某跑步俱乐部档案查阅管理制度

某跑步俱乐部档案查阅管理制度第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）档案查阅管理工作，保障档案信息安全与合理利用，维护会员及俱乐部合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《个人信息保护法》等相关法律法规，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。第二条本制度适用于俱乐部内部所有纸质及电子档案的查阅、复制、摘录等利用行为，涵盖会员档案、活动档案、赛事档案、财务档案、行政档案及其他专项档案。第三条本制度所称“档案”，指俱乐部在日常运营、活动组织、赛事承办、会员服务等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，具体包括但不限于：（一）会员档案：会员登记表、健康信息表、入会协议、参赛记录、积分明细等；（二）活动档案：活动方案、参与人员名单、现场照片/视频、总结报告、安全预案及执行记录等；（三）赛事档案：赛事申报材料、合作协议、裁判名单、成绩册、奖牌证书存根、媒体报道资料等；（四）财务档案：收支凭证、审计报告、会费缴纳记录、赞助协议及相关票据等；（五）行政档案：规章制度、会议纪要、人事档案、设备资产登记、外部来函等；（六）其他专项档案：荣誉证书、公益活动记录、战略合作文件等。第四条档案查阅管理遵循“严格审批、分类授权、安全保密、高效服务”原则，在保障档案安全的前提下，为会员服务、活动组织、赛事复盘及俱乐部发展提供有效支撑。第二章管理职责第五条俱乐部行政部为档案管理责任部门，负责统筹档案查阅制度制定、流程监督及档案管理员业务指导；设专职或兼职档案管理员（以下简称“管理员”）1-2名，具体承担档案接收、整理、保管及查阅服务工作。第六条管理员主要职责：（一）严格执行档案查阅审批流程，核对查阅人身份及权限；（二）登记查阅记录，记录查阅时间、档案名称、用途及查阅方式（查阅/复制/摘录）；（三）监督查阅过程，确保档案原件不被带离指定区域，电子档案不被非法拷贝；（四）定期检查档案保管环境（纸质档案需防潮、防虫、防火；电子档案需定期备份），发现安全隐患及时上报；（五）对查阅过程中涉及的会员个人信息、商业秘密等敏感内容履行保密义务；（六）完成行政部交办的其他档案管理相关工作。第七条俱乐部管理层（会长、副会长）负责审批涉及敏感信息（如会员健康隐私、财务数据、未公开赛事规划等）的档案查阅申请；行政部负责人负责审批常规档案（如活动总结、公开赛事成绩）的查阅申请。第三章查阅权限第八条查阅权限根据查阅主体身份及档案敏感程度分级设定，具体如下：第一节会员查阅权限第九条俱乐部注册会员可查阅本人名下档案（如入会信息、参赛记录、积分明细等），需提供有效会员证及身份证件；委托他人代为查阅的，需出具授权委托书（注明委托事项、委托期限）及受托人身份证件。第十条会员查阅他人档案（含非会员参与活动记录）需符合以下条件之一：（一）经被查阅人书面授权；（二）因俱乐部公共事务需要（如活动合影整理、赛事成绩复核），并经行政部负责人审批。第二节工作人员查阅权限第十一条俱乐部在职工作人员（含专职、兼职）因工作需要查阅档案，需符合“工作必需”原则，即查阅内容与岗位职责直接相关。第十二条普通工作人员可查阅非敏感档案（如活动参与名单、公开赛事报道）；涉及会员健康信息、财务明细、未公开战略合作协议等敏感档案的查阅，需经管理层审批。第十三条离职工作人员不得因个人原因查阅在职期间接触的档案；因俱乐部事务需配合核查的，需经管理层批准并由在职工作人员陪同。第三节外部单位查阅权限第十四条外部单位（含合作企业、政府部门、媒体机构等）因合作或公共事务需要查阅俱乐部档案，需提供以下材料：（一）加盖单位公章的查阅公函，注明查阅目的、档案名称及使用范围；（二）查阅人有效身份证件及单位介绍信；（三）涉及会员信息的，需提供被查阅会员书面授权或法律依据（如司法调查令）。第十五条外部单位查阅申请由行政部初审，初审通过后提交管理层审批；审批通过后需由管理员全程陪同查阅，禁止单独接触档案原件或电子系统。第四章查阅流程第一节申请与审批第十六条查阅人需填写《档案查阅申请表》（附件1），注明查阅人身份（会员/工作人员/外部单位）、档案名称（或编号）、查阅用途、使用方式（查阅/复制/摘录）及预计使用期限（纸质档案单次查阅不超过2个工作日，电子档案不超过1个工作日）。第十七条审批流程：（一）会员查阅本人非敏感档案：管理员核对身份后直接登记，无需额外审批；（二）会员查阅他人档案或本人敏感档案（如健康信息）：提交行政部负责人审批；（三）工作人员查阅非敏感档案：部门负责人签字确认后提交管理员；（四）工作人员查阅敏感档案或外部单位查阅档案：经行政部初审后提交管理层审批。第二节登记与实施第十八条查阅申请获批后，查阅人需在《档案查阅登记册》（附件2）中签字确认，登记内容包括：查阅人姓名/单位、身份证号/统一社会信用代码、联系电话、查阅时间、档案名称（编号）、用途及归还时间。第十九条纸质档案查阅需在俱乐部指定档案室内进行，禁止携带手机、相机等拍摄设备（经审批的复制需求除外）；电子档案查阅需通过俱乐部内部管理系统，管理员需开启操作日志记录功能，全程留痕。第二十条复制或摘录档案需经审批，复制件需加盖“档案复制专用章”并标注“仅限××用途使用”；摘录内容需由管理员核对后签字确认，禁止断章取义或篡改原文。第三节归还与归档第二十一条查阅结束后，查阅人需当场归还档案，管理员核对档案完整性（纸质档案需检查页码、印章；电子档案需确认未被修改或删除）；确认无误后在《档案查阅登记册》中标注“已归还”。第二十二条对复制或摘录的档案，查阅人需承诺仅用于申请用途，不得向第三方传播；因违规使用造成的法律责任由查阅人自行承担。第五章保密与安全第二十三条档案管理员及所有参与查阅的工作人员需签订《档案保密承诺书》（附件3），承诺不泄露档案中涉及的会员个人信息（姓名、身份证号、联系方式、健康状况等）、俱乐部商业秘密（财务数据、合作协议、赛事规划等）及其他敏感信息。第二十四条纸质档案存放于专用档案柜（需配备锁具、灭火器、除湿机），钥匙由管理员专人保管；电子档案存储于俱乐部加密服务器，设置多级访问权限（管理员-部门负责人-管理层），定期进行数据备份（本地备份+云端备份），备份介质由行政部统一保管。第二十五条禁止以下行为：（一）未经审批擅自查阅、复制、摘录档案；（二）泄露、篡改、损毁档案内容；（三）将档案带离指定查阅区域或用于非申请用途；（四）利用档案信息进行营利性活动或侵害他人权益。第二十六条违反本制度的，视情节轻重采取以下处理措施：（一）会员：警告、暂停档案查阅权限1-3个月、取消会员资格（造成严重后果的）；（二）工作人员：通报批评、扣除绩效奖金、调岗或解除劳动合同（造成经济损失的，需承担赔偿责任）；（三）外部单位：终止合作、列入黑名单，情