文件夹管理规定制定

文件夹管理规定制定一、概述

文件夹管理规定的制定旨在规范文件夹的创建、使用、存储、共享和归档等环节，确保文件夹结构清晰、数据安全、查找便捷，提升工作效率。本规定适用于所有涉及文件夹操作的个人及团队，通过明确的管理流程和责任划分，降低数据丢失或误操作的风险，优化存储资源的使用。

二、文件夹分类与命名规范

（一）文件夹分类

1.按部门划分：根据公司组织架构，设置一级文件夹，如“市场部”“技术部”“行政部”等。

2.按项目划分：针对特定项目建立独立文件夹，如“项目A”“项目B”等，内部可进一步细分功能模块。

3.按时间划分：按年份或季度设立文件夹，如“2023年”“Q1”等，便于历史数据追溯。

（二）命名规范

1.一级文件夹：使用部门或项目全称，如“市场部-2023年报告”。

2.二级及以下文件夹：采用动词+名词结构，如“市场部-2023年报告-竞品分析”。

3.命名原则：简洁清晰、避免特殊字符、中英文统一（建议使用英文或拼音缩写）。

三、文件夹权限管理

（一）权限分配原则

1.最小权限原则：仅授予用户完成工作所需的最低权限。

2.责任明确原则：由文件夹所有者负责权限设置与调整。

（二）权限级别

1.完全控制：可修改、删除、共享文件夹及子文件。

2.修改：可编辑文件，但无法删除或更改权限。

3.只读：仅允许查看文件，禁止修改。

（三）操作流程

1.申请权限：用户需填写权限申请表，说明需求并提交至部门主管审批。

2.定期审核：每季度对所有文件夹权限进行一次全面检查，撤销不必要的权限。

四、文件夹操作流程

（一）新建文件夹

1.选择父级目录：根据分类规范选择合适的上级文件夹。

2.命名并创建：输入符合规范的名称，点击“创建”。

3.权限设置：默认仅创建者拥有完全控制权限，后续按需调整。

（二）文件上传与整理

1.上传前检查：确认文件格式、大小符合要求，避免重复上传。

2.分类存放：将文件放入对应子文件夹，如“数据”“文档”“图片”等。

3.版本管理：重要文件需标注版本号（如V1.0、V2.0），旧版本归档至“历史版本”文件夹。

（三）文件夹共享

1.选择共享方式：通过链接共享或直接授权用户。

2.设置有效期：临时共享需设定截止日期，避免长期暴露。

3.通知相关方：共享后及时告知接收人权限范围。

五、文件夹归档与删除

（一）归档流程

1.定期筛选：每年12月对一年内未修改的文件夹进行筛选。

2.移至归档区：将符合条件的文件夹移动至“归档文件夹”，保留可访问权限。

3.标注说明：在归档文件夹中记录创建时间、负责人及主要内容。

（二）删除流程

1.审批要求：删除前需填写申请表，说明原因并经主管签字。

2.永久删除：经批准后，执行删除操作，并记录删除时间及执行人。

3.备份检查：重要文件夹删除前需确认已备份至其他存储介质。

六、监督与考核

（一）责任分配

1.部门主管：负责本部门文件夹规范的执行监督。

2.IT部门：定期抽查文件夹权限及存储情况，提供技术支持。

（二）考核标准

1.文件命名不规范：每次扣5分。

2.权限设置错误：导致数据泄露扣20分。

3.未按时归档：扣10分/次。

七、附则

本规定自发布之日起生效，各部门需组织学习并遵守。如有疑问，请联系IT部门。

一、概述

文件夹管理规定的制定旨在规范文件夹的创建、使用、存储、共享和归档等环节，确保文件夹结构清晰、数据安全、查找便捷，提升工作效率。本规定适用于所有涉及文件夹操作的个人及团队，通过明确的管理流程和责任划分，降低数据丢失或误操作的风险，优化存储资源的使用。具体而言，规范的文件夹管理有助于：

