2026年有色金属公司矿区差旅费用报销管理制度

2026年有色金属公司矿区差旅费用报销管理制度第一章总则第一条为规范公司矿区相关差旅费用报销管理，保障员工因公出差的合理需求，控制差旅成本，提高费用使用效率，确保报销流程合规有序，根据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等相关法律法规及公司章程，结合有色金属行业矿区分布特点、交通住宿实际情况和公司经营管理需求，制定本制度。第二条本制度所称矿区差旅费用，是指员工因执行矿区勘探、生产运营、设备维护、安全检查、技术指导等公务活动，从公司所在地或常住地前往矿区及相关区域产生的交通、住宿、伙食补助、市内交通等相关费用。第三条本制度适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、劳务派遣人员）及因工作需要前往矿区执行公务的外部协作人员，所有涉及矿区差旅费用报销的人员均需严格遵守本制度规定。第四条矿区差旅费用报销遵循以下原则：（一）合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司财务管理制度，报销事项真实、合法、合规；（二）必要性原则：差旅活动需与公司生产经营相关，确属工作必需，严禁无实质内容的差旅活动；（三）节约性原则：员工出差应本着节约高效的原则选择交通、住宿方式，严格控制费用标准，避免浪费；（四）实事求是原则：报销凭证真实有效，费用金额如实申报，严禁虚报、冒领、套取差旅费用；（五）及时报销原则：差旅活动结束后，员工需在规定时限内办理报销手续，不得拖延积压。第五条财务部是矿区差旅费用报销的归口管理部门，负责制定和修订差旅费用标准、审核报销凭证、办理费用支付、开展费用核算与分析；人力资源部、矿区管理部、生产部等相关部门协助做好差旅审批、费用核实等工作；各部门负责人负责本部门员工差旅活动的审批和报销材料的初审，确保差旅事项真实合规。第二章差旅审批与报销范围第六条差旅审批流程：员工前往矿区出差前，需填写出差申请单，明确出差事由、矿区目的地、出差时间、同行人员、预计费用等信息，按公司审批权限逐级报批。未经审批擅自出差的，相关费用不予报销。因紧急公务无法提前办理审批的，需在出差后3个工作日内补报审批手续，否则视为无效出差。第七条报销范围界定：可报销的矿区差旅费用包括：（一）交通费：往返矿区及矿区内必要的交通费用，包括火车、汽车、船舶等公共交通费用，以及符合规定的包车、租车费用；（二）住宿费：出差期间在矿区或周边区域住宿产生的合理费用；（三）伙食补助费：出差期间的餐饮补助，按出差天数计发；（四）市内交通费：在出差目的地（含矿区内）办理公务产生的交通费用；（五）其他必要费用：因公务需要产生的、经审批同意的零星费用，如办公用品采购、小额公务接待等。第八条不予报销范围：以下费用不得纳入矿区差旅报销范围：（一）超出审批范围或无实质公务内容的差旅费用；（二）因个人原因产生的费用，如私人探亲、旅游、购物等相关支出；（三）超标乘坐交通工具、超标准住宿产生的超额费用；（四）报销凭证虚假、无效或与出差事项不符的费用；（五）酗酒、赌博等违规违纪行为产生的费用；（六）其他不符合公司规定或法律法规禁止的费用。第三章费用报销标准第九条交通费报销标准：员工前往矿区出差，应优先选择经济便捷的公共交通工具。根据岗位级别和出差距离，合理选择交通方式：长途出差可选择火车硬卧、高铁二等座、普通客车等；短途出差可选择汽车、包车等方式。因矿区位置偏远、公共交通不便需包车或租车的，需提前报批，报销时需提供正规租车合同和发票。第十条住宿费报销标准：住宿费用按岗位级别设定上限标准，员工需选择安全、经济的住宿场所，优先选择公司协议酒店或矿区内部宿舍。实际住宿费未超过标准的，按实际金额报销；超过标准的，超额部分由个人承担。多人同行出差的，应尽量合住，节约住宿费用，合住人员住宿费按标准分摊报销。第十一条伙食补助费标准：伙食补助费按出差自然天数计算，不分途中和住宿，统一按固定标准计发，不再报销餐饮发票。在矿区食堂免费就餐的，相应扣减伙食补助费；因公务接待已报销餐饮费用的，当天不再计发伙食补助费。第十二条市内交通费标准：市内交通费按出差天数计发定额补助，或凭合规发票实报实销，具体方式由公司统一规定。实行定额补助的，不再报销市内交通发票；实行实报实销的，需提供与出差公务相关的交通发票，不得虚报冒领。第四章报销凭证与流程第十三条报销凭证要求：员工办理矿区差旅费用报销时，需提供真实、合法、完整的报销凭证，包括发票、车票、住宿清单、租车合同等。发票需注明开票日期、费用项目、金额等关键信息，加盖开票单位公章或发票专用章；车票、船票等需保留原始凭证，注明出发地、目的地、日期等信息；住宿清单需与发票金额一致，明确住宿天数、房间类型等内容。第十四条报销申请提交：差旅活动结束后，员工需在10个工作日内整理好报销凭证，填写费用报销单，注明报销事由、费用明细、总金额等信息，附上出差申请单、审批文件等相关材料，按审批流程提交报销申请。逾期未提交且无正当理由的，视为自动放弃报销。第十五条报销审核流程：报销申请提交后，首先由部门负责人对报销事项的真实性、凭证的完整性进行初审；初审通过后，提交财务部进行复审，财务部重点审核报销凭证的合法性、费用标准的合规性、金额计算的准确性；复审通过后，按公司资金支付流程办理付款手续，费用直接支付至员工个人银行账户。第十六条凭证补正与退回：审核过程中发现报销凭证不完整、不符合要求或费用超标等问题的，财务部将报销申请退回申请人，说明退回原因并要求补正。申请人需在5个工作日内补齐相关材料，逾期未补正的，报销申请作废。第五章监督检查与责任追究第十七条日常监督检查：财务部定期对矿区差旅费用报销情况进行抽查，检查内容包括报销凭证真实性、费用标准合规性、审批流程完整性等，形成检查报告，对发现的问题及时督促整改。矿区管理部、审计部等部门可根据工作需要，对矿区差旅费用使用情况进行专项检查。第十八条责任追究情形：对在矿区差旅费用报销过程中存在以下行为的，视情节轻重给予相应处理：（一）虚报、冒领、套取差旅费用的，责令退回违规所得，给予通报批评；情节严重的，扣减相应绩效工资；（二）提供虚假报销凭证、伪造出差事项的，除追回违规费用外，给予纪律处分；构成违法的，依法追究法律责任；（三）审批人员滥用职权、违规审批的，追究审批责任，情节严重的调整岗位或给予处分；（四）财务人员未按规定审核报销凭证，导致违规报销的，给予批评教育或绩效处罚。第十九条举报与反馈：鼓励员工对差旅费用报销中的违规行为进行举报，公司对举报人员信息严格保密。经查证举报属实的，对举报人员给予适当奖励；对打击报复举报人的，依法依规严肃处理。第六章附则第二十条本制度由公司财务部负责解释。第二十一条本制度未尽事宜，按照国家相关法律法规、财