行政文件存档归档管理制度范本

通用行政文件存档归档管理制度范本一、总则（一）目的为规范本单位行政文件的形成、收集、整理、归档与管理工作，保证文件完整、安全、有效利用，提高行政工作效率，维护单位历史真实记录，依据国家及行业档案管理相关规定，结合本单位实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门（含直属机构、分支机构）在行政工作中形成的各类纸质文件、电子文件及声像材料的归档管理。（三）基本原则行政文件存档归档遵循“规范整理、及时归档、集中管理、安全保密、便于利用”的原则，保证文件管理的系统性、连续性和有效性。二、管理机构与职责（一）档案管理部门本单位档案管理部门（如综合管理部/办公室）是行政文件存档归档的统筹协调部门，履行以下职责：制定和完善行政文件存档归档管理制度及操作规范；指导、监督各部门开展文件归档工作；负责接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用各部门移交的行政档案；组织开展档案管理业务培训，提升相关人员专业能力。（二）各部门职责各部门是行政文件归档的责任主体，履行以下职责：指定专人（兼职档案管理员*）负责本部门文件的形成、收集、初步整理和移交工作；严格按照归档范围和保管期限要求，保证应归档文件材料齐全、完整、规范；在规定时间内向档案管理部门移交归档文件，并办理交接手续。（三）人员要求兼职档案管理员*应具备基本的档案管理知识，熟悉本部门业务流程，保持岗位相对稳定，确需调整时须提前15个工作日向档案管理部门报备，并做好工作交接。三、文件分类与编号规则（一）文件分类行政文件按其内容、性质和来源分为以下类别（各部门可根据实际业务增设子类）：综合管理类：包括单位发展规划、年度工作计划与总结、规章制度、请示报告、会议纪要、通知通报等；人事管理类：包括人员招聘、任免、培训、考核、薪酬、劳动合同、人事档案材料等；财务管理类：包括预算决算、财务制度、审计报告、资产凭证等（涉密财务文件按保密规定管理）；后勤保障类：包括固定资产管理、采购合同、基建工程、安全保卫、后勤服务等文件；业务管理类：包括各部门业务开展的合同、方案、总结、客户资料等（根据业务类型细分）。（二）编号规则归档文件采用“部门代码-年度-类别代码-流水号”的编号方法，具体规则部门代码：用2位大写字母表示（如综合管理部为“ZG”，人力资源部为“RL”），由档案管理部门统一编制；年度：文件形成年度，用4位阿拉伯数字表示（如2024年）；类别代码：用2位大写字母表示（如综合管理类为“GL”，人事管理类为“RS”），按本制度“（一）文件分类”执行；流水号：同一类别文件按形成时间顺序编流水号，用3位阿拉伯数字表示（从“001”起编）。示例：综合管理部2024年第15份综合管理类文件编号为“ZG-2024-GL-015”。四、归档范围与保管期限（一）归档范围本单位在行政活动中直接形成的、具有查考利用价值的各种形式文件材料均应归档，主要包括：上级单位来文：与本单位工作相关的政策文件、通知、批复等；本单位发文：包括正式文件、会议文件、调研报告、工作总结等；会议材料：各类会议的通知、议程、签到表、发言稿、纪要等；合同协议：各类业务合同、合作协议、意向书等；名册报表：员工名册、统计报表、财务报表、资产清单等；声像材料：反映单位重要活动的照片、录音、录像等（需标注时间、地点、事件、人物）；电子文件：具有保存价值的电子文档、邮件、数据库等（需符合电子文件归档规范）。（二）保管期限根据文件的价值和利用频率，保管期限分为永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三类，具体划分标准永久：反映单位主要职能活动和历史面貌的文件，如发展规划、年度总结、重要请示批复、人事任免决定、资产权证文件等；长期：在相当长时期内具有查考利用价值的文件，如规章制度、会议纪要、业务合同、财务报表等；短期：在短期内具有参考价值的文件，如一般性通知、临时性工作方案、内部通讯等。五、文件归档操作流程（一）文件形成与部门整理文件形成：各部门在处理行政事务时，应使用规范纸张（A4标准）打印或书写，字迹清晰、签署完备（需有负责人签字及部门盖章），电子文件应采用通用格式（如PDF、DOC、XLS等）并存储在指定设备。部门收集：兼职档案管理员*每月末对本部门形成的文件进行收集，检查文件是否齐全（如正件与附件、印件与定稿是否齐全）、手续是否完备（签字、盖章是否规范），对缺失或不规范的文件及时补充完善。初步整理：对收集完整的文件，按“件”进行整理（每份文件为1件，重要文件可组合为1件），去除金属夹、订书钉等易锈蚀物品，在文件右上角编写临时流水号，填写《文件归档准备清单》（详见附件1）。