（1）**提高协作效率**：统一的命名和分类方式使团队成员能快速找到所需信息，减少沟通成本。

（2）**保障数据安全**：通过权限控制，防止未授权访问或修改敏感文件。

（3）**优化存储空间**：合理的分类和归档可避免冗余存储，延长存储设备寿命。

（4）**便于审计与追溯**：清晰的文件夹历史记录有助于问题排查和责任认定。

二、文件夹分类与命名规范

（一）文件夹分类

1.**按部门划分**：根据公司组织架构，设置一级文件夹，如“市场部”“技术部”“行政部”等。各部门文件夹下可进一步细分，例如：

（1）市场部：可细分为“品牌推广”“销售支持”“客户反馈”等。

（2）技术部：可细分为“研发项目”“系统维护”“技术文档”等。

2.**按项目划分**：针对特定项目建立独立文件夹，如“项目A”“项目B”等，内部可进一步细分功能模块。例如：

（1）项目A：可细分为“需求分析”“设计稿”“测试报告”“会议纪要”。

（2）项目B：可细分为“原型设计”“用户调研”“进度跟踪”。

3.**按时间划分**：按年份或季度设立文件夹，如“2023年”“Q1”等，便于历史数据追溯。例如：

（1）2023年：下可包含“1月”“2月”“3月”等月度文件夹。

（2）Q1：下可包含“1月”“2月”“3月”及“Q1总结”文件夹。

（二）命名规范

1.**一级文件夹**：使用部门或项目全称，如“市场部-2023年报告”。命名需遵循以下原则：

（1）**准确性**：准确反映文件夹内容，如“技术部-产品开发-2023年”。

（2）**唯一性**：避免与其他文件夹名称重复，可添加编号区分，如“市场部-2023年报告-01”。

（3）**简洁性**：避免过长名称，建议不超过50个字符。

2.**二级及以下文件夹**：采用动词+名词结构，如“市场部-2023年报告-竞品分析”。命名需遵循以下原则：

（1）**明确性**：清晰表达文件夹用途，如“用户调研-问卷模板”。

（2）**一致性**：同一层级文件夹命名风格统一，如均使用中文或英文缩写。

（3）**避免特殊字符**：禁止使用空格、竖线、星号等特殊符号，建议使用下划线或连字符分隔，如“市场部_2023年报告_竞品分析”。

3.**命名模板**：推荐使用以下模板：

[部门/项目]-[年份/季度]-[具体内容]

例如：“技术部-2023年-系统优化项目”。

三、文件夹权限管理

（一）权限分配原则

1.**最小权限原则**：仅授予用户完成工作所需的最低权限。例如：

（1）普通员工仅需“查看”权限，可访问公开文件夹。

（2）项目负责人需“修改”权限，以编辑文档但无法删除文件夹。

（3）高级管理员需“完全控制”权限，以管理文件夹结构和权限。

2.**责任明确原则**：由文件夹所有者负责权限设置与调整。所有者需定期确认权限分配是否合理，并在必要时进行调整。

（二）权限级别

1.**完全控制**：可修改、删除、共享文件夹及子文件，适用于文件夹所有者或高级管理员。

2.**修改**：可编辑文件，但无法删除或更改权限，适用于项目核心成员。

3.**编辑**：可添加或删除文件，但无法修改其他用户的文件，适用于团队协作文件夹。

4.**只读**：仅允许查看文件，禁止修改，适用于公开文件夹或历史归档文件夹。

（三）操作流程

1.**申请权限**：用户需填写权限申请表，说明需求（如“访问项目C的测试报告”）、理由及期限，提交至部门主管审批。主管需在24小时内完成审批，特殊情况可延长至48小时。

