文化交流全程可追溯合同

文化交流全程可追溯合同合同编号：[填写合同编号]甲方（委托方/主办方）：[填写甲方法定全称]法定代表人/授权代表：[填写姓名]地址：[填写甲方地址]联系电话：[填写甲方联系电话]电子邮箱：[填写甲方电子邮箱]乙方（执行方/承办方）：[填写乙方法定全称]法定代表人/授权代表：[填写姓名]地址：[填写乙方地址]联系电话：[填写乙方联系电话]电子邮箱：[填写乙方电子邮箱]鉴于甲方有意委托乙方执行一项文化交流活动，旨在促进[填写文化交流的目的，如：两国之间的文化理解与交流]，并希望对活动的全过程进行可追溯管理，以确保活动透明度、责任明确及效果评估；乙方具备执行所述文化交流活动的专业能力和资源。双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：第一条活动概述1.1本合同项下的文化交流活动名称为：[填写活动名称]。1.2活动目的：通过[填写具体活动形式，如：艺术展览、文艺演出、学术研讨会等]，增进[填写参与国家/地区/群体]之间的相互了解，促进文化艺术的传播与发展。1.3活动主要内容与形式：本次活动将包括[详细描述活动内容，如：开闭幕式、展览展示、文艺表演、专家讲座、座谈会、文化体验工作坊、互访交流等]，具体安排详见附件一《活动执行计划表》（若未附则删除此句）。1.4活动时间：自[填写活动开始日期]至[填写活动结束日期]。1.5活动地点：主要活动地点位于[填写活动主要地点]，可能涉及其他地点[列举其他地点]。1.6参与方：主要包括[列举主要参与的国家、机构、艺术家、嘉宾或普通参与者等]。第二条全程可追溯机制约定2.1记录范围与内容：双方确认，为确保文化交流活动的全程可追溯，必须对以下关键环节和内容进行完整、准确、及时的记录：（1）合同签订及后续变更文件；（2）项目预算编制、审批及调整记录；（3）活动总体方案及各分项详细执行方案；（4）活动所需各类资源（包括但不限于人员名单及资质、场地预订确认、设备租赁合同、物料采购订单、宣传推广方案及效果数据）的准备与确认记录；（5）签证办理申请与批准文件；（6）交通、住宿、餐饮等后勤安排的预订确认、执行情况及费用凭证；（7）活动场地布置、设备调试、流程彩排等相关准备工作的记录（可包括照片、视频、会议纪要）；（8）活动现场执行的影像资料（全程或关键节点）、音视频记录、重要发言或表演的文字稿（如有可能）；（9）现场签到表、参与者反馈问卷或访谈记录；（10）媒体报道清单及链接、相关报道内容摘要；（11）所有财务收支凭证（发票、收据、支付记录）、报销申请及审批流程记录；（12）活动总结报告、评估报告及相关决议文件。记录应包含但不限于事件发生时间、具体内容、涉及人员、地点、负责人、资源使用情况、费用金额等关键信息。2.2记录方式与标准：（1）所有记录应优先采用电子化形式存储在双方约定的指定平台或系统中，或使用统一格式的电子文档（如Word、Excel、PDF）进行记录和备份。具体平台或系统为：[填写指定的平台名称或说明双方将使用共同认可的通用办公系统]。（2）若采用纸质记录，需及时扫描成电子文件归档。（3）记录应使用清晰、准确、专业的语言，数据精确。电子记录应便于检索和导出。2.3记录责任主体与义务：（1）甲方负责提供活动相关的背景资料、政策支持、预算审批，并对活动内容方向进行监督，并负责记录活动整体目标达成情况、参与方反馈汇总、最终效果评估等。甲方有权查阅乙方记录的相关内容。（2）乙方负责活动具体策划、组织、执行，并承担主要记录义务。乙方应确保其团队所有参与活动执行的人员均了解并遵守本合同项下的记录要求。乙方需记录活动策划、资源协调、后勤保障、现场执行等全过程细节，并按时提交给甲方审阅或存档。（3）双方均需确保记录的及时性，重要事件应在发生后[填写时间限制，如：24小时/48小时]内完成初步记录。