技术防护措施有效性、保密台账完整性等内容。各部门每月开展一次保密自查，及时发现并整改本部门存在的保密隐患，自查结果报法务部门备案。对检查中发现的问题，下达整改通知书，明确整改期限和要求，跟踪整改落实情况。第七章违规处理与责任追究第十五条违规情形认定凡违反本制度规定，存在以下行为之一的，认定为客户信息保密违规：未经授权收集、使用客户信息的；泄露、传播、出售客户信息的；私自复制、摘抄、存储客户信息的；通过不安全渠道传输客户信息的；未按规定销毁客户信息的；丢失或损坏含有客户信息的文件、设备的；其他违反保密制度的行为。第十六条责任追究对发生保密违规行为的，视情节轻重、造成的损失及影响程度，采取以下处理措施：情节较轻的，给予通报批评、绩效扣分、岗位调整等处罚；情节较重或造成一定损失的，给予罚款、降职、解除劳动合同等处罚；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；违反法律法规的，移交相关部门处理；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。部门发生客户信息保密违规事件的，除追究相关责任人责任外，