采购供应商管理工具表评级与审核流程

采购供应商管理工具表评级与审核流程一、适用场景说明本工具及流程适用于企业对现有合作供应商的定期绩效评估、新供应商准入资质审核、重大合作项目前的供应商能力验证等场景。通过系统化的评级与审核，可客观衡量供应商的综合表现，识别合作风险，优化供应商结构，保障采购物资/服务的质量、交付及时性与成本合理性，同时为供应商分级管理（如战略供应商、优先供应商、观察供应商等）提供数据支撑。具体场景包括：年度/半年度供应商绩效评级；新供应商首次合作前的资质与能力审核；长期合作供应商的履约风险排查；战略项目供应商的专项评估。二、操作流程详解步骤1：明确审核目标与标准步骤说明：根据采购需求（如品类特性、合作阶段）确定审核重点，制定清晰的评级标准与维度。执行要点：目标设定：明确本次审核是全面评级（涵盖质量、交付、服务等）还是专项审核（如仅审核质量体系）。标准制定：结合行业规范与企业要求，确定评级维度（如资质文件、质量表现、交付能力、服务响应、价格水平、合作配合度等）、各维度权重（如质量占30%、交付占25%等）及评分细则（如质量合格率≥99%得10分，95%-98%得8分，低于95%不得分）。文档输出：形成《供应商评级标准细则》，经采购部门、质量部门、使用部门联合审批后发布。责任主体：采购经理牵头，质量部、需求部门参与。步骤2：组建审核小组步骤说明：跨部门组建审核小组，保证评估的客观性与专业性。执行要点：小组构成：至少包含采购代表（主导流程）、质量工程师（评估质量体系）、技术专员（评估技术能力）、仓储/物流专员（评估交付能力）、财务代表（评估价格与结算配合）。职责分工：明确各成员的审核职责（如质量工程师负责审核供应商的ISO9001认证及近期质量报告）。培训宣贯：组织小组成员学习《供应商评级标准细则》，统一评分尺度。责任主体：采购总监。步骤3：通知供应商并收集资料步骤说明：提前向被审核供应商发出通知，要求提交相关证明材料。执行要点：通知内容：明确审核目的、时间节点、需提交的资料清单（如营业执照、资质证书、近6个月供货质量报告、交付准时率统计表、客户满意度反馈表等）。资料提交：供应商需在规定时间内提交加盖公章的纸质版或电子版资料，保证真实、完整。资料初审：审核小组对提交资料的完整性、有效性进行初步检查，缺失资料需供应商在3个工作日内补充。责任主体：采购专员负责通知与资料收集，审核小组共同初审。步骤4：实施现场/非现场审核步骤说明：根据供应商类型与审核深度，选择现场审核（如生产型企业）或非现场审核（如贸易型供应商）。执行要点：现场审核：审核小组赴供应商现场，对其生产环境、设备状况、工艺流程、仓储管理、质量管控体系（如首检、巡检记录）等进行实地核查。与供应商负责人、生产、质量、销售等部门人员访谈，知晓其生产能力、应急响应机制、合作意愿等。填写《现场审核记录表》，记录审核发觉的优势与问题点（如“生产设备老化，影响交付稳定性”）。非现场审核：通过视频会议、资料复核等方式，重点审核供应商的资质文件、过往合作数据（如交付准时率、不良品率）及第三方认证报告。对供应商提供的客户案例、市场口碑等进行交叉验证。责任主体：审核小组组长统筹，各成员按分工执行。步骤5：评级打分与汇总步骤说明：根据审核结果，对照《供应商评级标准细则》进行量化打分，计算综合得分。执行要点：维度评分：各审核成员根据职责分工，对对应维度独立打分（如质量工程师对“质量表现”维度打分），填写《供应商评级表》。加权计算：汇总各维度得分，按权重计算综合得分（示例：质量30分+交付25分+服务20分+价格15分+配合10分=总分100分）。等级划分：明确评级等级与对应分数区间（如：90-100分为A级“优秀”，80-89分为B级“良好”，70-79分为C级“合格”，低于70分为D级“不合格”）。责任主体：采购专员汇总数据，审核小组组长复核。