记录内容必须真实、准确、完整，不得故意隐瞒、歪曲或销毁。2.4记录存储与安全管理：（1）所有记录（无论电子或纸质扫描件）应存储在安全可靠的环境中。电子记录应具备数据备份机制，防止意外丢失。（2）双方应对记录内容承担保密义务（具体见第十三条）。只有授权人员才能访问相关记录，访问权限需登记备案。乙方应采取技术措施保障记录系统的安全性。（3）记录的保存期限自活动结束之日起不少于[填写年限，如：三年/五年]，以满足项目存档、审计、评估及法律要求。2.5记录的可访问性与提供机制：（1）在活动进行中，甲方有权根据工作需要，要求乙方提供相关记录的阶段性查阅或报告。（2）活动结束后，根据甲方要求或合同约定，乙方有义务在[填写时间限制，如：15个工作日]内提供完整的活动记录。甲方或其授权代表有权在合理时间内查阅存储记录的场所或系统。（3）如需向审计机构、上级主管部门或合作方提供记录，由[填写负责方，如：甲方]统一协调，乙方需配合提供所需记录的复制件或电子版。提供记录的方式包括但不限于：通过电子邮件发送、现场提供查阅、刻录光盘等。2.6第三方系统或平台的使用（如适用）：（1）双方同意使用[填写系统/平台名称]作为本次活动全程可追溯记录的主要管理工具。该系统由[填写提供方]提供。（2）乙方负责在系统中及时、准确地录入本合同第二条第2.1款约定的所有关键记录信息。甲方有权对系统中记录的真实性、完整性进行监督和抽查。（3）双方同意遵守该系统的使用规则，并承担相应的使用责任。系统提供方需保证系统的基本稳定运行，双方另行协商其服务条款及费用（若需）。第三条项目执行与管理3.1乙方应依据附件一《活动执行计划表》（若存在）及双方确认的方案执行活动，并确保活动符合合同约定及第二条约定的记录要求。3.2双方建立日常沟通机制，约定每周[或具体频率]召开项目例会，或通过电话、电子邮件等方式保持密切沟通，及时解决执行过程中出现的问题，并同步记录沟通关键信息。3.3任何对活动方案、时间安排、预算等内容的变更，需经双方书面确认。变更涉及记录内容或范围的，相关记录也需同步更新并经双方确认。第四条费用与支付4.1本项目总预算为人民币[填写总金额]元（大写：[填写大写金额]），详细预算见附件二《项目预算明细表》（若未附则删除此句）。费用包括但不限于场地费、人员费、交通费、住宿费、餐饮费、物料制作费、保险费、翻译费、宣传费、管理费等。4.2甲方根据合同约定及乙方提交的合格记录（包括费用明细、发票等）支付相关款项。支付节点及比例如下：（1）合同签订后[填写天数]日内，甲方向乙方支付合同总金额的[填写百分比]%，即人民币[填写金额]元，作为项目启动预付款。（2）活动主要环节[填写具体环节，如：开幕式]成功举办后[填写天数]日内，甲方向乙方支付合同总金额的[填写百分比]%，即人民币[填写金额]元。（3）活动全部结束后[填写天数]日内，乙方提交完整的项目结算资料及所有相关记录，经甲方审核无误并支付尾款，即合同总金额的[填写百分比]%，即人民币[填写金额]元。4.3乙方应在收到甲方款项后，按照国家相关规定开具等额发票。甲方有权审核乙方提交的费用报销申请及相关记录凭证的真实性、合规性。如发现不符，甲方有权要求乙方补充说明或退回相应款项。4.4乙方应承担其自身执行活动所产生的各项费用。双方各自承担因履行本合同发生的直接费用。第五条质量标准与验收5.1乙方承诺按照专业标准及双方确认的方案执行活动，确保活动质量达到预期，并满足文化交流的目的。5.2活动结束后，乙方应向甲方提交《活动总结报告》及完整的活动记录。甲方将在收到报告及记录后[填写天数]日内，依据合同约定、活动方案及全程可追溯的记录进行验收。验收合格后，双方签署《验收确认书》（若需要）。