2026年有色金属公司质量记录保存管理制度

2026年有色金属公司质量记录保存管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司质量记录的收集、整理、归档、保存、查阅、销毁等全流程管理工作，确保质量记录真实完整、规范有序、可追溯可核查，为产品质量追溯、质量问题分析、合规性审核提供可靠依据，防范因记录管理不当引发的质量风险与法律责任，根据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国档案法》《质量管理体系要求》等法律法规及行业规范，结合公司有色金属生产经营与质量管理实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有与产品质量相关的记录保存管理，包括原料入厂检验记录、生产过程质量控制记录、成品全项检验记录、检验设备校准记录、质量投诉处理记录、不合格品处置记录、生产许可证维护记录、质量管理体系审核记录等各类质量活动形成的记录，覆盖记录生成、收集、整理、归档、保存、查阅、销毁等全环节，涉及质量检验部门、生产部门、技术部门、行政部、销售部门及所有产生和管理质量记录的相关人员。第三条基本原则质量记录保存管理遵循“真实准确、完整规范、分类归档、安全保密、全程追溯”的原则。所有质量记录需如实反映质量活动实际情况，数据准确无误；记录内容完整无遗漏，格式统一规范；按记录类型、产生部门、时间节点等进行分类整理归档；采取有效防护措施，确保记录安全存储，防止丢失、损毁、泄露；建立记录管理台账，实现从生成到销毁的全程可追溯。第四条管理职责行政部是质量记录保存管理的牵头责任部门，主要职责包括：制定质量记录保存管理规范；统一规划记录归档存储场地与设施；指导各部门开展记录收集、整理、归档工作；负责公司级重要质量记录的集中保存与管理；监督检查各部门记录保存执行情况；规范记录查阅与销毁流程。质量检验部门负责本部门产生的各类检验记录、校准记录、不合格品处置记录等的收集、整理、初审归档；建立部门级质量记录管理台账；配合行政部开展记录集中归档与核查工作；按规定提供记录查阅服务。生产部门负责生产过程质量控制记录、工艺参数记录、设备运行质量记录等的收集、整理、初审归档；确保记录及时完整，按要求移交行政部集中保存；配合完成记录追溯与核查工作。其他相关部门负责本部门产生的质量相关记录的收集、整理、初审，按规定时间移交行政部归档，确保本部门记录管理符合制度要求。第二章质量记录的生成与收集第五条记录生成要求质量记录的生成需及时、真实、完整，所有质量活动发生后，相关责任人需在24小时内完成记录填写或录入。记录内容需明确活动时间、地点、参与人员、具体内容、数据结果、处理意见等核心信息，不得虚构、篡改记录内容，不得遗漏关键信息。记录填写需使用规范的书写工具（纸质记录）或统一的电子记录系统，字迹清晰、语言通顺、表述准确，纸质记录需由相关责任人签字确认，电子记录需按规定进行身份认证与电子签名，确保记录的有效性与可追溯性。第六条记录收集与整理各部门指定专人负责本部门质量记录的日常收集工作，建立部门内部记录收集台账，每月对本部门产生的质量记录进行汇总整理。整理过程中需核对记录的完整性、规范性，对填写不规范、信息不完整的记录，及时退回相关责任人补充完善。记录整理完成后，按记录类型（如检验记录、生产记录、投诉处理记录等）、时间周期（按月或按季度）进行分类装订，纸质记录需编写页码、填写封面（注明记录名称、产生部门、时间范围、份数等），电子记录需按统一命名规则分类存储，确保检索便捷。第三章记录归档与保存第七条归档管理要求各部门整理完成的质量记录，需在每月结束后10个工作日内移交行政部进行集中归档。移交时需提交记录移交清单，注明记录名称、数量、产生时间、保管期限等信息，行政部接收人员核对无误后，与移交部门人员共同签字确认，完成移交手续。