2.**权限设置**：经批准后，由IT部门或部门主管通过以下步骤设置权限：

（1）打开目标文件夹，点击“权限设置”。

（2）选择“添加用户/组”，输入用户名或邮箱，选择权限级别，点击“确认”。

（3）设置共享链接（如需）：选择“创建链接”，设置有效期（如“30天”），勾选“仅可查看”或“可编辑”，点击“生成”。

3.**定期审核**：每季度对所有文件夹权限进行一次全面检查，撤销不必要的权限。审核流程如下：

（1）IT部门生成权限审计清单，发送至各部门主管。

（2）主管核对本部门文件夹权限，反馈冗余权限申请。

（3）IT部门执行撤销操作，并记录审核结果。

四、文件夹操作流程

（一）新建文件夹

1.**选择父级目录**：根据分类规范选择合适的上级文件夹。例如：

（1）创建“市场部-2023年报告”时，需先进入“市场部”文件夹。

（2）创建“技术部-产品开发-2023年”时，需先进入“技术部-产品开发”文件夹。

2.**命名并创建**：输入符合规范的名称，点击“创建”。例如：

（1）在“技术部-产品开发”下创建“竞品分析”：输入“技术部_产品开发_2023年_竞品分析”，点击“创建”。

（2）在“市场部”下创建“2023年预算”：输入“市场部_2023年_预算”，点击“创建”。

3.**权限设置**：默认仅创建者拥有完全控制权限，后续按需调整。例如：

（1）创建“技术部-产品开发-2023年”时，默认创建者拥有“完全控制”权限。

（2）创建“市场部-2023年报告-竞品分析”时，创建者需立即添加项目成员并分配“修改”权限。

（二）文件上传与整理

1.**上传前检查**：确认文件格式、大小符合要求，避免重复上传。例如：

（1）文档格式：优先使用.docx或.pdf，避免.doc格式。

（2）文件大小：单个文件不超过10MB，超大文件需上传至云存储并共享链接。

2.**分类存放**：将文件放入对应子文件夹，如“数据”“文档”“图片”等。例如：

（1）将“用户调研-问卷模板.docx”放入“市场部-2023年报告-用户调研”文件夹。

（2）将“产品原型图.png”放入“技术部-产品开发-2023年-设计稿”文件夹。

3.**版本管理**：重要文件需标注版本号（如V1.0、V2.0），旧版本归档至“历史版本”文件夹。操作步骤：

（1）重命名旧文件：如将“需求文档_v1.0.docx”改为“需求文档_v1.0_old.docx”。

（2）新文件命名：如将“需求文档.docx”改为“需求文档_v2.0.docx”。

（3）归档旧版本：将“需求文档_v1.0_old.docx”移动至“市场部-2023年报告-历史版本”文件夹。

（三）文件夹共享

1.**选择共享方式**：通过链接共享或直接授权用户。操作步骤：

（1）链接共享：适用于临时访问，如会议资料。右键点击文件夹，选择“共享”，点击“创建链接”，设置有效期（如“7天”），生成链接发送给他人。

（2）直接授权：适用于长期合作，如项目文件夹。右键点击文件夹，选择“共享”，输入用户名/邮箱，选择权限级别，点击“完成”。

2.**设置有效期**：临时共享需设定截止日期，避免长期暴露。例如：

（1）共享“市场部-2023年报告-竞品分析”链接时，设置“7天”有效期。

（2）共享“技术部-产品开发-2023年”文件夹时，设置“项目结束前”为有效期。

3.**通知相关方**：共享后及时告知接收人权限范围。例如：

（1）邮件内容：“请查收共享文件夹‘技术部-产品开发-2023年’，权限为‘修改’，请于7天后撤销访问。”

（2）即时消息：“共享‘市场部-2023年报告-竞品分析’链接给你，7天后失效，仅可查看。”

五、文件夹归档与删除

（一）归档流程

1.**定期筛选**：每年12月对一年内未修改的文件夹进行筛选。例如：

（1）IT部门生成未修改文件夹清单，发送至各部门主管。

（2）主管确认清单，标记需归档的文件夹。

2.**移至归档区**：将符合条件的文件夹移动至“归档文件夹”，保留可访问权限。例如：

（1）将“市场部-2022年”文件夹移动至“归档文件夹-2022年”。

（2）将“技术部-产品A-2022年”文件夹移动至“归档文件夹-产品A-2022年”。

3.**标注说明**：在归档文件夹中记录创建时间、负责人及主要内容。例如：

（1）在“归档文件夹-2022年”下创建“市场部”文件夹，并添加备注：“2022年市场部全年报告，负责人：张三。”

（2）在“归档文件夹-产品A-2022年”下创建“技术部”文件夹，并添加备注：“产品A开发周期2022年，负责人：李四。”

（二）删除流程

1.**审批要求**：删除前需填写申请表，说明原因（如“项目已结束”）、文件夹路径及影响范围，经主管签字后提交IT部门。例如：

（1）申请删除“市场部-2021年-旧项目”时，填写：“项目已终止，无后续使用需求，影响范围：无。”

（2）申请删除“技术部-产品B-测试版”时，填写：“测试版已上线，无遗留问题，影响范围：测试数据。”

2.**永久删除**：经批准后，执行删除操作，并记录删除时间及执行人。例如：

（1）IT部门在2023年10月20日删除“市场部-2021年-旧项目”，记录：“删除时间：2023-10-20，执行人：王五。”

（2）IT部门在2023年10月21日删除“技术部-产品B-测试版”，记录：“删除时间：2023-10-21，执行人：赵六。”