（二）部门移交移交时间：各部门应于次年1月31日前完成上一年度文件的整理并移交档案管理部门，跨年度形成的文件（如年度总结、决算报告等）应在文件办理完毕后1个月内移交。移交准备：填写《档案交接清单》（详见附件2），一式两份，列明移交文件的编号、标题、形成日期、页数、密级等信息，经部门负责人审核签字后，与档案管理部门办理交接。交接验收：档案管理部门接收文件时，对照《档案交接清单》逐项核对文件数量、完整性、规范性，对符合要求的文件签收并留存一份《档案交接清单》，退回部门一份；对不符合要求的，当场告知部门整改，整改后重新移交。（三）档案部门整理编目分类排列：档案管理部门对接收的文件按“年度-类别”进行分类，同一类别文件按形成时间顺序排列。编号编目：按照本制度“三、文件分类与编号规则”对文件正式编号，编制《行政文件归档目录表》（详见附件3），包含序号、文件编号、文件标题、形成日期、页数、密级、保管期限、存放位置等信息，电子目录同步录入档案管理系统。装盒入库：文件采用无酸档案盒装盒，每盒内放置《档案盒内文件目录》，在档案盒脊标注“部门代码-年度-类别-流水号范围”，按类别顺序存入档案柜，做到排列有序、标识清晰。（四）电子文件归档归档要求：电子文件应在形成后及时归档，存储介质（如硬盘、U盘、光盘等）需标注文件编号、名称、年度、责任人等信息，同时进行双备份（一份本地存储、一份异地备份）。格式规范：电子文件优先采用PDF/A、PDF、DOC、XLS等开放格式，图像类文件分辨率不低于300DPI，音频采样率不低于44.1kHz，视频码率不低于8Mbps。系统管理：电子文件通过档案管理系统进行归档、检索和利用，系统应具备权限管理、操作日志、病毒防护等功能，保证电子文件的真实性、完整性和安全性。六、档案保管与利用（一）保管要求库房管理：档案库房应符合“十防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁、防有害生物），配备温湿度调控设备（温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%），定期检查并记录温湿度变化。安全防护：档案库房应配备消防器材（如灭火器、自动报警系统）、监控系统，严禁烟火和易燃易爆物品进入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。定期检查：档案管理部门每半年对库存档案进行一次清点检查，对破损、变质档案及时修复或复制，保证档案安全。（二）利用规定查阅权限：本单位员工因工作需要查阅档案，须经本部门负责人同意；查阅涉密档案须经单位分管领导批准；外单位查阅档案须持单位介绍信，经档案管理部门负责人批准。查阅流程：查阅人填写《档案查阅登记表》（详见附件4），说明查阅目的、内容、范围，档案管理人员核对身份和权限后提供档案，查阅人不得涂改、勾画、抽取、撤换档案，确需摘抄或复制的，须经档案管理部门同意并加盖证明章。保密要求：查阅涉密档案必须在档案管理部门指定的阅览室进行，严禁带出库房，查阅人须严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织档案管理部门会同相关业务部门组成档案鉴定小组，每3年对到期档案进行一次鉴定，确认档案的保管价值。（二）销毁程序鉴定审核：对保管期限已满、确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁审批表》（详见附件5），经档案管理部门负责人、单位分管领导审批后，方可销毁。监销销毁：销毁档案时，由档案管理部门和业务部门共同派员监销，监销人员须在《档案销毁审批表》上签字确认，保证档案彻底销毁（纸质档案采用粉碎或焚烧方式，电子文件进行数据擦除或物理销毁），严禁私自留存或出售。登记备案：档案销毁后，将《档案销毁审批表》及销毁清册存档备查，电子档案销毁记录需永久保存。八、责任追究对在文件归档工作中认真负责、成绩显著的部门或个人，单位予以表扬或奖励。对未按规定及时归档、归档文件不齐全规范或擅自销毁档案的，视情节轻重对相关部门负责人及直接责任人进行批评教育、通报批评；造成档案损毁、丢失或泄密的，依法追究相关责任。九、附则本制度由本单位档案管理部门负责解释，自发布之日起施行。各部门可根据本制度结合实际制定具体实施细则，并报档案管理部门备案。本制度如遇国家或行业政策调整，按新规定执行。附件列表附件1：《文件归档准备清单》附件2：《档案交接清单》附件3：《行政文件归档目录表》附件4：《档案查阅登记表》附件5：《档案销毁审批表》附件1：文件归档准备清单序号文件标题形成日期临时流水号页数备注（如附件数、是否正本）12………………部门负责人（签字）：兼职档案管理员（签字）：日期：年月日附件2：档案交接清单序号文件编号文件标题形成日期页数密级保管期限份数备注12………移交部门（盖章）：接收部门（盖章）：部门负责人（签字）：档案管