行政部对接收的质量记录进行统一分类编号，建立公司级质量记录管理台账，台账内容包括记录编号、名称、产生部门、归档日期、保管期限、存储位置、借阅情况等信息，实现记录的精准管理与快速检索。第八条保存期限与条件质量记录的保存期限根据记录性质与相关规定确定：产品质量追溯类记录（如原料入厂检验记录、成品检验记录、生产过程记录等）保存期限不少于产品交付后5年；质量管理体系类记录（如内审记录、管理评审记录、校准记录等）保存期限不少于3年；质量投诉与不合格品处置类记录保存期限不少于5年；涉及法律法规明确要求的特殊记录，按法律法规规定的最长期限保存。记录保存需具备适宜的存储条件，纸质记录存放于专用档案柜，档案柜需具备防火、防潮、防虫、防盗、防暴晒等防护功能，存储环境保持通风干燥，温度控制在15-25℃，相对湿度控制在45%-60%；电子记录存储于专用服务器或云存储平台，定期进行数据备份（至少每月备份一次），建立数据恢复机制，同时采取加密、权限控制等安全措施，防止数据丢失、泄露或篡改。第四章记录查阅与借用第九条查阅权限与流程公司内部人员因工作需要查阅质量记录的，需向所在部门负责人提出申请，说明查阅目的、记录名称、查阅范围等信息，经批准后持申请单到行政部办理查阅手续。外部单位（如监管部门、客户、审计机构等）因合规检查、质量追溯等需要查阅相关记录的，需提供有效证明文件及单位介绍信，经公司管理层批准后，在行政部人员陪同下查阅，不得擅自复制或摘录。查阅质量记录时需遵守相关规定，纸质记录不得涂改、勾画、撕毁，电子记录不得擅自下载、复制、传播。查阅结束后，需及时将记录归还至存储位置，行政部人员做好查阅记录登记，注明查阅人、查阅时间、查阅内容、归还时间等信息。第十条记录借用管理因工作需要借用质量记录的（仅限公司内部人员），需在查阅申请的基础上，注明借用期限，经所在部门负责人及行政部负责人双重批准后办理借用手续。借用期限一般不超过15个工作日，确需延长借用期限的，需提前3个工作日向行政部申请延期，延期不得超过一次。借用人员需妥善保管借用的质量记录，不得转借他人，不得用于与工作无关的用途，确保记录完好无损。借用期满后，需及时归还行政部，行政部人员核对记录无损坏、无缺失后，完成归还登记手续。第五章记录销毁管理第十一条销毁条件与审批质量记录达到规定的保存期限后，行政部需在每年第一季度对到期记录进行梳理，编制《质量记录销毁清单》，注明记录名称、产生部门、归档日期、保存期限、数量、销毁原因等信息，报公司管理层审批。涉及重要法律风险或有特殊保存要求的记录，需组织质量、法务等相关部门进行评估后，再决定是否销毁。经批准销毁的质量记录，需明确销毁时间、方式与责任人，销毁前需再次核对记录清单，确保无遗漏或误销情况，严禁未经批准擅自销毁质量记录。第十二条销毁实施与记录纸质质量记录的销毁需采用粉碎、焚烧等不可逆的方式，确保记录内容无法恢复，销毁过程需有两名及以上人员现场监督；电子质量记录的销毁需采用专业的数据销毁软件，彻底清除数据，同时删除所有备份数据，确保数据无法恢复。记录销毁完成后，监督人员与实施人员共同在《质量记录销毁清单》上签字确认，注明销毁时间、地点、方式等信息，该清单作为重要档案永久保存，确保销毁过程的可追溯性。第六章监督考核与责任追究第十三条监督检查机制行政部每季度对各部门质量记录的生成、收集、整理、移交情况进行抽查，每半年对公司质量记录的归档、保存、查阅、借用等管理情况进行全面检查，重点核查记录的真实性、完整性、规范性及保存的安全性，检查结果纳入相关部门绩效考核。检查过程中发现的问题，行政部需及时向相关部门下达整改通知，明确整改要求与完成时限，跟踪整改进度，确保问题整改到位。各部门需积极配合行政部的监督检查工作，如实提供相关资料与情况。第十四条责任追究规定对违反本制度规定的行为，按以下要求处理：未及时生成或填写质量记录、记录内容虚假或篡改的，追究相关责任人责任；记录收集整理不及时、不规范，导致记录丢失或损坏的，追究部门记录管理员及相关负责人责任；未按规定移交归档记录或擅自销毁记录的，严肃追究相关部门及人员责任；违规查阅、复制、传播质量记录，造成信息泄露或公司损失