3.**备份检查**：重要文件夹删除前需确认已备份至其他存储介质。例如：

（1）删除“技术部-产品B-测试版”前，确认数据已备份至“服务器A-备份盘”。

（2）删除“市场部-2021年-旧项目”前，确认数据已备份至“云存储-归档分区”。

六、监督与考核

（一）责任分配

1.**部门主管**：负责本部门文件夹规范的执行监督。例如：

（1）每月抽查部门文件夹命名是否规范。

（2）审核权限申请表，确保符合最小权限原则。

2.**IT部门**：定期抽查文件夹权限及存储情况，提供技术支持。例如：

（1）每季度进行权限审计，生成报告并通报问题。

（2）提供文件夹管理培训，提升团队规范意识。

（二）考核标准

1.**命名不规范**：每次扣5分，累计扣分达20分需接受培训。例如：

（1）发现“技术部-产品开发-2023年”文件夹名称超过50个字符，扣5分。

（2）连续两次命名不规范，累计扣10分，需参加命名规范培训。

2.**权限设置错误**：导致数据泄露扣20分，并需承担相应责任。例如：

（1）错误设置“技术部-产品开发-2023年”文件夹权限，导致项目资料泄露，扣20分，并需整改权限设置。

（2）长期未审核权限申请，导致权限冗余，扣10分。

3.**未按时归档**：扣10分/次，影响团队考核分数。例如：

（1）未在12月31日前归档“市场部-2022年”文件夹，扣10分。

（2）归档文件夹标注不清晰，扣5分。

七、附则

本规定自发布之日起生效，各部门需组织学习并遵守。如有疑问，请联系IT部门。例如：

（1）IT部门邮箱：support@。

（2）培训时间：每月第二周周三下午2点，地点：三楼会议室。

一、概述

文件夹管理规定的制定旨在规范文件夹的创建、使用、存储、共享和归档等环节，确保文件夹结构清晰、数据安全、查找便捷，提升工作效率。本规定适用于所有涉及文件夹操作的个人及团队，通过明确的管理流程和责任划分，降低数据丢失或误操作的风险，优化存储资源的使用。

