2026年有色金属公司智能会议室预约调度管理制度

2026年有色金属公司智能会议室预约调度管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司智能会议室的预约、使用、调度及管理流程，提高会议室资源利用率，保障各类会议有序开展，优化办公环境与效率，结合公司智能会议室配置实际及会议举办需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、各下属单位及全体员工，涉及公司所有智能会议室的预约申请、审批、使用、设备操作、环境维护等全流程管理活动。外部单位人员参与会议需使用公司智能会议室的，参照本制度执行。第三条基本原则智能会议室管理遵循“先约先得、合理分配、规范使用、高效共享”的原则。预约使用应优先保障重要会议、紧急会议及跨部门会议需求，杜绝资源浪费、长期占用等不合理使用行为。第四条管理职责公司行政后勤部门是智能会议室管理的牵头责任部门，主要职责包括：制定和完善会议室管理相关制度；负责智能会议室设备设施的日常维护、检修与更新；建立会议室使用台账，跟踪使用情况；处理会议室使用过程中的投诉与问题；对会议室使用情况进行监督检查。各部门指定专人担任会议协调员，负责本部门会议预约申请、使用通知传达、参会人员组织及会后反馈等工作，配合行政后勤部门做好会议室管理相关事宜。全体员工应严格遵守本制度规定，规范使用智能会议室及相关设备，自觉维护会议室环境与秩序，对违规使用行为承担相应责任。第二章预约管理第五条预约渠道与方式智能会议室预约统一通过公司指定的办公自动化系统或专用预约平台进行，不接受口头、临时等非正规预约方式。预约平台应明确显示各会议室的位置、容纳人数、设备配置、可用时段等信息，方便申请人查询选择。预约申请需由部门会议协调员或参会牵头人提交，提交时应准确填写会议名称、会议时间、参会人数、所需设备、会议性质、申请人及联系方式等信息，确保预约信息真实完整。第六条预约时限与规则会议室预约应提前进行，常规会议需至少提前1个工作日提交预约申请；重要会议、大型会议需至少提前3个工作日提交预约申请；紧急会议无法提前预约的，需经行政后勤部门负责人同意后，由工作人员协助办理临时预约手续。单次会议预约时长原则上不超过4小时，确需延长的，需在预约时注明理由，经行政后勤部门审核同意后方可延长，且全天累计使用时长不超过8小时。同一部门不得连续3个工作日占用同一会议室，避免资源垄断。预约成功后，预约平台将自动发送确认信息至申请人，申请人应及时查看并确认。若预约信息需变更或取消，应至少提前2小时在预约平台操作，紧急情况需电话告知行政后勤部门备案，未及时取消且未使用的，将计入违规使用记录。第七条预约审批流程常规会议预约提交后，由行政后勤部门在1个工作日内完成审核，审核通过即预约成功；审核未通过的，将说明理由并建议替代方案。涉及公司重大决策、重要接待、大型培训等特殊会议的预约，需经申请人所在部门负责人签字确认后，报行政后勤部门审核，必要时由行政后勤部门协调相关资源保障会议需求。当多个部门同时预约同一时段同一会议室时，行政后勤部门将根据会议重要程度、申请时间先后、参会人数匹配度等因素综合协调，优先保障重要会议及跨部门会议使用。第三章使用规范第八条会前准备要求参会牵头人应在会议开始前15分钟到达会议室，检查智能设备运行状态，包括视频会议系统、投影设备、音响设备、灯光系统、空调系统等是否正常工作。若发现设备故障，应立即联系行政后勤部门安排维修，避免影响会议正常进行。需使用特殊设备或服务的会议，如同声传译、远程直播、高清投影等，应在预约时明确说明，行政后勤部门将提前做好设备调试与技术支持准备。参会人员应提前5分钟进入会议室，自觉将手机调至静音或关闭状态，不得在会议室内喧哗、随意走动，保持良好的会议秩序。第九条会议期间管理会议期间应严格按照预约时段使用会议室，不得擅自延长使用时间。确需延长的，需在会议结束前30分钟向行政后勤部门提出申请，经同意后方可延长，且不得影响后续预约会议的使用。参会人员应规范操作智能设备，严格按照设备使用说明进行操作，不得随意拆卸、改装或损坏设备。若因操作不当导致设备故障或损坏，相关责任人需承担维修或赔偿责任。会议室内禁止吸烟、饮食、乱扔杂物，不得在墙面、桌椅上涂抹刻画，保持会议室整洁卫生。严禁携带易燃易爆、有毒有害等危险物品进入会议室，确保使用安全。涉及公司商业秘密、重要决策等敏感内容的会议，参会人员应严格遵守保密规定，不得擅自录音、录像或泄露会议内容，会议室使用结束后应及时清理相关涉密资料，防止信息泄露。第十条会后整理要求会议结束后，参会牵头人应组织人员在10分钟内完成会议室整理工作，包括关闭会议设备、灯光、空调、门窗等，将桌椅摆放整齐，清理会议产生的文件、杂物等，确保会议室恢复原状。需留存会议资料或设备使用记录的，应及时做好登记备案，重要文件应妥善保管或按规定销毁，不得遗留在会议室内。若会议期间使用了行政后勤部门提供的额外设备或物资，应及时归还并办理交接手续，确保物资完好无损。第四章设备维护与管理第十一条日常维护责任行政后勤部门应建立智能会议室设备维护台账，安排专业人员定期对设备进行检查、保养与维修，每月至少进行1次全面维护，确保设备始终处于良好运行状态。设备维护人员应做好维护记录，详细记录设备型号、维护时间、维护内容、故障处理情况等信息，便于后续跟踪管理。对老化、损坏严重无法修复的设备，应及时提出更新申请，经批准后更换。参会人员发现设备故障或异常情况时，应及时向行政后勤部门反馈，不得擅自维修。行政后勤部门接到反馈后，应在2小时内安排人员处理，紧急故障应立即派人抢修。第十二条技术支持保障行政后勤部门应配备专业技术人员，为智能会议室使用提供技术支持，包括设备操作指导、故障排查、系统升级等服务。重要会议可安排技术人员现场值守，确保会议顺利进行。定期组织员工开展智能会议室设备使用培训，提高员工操作技能，减少因操作不当导致的设备故障和使用问题。培训内容应包括设备基本操作、常见故障处理、安全使用规范等。建立设备应急保障机制，储备常用设备配件和备用设备，当会议室设备出现突发故障无法及时修复时，启用备用设备或协调其他会议室，保障会议正常开展。第五章违规处理与附则第十三条违规处理规定对违反本制度规定的行为，行政后勤部门将视情节轻重采取相应处理措施：（一）未按规定预约或擅自使用会议室的，给予口头警告，责令立即整改；情节严重的，通报批评并限制其1个月内的预约权限。（二）预约后未使用且未及时取消，造成资源浪费的，首次给予提醒，累计3次以上的，限制其1个月内的预约权限。（三）擅自延长会议时间、损坏会议室设备或设施的，责令赔偿损失，并通报批评；情节严重的，按公司相关规定给予纪律处分。（四）在会议室内吸烟、饮食、乱扔杂物，或破坏会议室环境卫生的，给予口头警告，责令清理；拒不配合的，通报批评。（五）泄露会议敏感信息或违反保密规定的，按公司保密管理制度相关规定处理；涉嫌违法犯罪的，依法移交司