步骤6：审核结果反馈与整改步骤说明：将评级结果及改进建议反馈给供应商，要求对问题点进行整改。执行要点：结果反馈：向供应商出具《供应商审核结果通知书》，明确综合得分、评级等级、各维度表现及具体问题点（如“交付准时率85%，低于目标90%，需分析原因并制定改进计划”）。整改要求：对于C级及以下供应商，要求在15个工作日内提交《整改计划书》，明确整改措施、责任人及完成时限。沟通确认：与供应商就结果进行沟通，保证其认可问题点并承诺整改，避免争议。责任主体：采购经理负责沟通，质量部协助制定整改标准。步骤7：分级管理与后续跟踪步骤说明：根据评级结果对供应商实施分级管理，并跟踪整改效果。执行要点：分级管理措施：A级（优秀）：列为战略供应商，增加订单份额，优先参与新项目合作，提供付款账期优惠。B级（良好）：维持现有合作，定期跟踪绩效，鼓励其向A级提升。C级（合格）：下达整改通知，跟踪整改效果；连续2次C级或整改后仍不达标，降为观察供应商。D级（不合格）：暂停合作，启动供应商退出流程。跟踪机制：对整改中的供应商，每月跟踪整改进度；整改完成后，由审核小组进行复评，确认是否达到升级标准。责任主体：采购部门执行分级管理，质量部、需求部门配合跟踪整改。步骤8：记录存档与流程优化步骤说明：将审核过程中的所有文档整理归档，定期回顾流程并提出优化建议。执行要点：存档资料：包括《供应商评级标准细则》《审核资料清单》《现场审核记录表》《供应商评级表》《整改计划书》《审核结果通知书》等，保存期限不少于3年。流程优化：每半年组织一次审核流程复盘，分析常见问题（如评分标准不统一、资料收集不全等），修订《供应商评级标准细则》或操作指引。责任主体：采购专员负责存档，采购经理组织流程优化。三、配套工具表格表1：供应商评级表供应商名称合作品类审核日期审核周期（如2024年度）供应商联系人联系方式所属行业合作年限评级维度权重（%）评分标准得分资质文件10资质齐全且在有效期内（10分）；部分缺失（5分）；关键资质缺失（0分）质量表现30质量合格率≥99%（10分）；95%-98%（8分）；90%-94%（5分）；＜90%（0分）交付能力25准时交付率≥95%（10分）；90%-94%（8分）；85%-89%（5分）；＜85%（0分）服务响应20投诉处理及时率100%（10分）；90%-99%（8分）；80%-89%（5分）；＜80%（0分）价格水平10低于市场均价5%（10分）；与均价持平（8分）；高于均价1%-5%（5分）；高于5%以上（0分）综合得分100评级等级：□A级（90-100分）□B级（80-89分）□C级（70-79分）□D级（＜70分）——审核小组意见（填写主要优势与待改进点，如“质量稳定，但交付周期波动大，需优化排产计划”）采购经理审批□同意□需复审□其他意见：签名：_________日期：_______表2：供应商审核流程记录表审核阶段时间节点执行内容责任人完成情况（□是/□否）问题描述及备注前期准备2024-03-01制定《供应商评级标准细则》*经理□是审批通过资料收集2024-03-05通知供应商提交资料*专员□是3月8日收到全部资料现场审核2024-03-10赴供应商工厂核查生产与质量*工程师□是发觉仓储记录不完整，需补充结果反馈2024-03-15发出《审核结果通知书》*经理□是供应商确认收到并承诺整改整改跟踪2024-03-30收到《整改计划书》并初审*专员□是整改时限为4月15日四、关键实施要点标准统一性：评级标准需公开透明，避免对不同供应商采用双重尺度，保证评估结果客观公正。动态调整：根据市场环境、企业战略变化定期更新评级维度与权重（如原材料短缺时可增加“供应稳定性”维度）。供应商参与：鼓励供应商参与标准制定与结果反馈，建立长期合作信任关系，避免单向考核引发抵触。风险导向：对涉及安全、合规的关键品类供应商（如食品、医疗