二、文件夹分类与命名规范

（一）文件夹分类

1.按部门划分：根据公司组织架构，设置一级文件夹，如“市场部”“技术部”“行政部”等。

2.按项目划分：针对特定项目建立独立文件夹，如“项目A”“项目B”等，内部可进一步细分功能模块。

3.按时间划分：按年份或季度设立文件夹，如“2023年”“Q1”等，便于历史数据追溯。

（二）命名规范

1.一级文件夹：使用部门或项目全称，如“市场部-2023年报告”。

2.二级及以下文件夹：采用动词+名词结构，如“市场部-2023年报告-竞品分析”。

3.命名原则：简洁清晰、避免特殊字符、中英文统一（建议使用英文或拼音缩写）。

三、文件夹权限管理

（一）权限分配原则

1.最小权限原则：仅授予用户完成工作所需的最低权限。

2.责任明确原则：由文件夹所有者负责权限设置与调整。

（二）权限级别

1.完全控制：可修改、删除、共享文件夹及子文件。

2.修改：可编辑文件，但无法删除或更改权限。

3.只读：仅允许查看文件，禁止修改。

（三）操作流程

1.申请权限：用户需填写权限申请表，说明需求并提交至部门主管审批。

2.定期审核：每季度对所有文件夹权限进行一次全面检查，撤销不必要的权限。

四、文件夹操作流程

（一）新建文件夹

1.选择父级目录：根据分类规范选择合适的上级文件夹。

2.命名并创建：输入符合规范的名称，点击“创建”。

3.权限设置：默认仅创建者拥有完全控制权限，后续按需调整。

（二）文件上传与整理

1.上传前检查：确认文件格式、大小符合要求，避免重复上传。

2.分类存放：将文件放入对应子文件夹，如“数据”“文档”“图片”等。

3.版本管理：重要文件需标注版本号（如V1.0、V2.0），旧版本归档至“历史版本”文件夹。

（三）文件夹共享

1.选择共享方式：通过链接共享或直接授权用户。

2.设置有效期：临时共享需设定截止日期，避免长期暴露。

3.通知相关方：共享后及时告知接收人权限范围。

五、文件夹归档与删除

（一）归档流程

1.定期筛选：每年12月对一年内未修改的文件夹进行筛选。

2.移至归档区：将符合条件的文件夹移动至“归档文件夹”，保留可访问权限。

3.标注说明：在归档文件夹中记录创建时间、负责人及主要内容。

（二）删除流程

1.审批要求：删除前需填写申请表，说明原因并经主管签字。

2.永久删除：经批准后，执行删除操作，并记录删除时间及执行人。

3.备份检查：重要文件夹删除前需确认已备份至其他存储介质。

六、监督与考核

（一）责任分配

1.部门主管：负责本部门文件夹规范的执行监督。

2.IT部门：定期抽查文件夹权限及存储情况，提供技术支持。

（二）考核标准

1.文件命名不规范：每次扣5分。

2.权限设置错误：导致数据泄露扣20分。

3.未按时归档：扣10分/次。

七、附则

本规定自发布之日起生效，各部门需组织学习并遵守。如有疑问，请联系IT部门。

一、概述

文件夹管理规定的制定旨在规范文件夹的创建、使用、存储、共享和归档等环节，确保文件夹结构清晰、数据安全、查找便捷，提升工作效率。本规定适用于所有涉及文件夹操作的个人及团队，通过明确的管理流程和责任划分，降低数据丢失或误操作的风险，优化存储资源的使用。具体而言，规范的文件夹管理有助于：

（1）**提高协作效率**：统一的命名和分类方式使团队成员能快速找到所需信息，减少沟通成本。

（2）**保障数据安全**：通过权限控制，防止未授权访问或修改敏感文件。

（3）**优化存储空间**：合理的分类和归档可避免冗余存储，延长存储设备寿命。

（4）**便于审计与追溯**：清晰的文件夹历史记录有助于问题排查和责任认定。

二、文件夹分类与命名规范

（一）文件夹分类

1.**按部门划分**：根据公司组织架构，设置一级文件夹，如“市场部”“技术部”“行政部”等。各部门文件夹下可进一步细分，例如：

（1）市场部：可细分为“品牌推广”“销售支持”“客户反馈”等。

（2）技术部：可细分为“研发项目”“系统维护”“技术文档”等。

2.**按项目划分**：针对特定项目建立独立文件夹，如“项目A”“项目B”等，内部可进一步细分功能模块。例如：

（1）项目A：可细分为“需求分析”“设计稿”“测试报告”“会议纪要”。

（2）项目B：可细分为“原型设计”“用户调研”“进度跟踪”。

3.**按时间划分**：按年份或季度设立文件夹，如“2023年”“Q1”等，便于历史数据追溯。例如：

（1）2023年：下可包含“1月”“2月”“3月”等月度文件夹。

（2）Q1：下可包含“1月”“2月”“3月”及“Q1总结”文件夹。

（二）命名规范

1.**一级文件夹**：使用部门或项目全称，如“市场部-2023年报告”。命名需遵循以下原则：

（1）**准确性**：准确反映文件夹内容，如“技术部-产品开发-2023年”。

（2）**唯一性**：避免与其他文件夹名称重复，可添加编号区分，如“市场部-2023年报告-01”。

（3）**简洁性**：避免过长名称，建议不超过50个字符。

2.**二级及以下文件夹**：采用动词+名词结构，如“市场部-2023年报告-竞品分析”。命名需遵循以下原则：

（1）**明确性**：清晰表达文件夹用途，如“用户调研-问卷模板”。

（2）**一致性**：同一层级文件夹命名风格统一，如均使用中文或英文缩写。

（3）**避免特殊字符**：禁止使用空格、竖线、星号等特殊符号，建议使用下划线或连字符分隔，如“市场部_2023年报告_竞品分析”。

3.**命名模板**：推荐使用以下模板：

[部门/项目]-[年份/季度]-[具体内容]

例如：“技术部-2023年-系统优化项目”。

三、文件夹权限管理

（一）权限分配原则

1.**最小权限原则**：仅授予用户完成工作所需的最低权限。例如：

（1）普通员工仅需“查看”权限，可访问公开文件夹。

（2）项目负责人需“修改”权限，以编辑文档但无法删除文件夹。

（3）高级管理员需“完全控制”权限，以管理文件夹结构和权限。

2.**责任明确原则**：由文件夹所有者负责权限设置与调整。所有者需定期确认权限分配是否合理，并在必要时进行调整。

（二）权限级别

1.**完全控制**：可修改、删除、共享文件夹及子文件，适用于文件夹所有者或高级管理员。

2.**修改**：可编辑文件，但无法删除或更改权限，适用于项目核心成员。

3.**编辑**：可添加或删除文件，但无法修改其他用户的文件，适用于团队协作文件夹。

4.**只读**：仅允许查看文件，禁止修改，适用于公开文件夹或历史归档文件夹。

（三）操作流程

1.**申请权限**：用户需填写权限申请表，说明需求（如“访问项目C的测试报告”）、理由及期限，提交至部门主管审批。主管需在24小时内完成审批，特殊情况可延长至48小时。

