合同审查与管理流程模板规范版本

合同审查与管理流程模板规范版本一、适用范围与场景日常业务合同：如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等；专项合作合同：如技术开发合同、合作协议、保密协议等；劳动合同：及与员工相关的补充协议；对外投融资合同：如投资协议、融资租赁合同等。二、标准化操作流程（一）需求提出与合同起草需求发起业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》（模板见后文），明确合作方基本信息、合作标的、核心条款（如金额、期限、履行方式）及特殊要求。涉及预算的合同，需同步提交财务部门预算审批。合同起草业务部门根据需求，优先使用公司标准合同模板（如无模板，可参考行业范本或由法务部门提供框架）。起草内容需包含：合同双方全称及统一社会信用代码、合同标的、数量/质量标准、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等核心条款。合作方为自然人的，需载明证件号码号、住址及联系方式；合作方为企业法人的，需核实其营业执照及最新年检情况。（二）多级审核与风险把控部门初审业务负责人*对合同内容的真实性、准确性、完整性负责，重点审核：合作需求是否匹配、核心条款是否符合业务逻辑、履约能力是否评估到位。财务部门*审核：价款计算是否准确、支付方式是否符合财务制度、税务处理是否合规、发票开具约定是否明确。如涉及技术、产品等专业内容，需技术部门或产品部门对技术参数、交付标准进行审核。法务复审法务部门*（或外部法律顾问）对合同的合法性、合规性及法律风险进行审查，重点关注：合同主体是否具备相应资质（如特许经营、行业许可）；条款是否违反法律法规（如《民法典》《反不正当竞争法》等）；权利义务是否对等，违约责任是否明确且可执行；争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否约定清晰；知识产权、保密、不可抗力等特殊条款是否完备。法务部门需出具《合同审查意见表》（模板见后文），明确“通过”“修改后通过”“不通过”及具体修改意见，业务部门需根据意见完成修订并反馈。最终审批根据合同金额及重要性，分级审批：金额≤10万元：业务负责人、法务专员审批即可；10万元＜金额≤50万元：需增加财务经理、分管副总审批；金额＞50万元：需提交总经理*或董事会审批，重大合同（如对外投资、并购）需召开专项会议审议。审批通过后，进入签署环节；未通过则退回业务部门重新修订。（三）审批签署与用印管理签署准备业务部门核对审批流程是否完整，合同文本与最终审批版本是否一致，保证无修改痕迹（如需修改，需重新履行审核程序）。准备合作方主体资格证明（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明（如为授权签署，需提供授权委托书及授权人证件号码件）。合同签署双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章或企业公章（公章需与合同主体名称一致，多页合同需加盖骑缝章）。签署日期需明确，优先填写实际签署日；如为合同生效需满足特定条件（如审批、备案），需在合同中注明生效条件及时间。用印登记合同签署后，行政或法务部门需在《用印登记表》中记录合同编号、名称、签署方、用印份数、用印人、日期等信息，保证用印可追溯。（四）履行监控与变更跟踪履行监控业务部门为合同履行的第一责任主体，需建立《合同履行跟踪表》（模板见后文），定期记录履行进度（如交付节点、付款进度），对逾期、违约等情况及时预警并上报。财务部门监控款项支付情况，保证符合合同约定的支付条件（如验收合格、发票开具等）。合同变更履行过程中如需变更（如标的、金额、期限等），需由双方协商一致并签订《补充协议》或《变更申请表》，履行与原合同相同的审核审批流程。变更后，业务部门及时更新《合同履行跟踪表》，同步调整履行计划。争议处理合同履行发生争议时，业务部门需第一时间收集证据（如沟通记录、验收单、付款凭证），并上报法务部门及分管领导。法务部门根据争议性质（协商、调解、仲裁、诉讼）制定解决方案，经审批后执行，争议处理过程需全程书面记录。（五）归档管理与留存规范归档范围合同正本、补充协议、审批文件、审查意见表、签署授权书、履行过程中的重要函件（如催款函、验收单）、争议处理材料等均需归档。归档流程合同履行完毕或终止后10个工作日内，业务部门将合同材料整理成册，提交档案管理部门（或法务部门）归档。归档材料需分类编号（如“采购-2024-001”），填写《合同归档清单》，注明归档日期、经办人、档案保管期限。保管期限一般合同：保管期限不少于合同履行终止后5年；重大合同（如并购、投融资）：保管期限不少于15年；劳动合同：保管期限不少于员工离职后2年。电子档案需定期备份，保证存储安全，防止丢失或损坏。三、核心模板示例（一）合同需求申请表项目内容合同名称示例：公司采购办公设备合同需求部门示例：行政部合作方信息名称：科技有限公司；统一社会信用代码：；联系人：*合同标的示例：联想ThinkPad笔记本20台、HP打印机5台核心条款摘要金额：15万元；履行期限：合同签订后15日内交付；付款方式：验收合格后30日内付清特殊要求需提供3年质保，设备需符合国家3C认证附件材料供应商报价单、设备参数清单申请人*（行政部负责人）申请日期2024年X月X日（二）合同审查意见表审查环节审查人审查意见修改结果（通过/修改/不通过）部门初审*（业务负责人）合作需求与公司年度采购计划一致，但未明确违约延迟交付的违约责任修改财务审核*（财务经理）价款包含税费，但未约定发票类型（增值税专用发票）修改法务复审*（法务专员）合同争议解决约定“由甲方所在地法院管辖”，建议明确为“合同签订地人民法院”修改最终审批*（分管副总）修改后通过，重点监控履约进度通过（三）合同履行跟踪表合同编号履行阶段履行情况描述存在问题跟进人时间节点CG2024-015设备交付已交付15台，剩余5台供应商延迟供应商产能不足*（行政专员）2024-5-20验款申请验收单已签署，提交财务付款无*（财务专员）2024-5-25（四）合同变更申请表原合同编号变更事项原条款内容拟修改内容双方协商情况审批意见CG2024-015交付期限2024年5月15日前交付延长至2024年5月30日供应商同意延迟交付修改后通过违约责任调整延迟交付每日按合同额0.1%支付违约金延长至每日0.2%双方已书面确认通过四、关键风险控制与注意事项（一）主体资格审查合作方为企业法人时，需通过“国家企业信用信息公示系统”核实其是否存续、有无经营异常或严重违法记录；合作方为自然人时，需核对证件号码原件，保证身份真实有效；涉及特殊行业（如食品、医药），需核查其行业许可证件是否在有效期内。（二）条款合规性审查避免使用“霸王条款”，如“最终解释权归甲方所有”“争议解决仅适用甲方所在地法律”等显失公平的条款；违约责任需量化（如“延迟付款按日万分之五支付违约金”），避免“承担相应责任”等模糊表述；争议解决方式优先约定“合同签订地人民法院诉讼”或“双方共同认可的仲裁委员会仲裁”，避免约定不明导致管辖争议。（三）流程时效管理合同审查环节需在收到完整材料后3个工作日内完成（重大合同可延长至5个工作日）；合同签署后需在10个工作日内完成归档，避免材料遗失；履行跟踪需按月更新，重大节点（如交付、付款）需24小时内上报。（四）保密与档案安全合同内容涉及商业秘密（如技术参数、客户信息）的，需在合同中明保证密条款及违约责任；档案查阅需履行审批手续，严禁外泄合同内容及敏感信息；电子档案