第六条违约责任6.1甲方违约：（1）甲方未按合同约定支付款项，每逾期一日，应向乙方支付逾期付款金额[填写比例，如：万分之五]的违约金。逾期超过[填写天数]日，乙方有权暂停工作或解除合同，并要求甲方赔偿损失。（2）甲方未能及时提供必要的协助或审批，导致活动延误或产生额外费用，由甲方承担相应责任。6.2乙方违约：（1）乙方未能按合同约定或双方确认的方案完成活动，或活动效果未达到约定标准，甲方有权要求乙方在[填写天数]内整改；若整改仍不达标，甲方有权解除合同，并要求乙方退还已支付款项并赔偿损失。（2）乙方未能履行本合同第二条约定的全程可追溯记录义务：a.乙方未能建立、维护或提供必要的记录，或记录严重不完整、不真实，影响活动效果评估或后续查证；b.乙方故意隐瞒、篡改或销毁记录；c.乙方因记录不力导致甲方、参与者或第三方遭受损失。乙方应承担由此给甲方造成的所有直接损失，并支付合同总金额[填写百分比，如：10%至30%]的违约金。若损失超过违约金，乙方应补足差额。情节严重者，甲方有权解除合同。（3）乙方在活动执行中违反其他合同约定，应承担相应违约责任。6.3任何一方违反保密条款，按第十三条承担违约责任。第七条不可抗力7.1“不可抗力”是指双方不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、战争、罢工、政府行为、法律法规变更等。7.2遭遇不可抗力的一方应在不可抗力发生后[填写天数]日内书面通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。因不可抗力造成的损失，双方各自承担。第八条法律适用与争议解决8.1本合同的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。8.2因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向[填写仲裁委员会名称，如：中国国际经济贸易仲裁委员会]申请仲裁，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁地点在[填写地点]。/或任何一方均有权向[填写法院名称，如：甲方所在地有管辖权的人民法院]提起诉讼。第九条保密条款9.1甲乙双方应对在本合同履行过程中知悉的对方的商业秘密、技术信息、财务信息以及本合同内容、活动细节、参与方信息等一切未公开信息（以下简称“保密信息”）承担保密义务。9.2未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露、转让或许可使用保密信息，但法律法规另有规定或为履行本合同所必需的除外。员工、代理人、顾问等知悉保密信息的自然人，亦应遵守本保密义务。9.3本保密义务不因本合同的终止而失效，持续有效期限为自保密信息知悉之日起[填写年限，如：三年/五年]，或自本合同终止之日起[填写年限]年。9.4任何一方违反本保密义务，应赔偿因此给对方造成的全部损失。第十条通知与送达10.1双方在本合同首部列明的地址、电话、邮箱为有效联系方式。任何书面通知或文件按此地址邮寄（以挂号信或快递发出后[填写天数]日视为送达）、或发送电子邮件（以发送成功时视为送达）即视为有效送达。10.2任何一方变更联系方式，应提前[填写天数]日书面通知对方，否则按原联系方式送达即视为有效。第十一条完整协议11.1本合同及其附件构成双方就本合同标的达成的完整协议，取代此前所有口头或书面的约定、承诺或谅解。11.2对本合同的任何修改或补充，均需以书面形式作出，并经双方授权代表签字盖章后生效。第十二条可分割性12.1本合同任何条款的无效或不可执行，不影响其他条款的效力。若部分条款被认定无效，不影响其他条款的继续有效。第十三条通知条款13.1双方确认，本合同项下的所有保密义