2.**权限设置**：经批准后，由IT部门或部门主管通过以下步骤设置权限：

（1）打开目标文件夹，点击“权限设置”。

（2）选择“添加用户/组”，输入用户名或邮箱，选择权限级别，点击“确认”。

（3）设置共享链接（如需）：选择“创建链接”，设置有效期（如“30天”），勾选“仅可查看”或“可编辑”，点击“生成”。

3.**定期审核**：每季度对所有文件夹权限进行一次全面检查，撤销不必要的权限。审核流程如下：

（1）IT部门生成权限审计清单，发送至各部门主管。

（2）主管核对本部门文件夹权限，反馈冗余权限申请。

（3）IT部门执行撤销操作，并记录审核结果。

四、文件夹操作流程

（一）新建文件夹

1.**选择父级目录**：根据分类规范选择合适的上级文件夹。例如：

（1）创建“市场部-2023年报告”时，需先进入“市场部”文件夹。

（2）创建“技术部-产品开发-2023年”时，需先进入“技术部-产品开发”文件夹。

2.**命名并创建**：输入符合规范的名称，点击“创建”。例如：

（1）在“技术部-产品开发”下创建“竞品分析”：输入“技术部_产品开发_2023年_竞品分析”，点击“创建”。

（2）在“市场部”下创建“2023年预算”：输入“市场部_2023年_预算”，点击“创建”。

3.**权限设置**：默认仅创建者拥有完全控制权限，后续按需调整。例如：

（1）创建“技术部-产品开发-2023年”时，默认创建者拥有“完全控制”权限。

（2）创建“市场部-2023年报告-竞品分析”时，创建者需立即添加项目成员并分配“修改”权限。

（二）文件上传与整理

1.**上传前检查**：确认文件格式、大小符合要求，避免重复上传。例如：

（1）文档格式：优先使用.docx或.pdf，避免.doc格式。

（2）文件大小：单个文件不超过10MB，超大文件需上传至云存储并共享链接。

2.**分类存放**：将文件放入对应子文件夹，如“数据”“文档”“图片”等。例如：

（1）将“用户调研-问卷模板.docx”放入“市场部-2023年报告-用户调研”文件夹。

（2）将“产品原型图.png”放入“技术部-产品开发-2023年-设计稿”文件夹。

3.**版本管理**：重要文件需标注版本号（如V1.0、V2.0），旧版本归档至“历史版本”文件夹。操作步骤：

（1）重命名旧文件：如将“需求文档_v1.0.docx”改为“需求文档_v1.0_old.docx”。

（2）新文件命名：如将“需求文档.docx”改为“需求文档_v2.0.docx”。

（3）归档旧版本：将“需求文档_v1.0_old.docx”移动至“市场部-2023年报告-历史版本”文件夹。

（三）文件夹共享

1.**选择共享方式**：通过链接共享或直接授权用户。操作步骤：

（1）链接共享：适用于临时访问，如会议资料。右键点击文件夹，选择“共享”，点击“创建链接”，设置有效期（如“7天”），生成链接发送给他人。

（2）直接授权：适用于长期合作，如项目文件夹。右键点击文件夹，选择“共享”，输入用户名/邮箱，选择权限级别，点击“完成”。

2.**设置有效期**：临时共享需设定截止日期，避免长期暴露。例如：

（1）共享“市场部-2023年报告-竞品分析”链接时，设置“7天”有效期。

（2）共享“技术部-产品开发-2023年”文件夹时，设置“项目结束前”为有效期。

3.**通知相关方**：共享后及时告知接收人权限范围。例如：

（1）邮件内容：“请查收共享文件夹‘技术部-产品开发-2023年’，权限为‘修改’，请于7天后撤销访问。”

（2）即时消息：“共享‘市场部-2023年报告-竞品分析’链接给你，7天后失效，仅可查看。”

五、文件夹归档与删除

（一）归档流程

1.**定期筛选**：每年12月对一年内未修改的文件夹进行筛选。例如：

（1）IT部门生成未修改文件夹清单，发送至各部门主管。

（2）主管确认清单，标记需归档的文件夹。

2.**移至归档区**：将符合条件的文件夹移动至“归档文件夹”，保留可访问权限。例如：

（1）将“市场部-2022年”文件夹移动至“归档文件夹-2022年”。

（2）将“技术部-产品A-2022年”文件夹移动至“归档文件夹-产品A-2022年”。

3.**标注说明**：在归档