Office高级应用（第2版 · 微课版 · 含OfficeAI助手）课件 第3章-公文编排

第1篇Word2016文档编排

—公文编排Office2016高级应用湖南师范大学·刘相滨内容提要第

3章公文编排3.1

引言3.2

公文及其结构3.3

页面设置3.4

内容编排3.5

公文模板3.1引言有一些短文档有严格的格式要求，例如：公文3.2公文及其结构公文又称红头文件，非常正式、严谨、规范格式标准：《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）公文结构，分为3个部分3.2公文及其结构版头份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人用红色分隔线分隔版头与主体部分，红色分隔线属于版头主体标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等公文首页红色分隔线（不含）以下，公文末页首条分隔线（不含）以上版记抄送机关、印发机关和印发日期等公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上3.3页面设置–精确定位《标准》对公文用纸幅面尺寸、版面页边距、版心尺寸、页脚页码、每页的行数和字数等都有严格规定。进行公文页面设置时，需要精确定位文档中各元素的布局设置。精确计算法参照物定位法精确计算法：通过格式要求及页面尺寸进行计算，得到某元素的绝对位置参照物定位法：参照某一对象的位置来设置文档中某元素的位置3.3页面设置–文档计量单位换算《标准》中对尺寸、位置等的要求：公文用纸采用A4纸，尺寸为210mm×297mm；天头(上白边)为37mm±1mm，订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm页码一般使用四号、半角、宋体、阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm…3.3页面设置–文档计量单位换算英寸、字号、磅、毫米等单位的换算关系：1英寸=72磅=25.4毫米1磅=1/72英寸×25.4（毫米/英寸）=0.3528毫米1毫米=1/25.4英寸×72（磅/英寸）=2.8346磅3.3页面设置纸型：A4上边距=天头=37mm下边距=纸张高度-上边距-版心高度=297-37-225=35毫米左边距=订口=28mm右边距=纸张宽度-左边距-版心宽度=210–28–156=26毫米公文用纸采用A4纸，尺寸为210mm×297mm；天头(上白边)为37mm±1mm，订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm3.3页面设置页脚底端距离页面下边距多少呢？页脚底端距离=下边距-7mm-四号字的一半四号字=14磅=14*0.3528毫米≈4.94mm页脚边距=下边距-（页码一字线距版心距离）-（四号字高/2）=35-7-4.94/2=25.53mm因此，页脚边距值设置为25.5mm单双页码分别居右、居左，故页脚需设置奇偶页不同页码一般使用四号、半角、宋体、阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm3.3页面设置正文设置一般为三号仿宋体字，每页22行，每行28字3.4内容编排1.版头编排3.版记编排2.主体编排3.4内容编排1.版头编排份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标志发文字号与签发人版头中的分割线直接顶格输入，分别占据文档前三行黑体、常规、三号全称或者规范化简称+“文件”居中、上边缘至版心上边缘为35mm推荐小标宋体字，红色，字号不限字数较多时缩放，最大缩放比建议69%3.4内容编排发文机关标志参照物定位法，精确定位发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm插入一水平直线作为参照物，绝对垂直位置定位于距版心上边缘35mm处插入文本框，输入发文机关标志定位，拖动文本框，使发文机关标志文字的上边缘与插入的参照直线水平重合隐藏或删除参照直线3.4内容编排联合发文如需同时标注联署发文机关名称的情况下，多单位发文机关标志的插入采用在文本框中插入表格来实现插入一N行×2列表格各发文机关名称写在表格第1列中,分散对齐、垂直居中,适当字体字号第2列合并，输入“文件”，水平、垂直居中表格无框线，无底纹，调整合适列宽3.4内容编排发文字号与签发人发文字号编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布如文中还有签发人，发文字号与签发人设置在同一行中，发文字号居左空一字，签发人居右空一字。输入发文字号与签发人，分散对齐，左右缩进各为1字符，然后在发文字号与签发人之间键入若干空格，使它们挤向两端3.4内容编排版头中分割线的定位发文字号之下4mm

处，居中，与版心等宽，线的粗细根据需要进行设置参照物定位法插入参照物：插入一个文本框，高4mm，宽156mm定位参照物：拖动文本框，使其边框上边缘与发文字号文字下边缘对齐插入分隔线：沿着文本框的下边缘线对齐，插入一条直线，红色，宽为156mm，按需设置其粗细，页面水平居中隐藏或删除参照物3.4内容编排2.主体编排按照《标准》要求对公文主体内容进行编排，方法与普通文档相同制作印章形状：椭圆、五角星艺术字：“文本效果”→“圆”3.4内容编排3.版记编排分割线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm)，中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合抄送机关四号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排，“抄送”二字后添加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号3.4内容编排3.版记编排印发机关和印发日期四号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字3.4内容编排3.版记编排分割线的高度（粗细）计算：第一、三条：0.35mm=0.35×2.8346磅≈1磅第二条：0.25mm=0.25×2.8346磅≈0.71磅分割线的精确定位：假设抄送机关只占一行第一条分割线距版心底部有2行，处于第20行的底部下边缘位置垂直绝对位置为：

每一行的高度×20

=(225/22)×20≈204.5mm

距离下边距的距离为：

每一行的高度×2

=(225/22)×2≈20.5mm3.4内容编排3.版记编排分割线的精确定位：假设抄送机关只占一行第二条分割线距版心底部有1行，处于第21行的底部下边缘位置垂直绝对位置为：